Pan Renhold & Kantine er en ny aktør men drives av personer med lang erfaring fra renholdsbransjen. Da de etablerte Pan Renhold & Kantine i 2009 tok de en grundig gjennomgang av hva de hadde erfart i årene de hadde drevet med renhold og kantinedrift. ”Vi så at styrken vår lå i kunnskap om gulv, renholdsteknisk kunnskap og rekruttering. Svakhetene våre lå i informasjonsbehandling. Avvikene som oppstod kom som følge av mangelfull informasjonsinnhenting, lagring av informasjon og deling av informasjon. Dette ville vi bli bedre på og kontaktet Proplan på et tidlig stadium i planleggingsprosessen.”
Pan Renhold & Kantine er en ny aktør med lang erfaring fra renholdsbransjen. Daglig leder, Henning Andreassen, var en av gründerne bak renholdsfirmaet Bestservice som hadde i overkant av 60 ansatte og betjente kunder som IKEA, YIT og SATS da det ble solgt i 2006.
”I Pan Renhold vet vi at vi ikke kan være best på alt og fokuserer derfor på renhold, gulvpleie og enkle lunsjordninger. Det kan nok være fristende å levere alle støttetjenester kunden forespør, men resultatet blir dessverre ofte litt halvveis.”, forteller Andreassen.
Da de etablerte Pan Renhold & Kantine i 2009 tok de en grundig gjennomgang av hva de hadde erfart i årene de hadde drevet med renhold og kantinedrift.
”Vi så at styrken vår lå i kunnskap om gulv, renholdsteknisk kunnskap og rekruttering. Svakhetene våre lå i informasjonsbehandling. Avvikene som oppstod kom som følge av mangelfull informasjonsinnhenting, lagring av informasjon og deling av informasjon. Dette ville vi bli bedre på og kontaktet Proplan på et tidlig stadium i planleggingsprosessen.”
20/80 fordelingen
Firmaet har blant annet valgt en CRM løsning fra Visma levert av Proplan. Det var spesielt viktig at systemet ikke bare var i bruk på kontoret men fungerte som et støttesystem gjennom hele arbeidsdagen. ”Vi tror på å være mest mulig på veien. Det er der vi finner våre medarbeidere, kunder og prospekter. Vi var derfor avhengig av å lage til en dataløsning som gjør det enkelt å være online samtidig som vi frigjør oss fra pultene. Vårt mål er at vi skal tilbringe 80% av arbeidsdagen vår på veien og 20% på kontoret.” forteller Andreassen.
Skal en CRM programvare ha noen verdi er det viktig at all relevant informasjon om kunden lagres på kundekortet og ikke andre steder. Det forutsetter igjen at loggføringen av informasjonen skjer der informasjonen oppstår: nemlig i møter, på renholdskontroller eller i bilen.
En konsekvent bruk av CRM gjør det enklere dersom nøkkelmedarbeidere skulle bli borte fra jobben. Det er også et viktig prinsipp at kundene er firmaets verdier, ikke den enkelte kundeleder.
Skal en kunne jobbe effektivt i bilen forutsetter det noen praktiske tilpasninger
1. PC bord som enkelt kan fjernes når arbeidsdagen er over og ungene skal hentes i barnehagen
2. Strømforsyning til PC
3. Mobilt internett
4. Printer dersom en har behov for å skrive ut
Pan Renhold & Kantine har valgt mobilt bredbånd fra Network Norway som gir en trådløs sone som en enkelt tar med seg inn til kunden ved å plugge modemet fra strømforsyningen og legge det på innerlommen. De ansatte har dermed alltid Visma CRM tilgjengelig hvor enn de måtte være.
Datadrift hos samarbeidspartner
I tillegg ønsket Pan Renhold å sette bort all datadrift til noen som kan dette bedre enn dem selv. De valgte en av Proplans lokale samarbeidspartnere, Cegal AS, til dette. ”Vi leier programmer, lagring, backup og løpende vedlikehold av dem. Vi bruker derfor ikke tid på servere som er nede, treige eller som må skiftes ut. Vi er også sikret de siste versjonene av Microsoft sine programpakker. Hos Cegal får vi topp stabilitet, raske linjer og en særdeles god service. Samt at samarbeidet mellom Proplan og Cegal også er helt utmerket.”
Opptatt av miljø
Pan Renhold & kantine er en bedrift som er opptatt av miljø og den daglige lederen har gjort seg noen tanker om dette: ”En ting som slår meg når vi jobber med renhold er hvor mye papir som kastes hver dag i norske bedrifter. Dette må koste en liten formue i printere, toner og papir. Jeg kan ikke forstå hvorfor det ikke i større grad tilrettelegges for at de ansatte skal jobbe mobilt med bærbare PCer. Disse blir bare rimeligere og rimeligere. Når vi i tillegg enkelt kan legge opp løsninger hvor alle programmer og data lagres på en sentral server er det heller ikke noen stor risiko forbundet med å miste en bærbar PC. Den er bare ”tom og dum”. ”
I og med at programmene kjøres på serveren og ikke på de lokale maskinene slipper de også alt vedlikeholdet som måtte komme på lokale maskiner som ikke virker. Da er det heller ikke nødvendig å investere de dyreste maskinene med mye minne.
Alle små ting som sparer en for tid, utstyr og materiell er jo i grunnen miljøtiltak. Firmaet har blant annet tatt i bruk Visma dokumentsenter. Alle inngående fakturaer skannes og lagres elektronisk i denne løsningen og legges til godkjenning hos den aktuelle lederen. ”Dette gir oss en god oversikt over inngående fakturaer samt at de enkelt er tilgjengelig i møter vi måtte ha med våre kunder og samarbeidspartnere.” forteller Andreassen.
”Vi vil også i løpet av kort tid kjøre all vår fakturering via e-post. Dette vil spare oss for print, konvolutter og porto og forenkle fakturabehandlingen hos våre kunder.”
Enkel timeregistrering
Andreassen husker tilbake til tiden i BesTservice hvor de hadde i overkant av 70 medarbeidere. Hver av dem leverte gjerne flere timelister. Noen maskinskrevne og noen med nokså utydelig håndskrift. Dette tok lang tid å prosessere med en ikke ubetydelig feilmargin.
I dag benytter de Proplan Time for all timeregistrering. Kort fortalt er dette en web portal hvor da ansatte logger seg på og legger inn timene sine på ulike prosjekter. Timene kan enkelt kopieres til neste uke slik at den ansatte bruker et minimum av tid på føring. Gevinstene med Proplan Time er flere: de bruker minutter på å godkjenne timer mot dager på den gamle måten. De får i tillegg mer presise prosjektregnskap og fanger enklere opp fakturerbart tilleggsarbeid.
Gjør oppgaven en gang
”Vi liker tanken på å gjøre oppgavene en gang og så gi løs på neste oppgave. Dette betyr i praksis for oss at vi gjennomfører befaringer og kvalitetskontroll ved bruk av Iphone og tablet PC. Da slipper vi å reise tilbake til kontoret for å legge inn informasjonen i datasystemet. Det gjør også at vi mye enklere kan dele informasjonen med medarbeidere og kunder.” forklarer Andreassen.
Denne effektiviteten kommer også til syne i forhold til hvordan de har valgt å løse oppgaven med innkjøp av en rekke produkter og tjenester fra underleverandører. De har innført en rutine hvor alle bestillinger gjøres direkte i Visma Global, som er økonomisystemet levert av Proplan. ”Det gir oss kontroll på inngående fakturaer som enkelt krysses av mot innkjøpsordrer.”
God avvikskontroll
Avvik vil kunne oppstå fra tid til annen når en jobber med mennesker. ”Vi er opptatt av å lære av våre avvik og sikre at de ikke gjentar seg. Gjentatte avvik er et tegn på sviktende kvalitetssystemer og det vil vi ikke ha noe av.” De loggfører derfor alle avvik, renholdskontroller og supporthenvendelser fra kundene i et eget support system som er integrert i Visma CRM.
”Vi er meget godt fornøyd med Proplan som samarbeidspartner. Proplan oppleves som proaktive, service innstilte og har våre beste anbefalinger.”, avslutter den daglige lederen med.
Skriv ut artikkelen