Til hovedmeny Til innhold

Oslo Byggentreprenør AS

Proplan time har gitt bedre oversikt og effektivitet.

25-års jubilanten Oslo Byggentreprenør utfører alt innen byggentrepriser for private, kommunale og statlige kunder. Firmaet ble etablert i 1989, og har lang erfaring innenfor nybygg, vedlikehold og rehabilitering. Med mange kunder og oppdrag er hverdagen travel både for håndverkerne og administrasjonen. Med innføringen av både Proplan Time og Visma Global opplevde de et løft hva angår oversikt og effektivitet.

Oslo Byggentreprenør hadde brukt timelister på papir i flere tiår og opplevde denne rutinen som tungvint og tidkrevende og spesielt da i takt med et økende antall ansatte. De så behovet for elektronisk timeføring, gjerne et system som etter hvert kunne integreres med økonomisystemet. Administrasjonsleder, Merete Syrdal Steen, og Lønn/faktura ansvarlig, Hilde Salicath Aasen, var de som ledet prosjektet med å finne et passende system.

 

"Det at Proplan kunne tilby en totalpakke ble avgjørende for valget."


Totalpakke
«Vi fikk en invitasjon til et seminar om Proplan Time og det var slik vi først fattet interesse for produktet.» forteller Syrdal Steen. «For å ta en god beslutning hentet vi selvfølgelig inn tilbud fra flere leverandører og forhørte oss med andre entreprenører i bransjen også.». Da de kom i prosess med selgeren ble det klart at Proplan kunne tilby en totalpakke som også inkluderte nytt økonomisystem. Oslo Byggentreprenør brukte Visma Scenario fra før av men så nå at Visma Global var et mer aktuelt system for dem. «Det at Proplan kunne tilby en totalpakke ble avgjørende for valget» forteller Salicath Aasen. 

Stegvis prosess
Oslo Byggentreprenør var bevisste på at de ønsket en stegvis prosess og startet derfor med implementeringen av Proplan Time. «Vi ønsket å se at dette fungerte godt først, før vi gikk videre med økonomisystemet.» forteller Salicath Aasen. «Vi hadde en veldig erfaren konsulent, Trond Andersson, som geleidet oss trygt gjennom denne første delen.» Da systemet var satt opp fikk brukerne en enkel brukerveiledning samt en fellesgjennomgang hvor skjermbilder og rutiner ble presentert. «Det var egentlig all opplæring de fikk. Resten har de klart fint på egenhånd. Selv om noen var skeptiske i begynnelsen har vi bare fått gode tilbakemeldinger fra brukerne. Det har i grunn vært veldig få spørsmål knyttet til hvordan systemet skal brukes.» kan de begge bekrefte.

"Mobilregistreringen er brukervennlig og gjør det mulig for den enkelte å få unna timeføringen umiddelbart. Den ble veldig godt mottatt blant de ansatte."

Registrering på mobil
Håndverkerne i Oslo Byggentreprenør er naturlig nok mye på farten på ulike plasser. Det ble derfor tidlig etterspørsel etter å registrere timer via mobilen. «Siden Proplan Time allerede hadde en modul for mobilregistrering var det enkelt å legge til denne. Mobilregistreringen er brukervennlig og gjør det mulig for den enkelte å få unna timeføringen umiddelbart. Den ble veldig godt mottatt blant de ansatte.»

 

"Vi har full kontroll på timer per prosjekt, vi kan gå ned på personnivå for å se detaljer, samt se alle kommentarer som er skrevet." 

Oversikt og kontroll
Når vi spør hva den største gevinsten med systemet har vært er det liten tvil: «Oversikt!» Salicath Aasen utdyper: «Alt er blitt så oversiktlig. Vi har full kontroll på timer per prosjekt, vi kan gå ned på personnivå for å se detaljer, samt se alle kommentarer som er skrevet. Dette reduserer feilene betraktelig. Å tyde håndskrevne timelister var ikke alltid like enkelt tidligere.»  Etter innføring har de også gradvis redusert tidsbruken. Blant annet gjennom at konsulenten har gjort justeringer i innstillingene for å tilpasse systemet best mulig. «På de to siste lønnskjøringene har det ikke vært en eneste feilregistrering mht. timeføringen.» kan Salicath Aasen konstatere. 

 

"Vi i administrasjonen synes rett og slett det er gøy å komme i gang."

Bytte av økonomisystem
Siden Proplan Time prosessen gikk så greit tok de steget videre til neste fase; bytte av økonomisystem. «Det er jo alltids en rekke utfordringer når man bytter system, men konsulenten har løst alle sammen. Sånn sett har det gått knirkefritt.» forteller Syrdal Steen. «Vi i administrasjonen synes rett og slett det er gøy å komme i gang med Visma Global. Et nytt system med nye muligheter som vi stadig blir flinkere til å utnytte.»

Flere faser gjenstår
Prosjektet er dog ikke over, og det er flere ting de ønsker å gjøre fremover. Det første på listen er å få alt innleid personell til å registrere i Proplan Time også. Deretter skal timer ført i Proplan Time direkte overføres til økonomisystemet (Visma Global) for enkel viderefakturering til kunde. «Vi er sikre på at konsulenten trygt tar oss gjennom disse fasene også.» avslutter de med. 


www.obe.no