En enklere hverdag i gavebransjen

Respond er en viktig og sterk aktør i Rogaland innenfor firmagaver og reklameartikler. Med en rekke ulike leverandører ble det mange bilag å holde styr på og økonomiansvarlig, Geir Olsen, så derfor behovet for et system for elektronisk dokumenthåndtering. Han hadde gode erfaringer med dette fra en tidligere arbeidsgiver i hotellnæringen og visste hvilke gevinster som kunne oppnås.

”Vi hadde gjort et forsøk på og scanne bilag direkte inn til vårt ordresystem tidligere, men det hadde mislyktes. Vi var derfor på jakt etter et system som lett kunne tas i bruk og integreres med økonomisystemet vårt Visma Global”, forteller Geir.  ”Da vår revisor anbefalte Visma Dokumentsenter falt det naturlig å uforske det alternativet.”

Visma Dokumentsenter er utviklet for å forenkle arbeidsprosessene gjennom å redusere manuelle oppgaver. Fakturaer som blir mottatt scannes rett inn i det elektroniske arkivet, bilagsinformasjon blir påført automatisk før det sendes videre til ønskede attestanter for godkjenning.

”Jeg var lei manuell punching og synes vi hadde en unødvendig lang og omstendelig prosess fra fakturamottak til godkjenning og arkivering” forteller han.  Etter at Respond tok kontakt med Proplan, som allerede leverte økonomisystemet deres, fikk de er demonstrasjon av programmet.  ”Det var enkelt å se at programmet dekket våre behov.” fortsetter Geir.  

I tillegg til effektivisering av de manuelle rutinene sørger systemet for god oversikt når det gjelder arkivering av bilagene. Alle originaler registreres og lagres elektronisk ett sted. Man unngår dermed dobbeltregistrering og feil, samt plasskrevende fysiske arkiver. "Det er betraktelig enklere å finne frem i det elektroniske arkivet fremfor å å bla i de gamle permene", konstaterer Olsen.

Da beslutningen om anskaffelse først var tatt, var den en enkel prosess å implementere systemet. ”Det har gått veldig ryddig for seg. Den ene dagen kom en Proplan konsulent og installerte alt, den neste dagen fikk jeg opplæring og tilpassing av systemet. I ettertid har jeg kun vært nødt til å kontakte konsulenten for hjelp en gang. Han fant en løsning på utfordringen min og siden har det gått smertefritt!”

Respond har foreløpig ikke kalkulert eksakt hvor mye tid de sparer, men Geir forsikrer oss om at det er betydelig. Ikke minst er det en smidigere måte å arbeide på. ”Jeg kan trygt anbefale Visma Dokumentsenter videre til andre bedrifter som ønsker bedre oversikt og effektivisering av dokumenthåndtering”, avslutter Geir Olsen.