EDI – En nødvendighet

Vi tar en prat med Roger Valand, IT ansvarlig i Intertek West Lab, om hverdagen før og etter de begynte med elektronisk faktura. ”ConocoPhillips er en av våre største kunder og vi laget ca. 10 fakturaer til dem om dagen.” forteller Valand. ”Da ConocoPhillips bestemte seg for at de ville motta alle fakturaer elektronisk fikk vi to valg: Å logge oss in på deres web løsning og manuelt registrere alle fakturaene i deres system eller finne en kompatibel EDI løsning. Å gå for den manuelle løsningen var aldri aktuelt – det ville rett og slett vært for ressurskrevende å registrere 10 fakturaer per dag. ”

ConocoPhillips hadde en egen prosjektgruppe til å bistå leverandørene i prosessen. De var involvert da Intertek West Lab begynte å titte nærmere på EDI løsningene fra Visma. En konsulent fra Visma ble koblet inn og sammen fant de ut hvilket EDI alternativ som var mest hensiktsmessig for dem. ”De hadde ukentlige statusmøter underveis i prosessen og det var greit at de fikk direkte kontakt med hverandre da de ”snakker samme språk”, forteller Valand.

Prosjektet ble påbegynt i april og i juni var alt på plass slik at de ansatte i Intertek West Lab kunne gå i gang med den nye løsningen rett etter sommerferien. ”Det gikk smertefritt å introdusere de nye rutinene blant de ansatte. Det var kun en tilvenningsperiode på noen få dager.”  De første par ukene ble overføringene overvåket og daglig status sjekket for å sikre kvaliteten og justere på mindre problemer slik at løsningen oppfylte kravene til ConocoPhillips. ”Vi regner med at andre kunder vil komme med liknende krav og da er det bra å ha litt erfaring med dette allerede.”

”Vi har ganske omfattende fakturaer med mange ordelinjer. Vi sparer dermed mye tid og unngår feilkilder ved hjelp av EDI fremfor den manuelle registreringen. Dette var den beste løsningen for oss.” avslutter Valand med.