Til hovedmeny Til innhold

Regnskapspapirene forsvinner med EHF

Merk deg forkortelsen EHF først som sist. Den bidrar til at regnskapspapir forsvinner helt.

– Vi står overfor et teknologiskifte innenfor økonomistyring som best kan sammenlignes med overgangen fra kassadagbok til elektronisk regnskapsføring. For mange vil papiret og ringpermenes dager være omme i 2016, sier konsulentsjef  Øyvind Torseth i Proplan  AS.

”T-hva-da?”
Har du hørt om T-kontoer? Er svaret nei, er det likså greit. Da har din kontakt med regnskaper startet etter inntoget av elektroniske økonomisystemer. Svarer du ja, så går det mest sannsynlig kaldt nedover ryggen på deg og du er helt fornøyd med at dagene er omme for kassadagbok, hovedbok og  behov for manuell og tidkrevende avstemming.

– Ved overgangen til elektroniske systemer forlot vi bokføring i ordets opprinnelige forstand, men papiret fulgte med fordi det var hensiktsmessig. Nå skjer et nytt teknologisk skifte som effektiviserer mange prosesser og gjør det hensiktsmessig å ta et endelig farvel med fysiske regnskapsbilag, sier rådgiver Camilla Todnem Aanestad i Proplan. 

Papiret forsvinner
Automatisering er høyaktuelt for å bidra til effektivisering og  reduksjon av rutinepregete oppgaver til fordel for andre mer interessante oppgaver. Overgangen Camilla har i tankene, handler om flere teknologier som overflødiggjør papir og gjør om manuelle prosesser til færre og automatiserte.

– Fakturering er én slik prosess. I dag fakturerer man, skriver ut, legger i konvolutt og sender. Noen sender per e-post, men det gir en risiko for at fakturaen kan bli liggende glemt eller ulest. De som er mest frempå bruker EHF, sier hun. 
– Egentlig burde alle gjøre dette nå. Det kommer til å bli forventet av leverandører at de kan sende elektronisk faktura. Kunder i offentlig forvaltning  vil etter hvert kreve EHF, legger hun til. 

Så hva er dette EHF? 

Faktura, kreditnota, purring
EHF (Elektronisk Handelsformat) er blant annet en betegnelse på elektronisk faktura og kreditnota. Borte er konvolutten og e-posten. Økonomisystemet sjekker selv i adresseregisteret ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) eller andre registre om kunden også bruker EHF og kan motta EHF-dokumenter. I så fall blir fakturaen sendt direkte inn til dokumenthåndteringssystemet til kunden. 

– Ingen tid går til spille til postgang og manuell håndtering. Kunden kan ganske umiddelbart igangsette sine interne godkjenningsrutiner og legge fakturaen til betaling. Sannsynligheten øker for å få betalt ved forfall og redusere kredittiden, samt å unngå purringer, sier Camilla. 
–I tillegg fungerer systemet naturligvis begge veier. Det blir like lett å motta som å sende fakturaer. 

Symbiotisk med banken

En liten avtale med banken om OCR/KID og automatisk filoverføring gjør sakene enda enklere. Med  disse avtalene kan kunde- og leverandørreskontroen bli oppdatert automatisk. 
Automatisering innebærer kort fortalt at man ikke må ta veien innom nettbanken, men bare forholde seg til økonomisystemet. 

Automatisk bokføring
Ved fakturering skjer bokføringen automatisk. Kunden godkjenner fakturaen i sine systemer  og  den er umiddelbart klar til bokføring, sier Camilla, og legger til at du eventuelt kan få et oppsett med endelig godkjenning i nettbanken dersom du skulle ønske det. 

– Når du mottar betalingen får du ingen innbetalingsanvisning på papir eller i nettbanken, men kan rett og slett se i økonomisystemet om fakturaen er betalt.  

Siste bit av papirer håndteres ved ”skanning” som på regnskapsspråket betyr å lagre pdf-er eller skannede dokumenter i økonomisystemet. Dette gjelder for eksempel kontoutdrag, reiseregninger, utleggsregninger og kjørebøker. Et papirløst regnskap gir bedre oversikt, eliminerer behov for arkiv/fjernarkiv for dokumentlagring og gjør tilgangen enklere for revisor og andre. 


Proplan kan bistå din bedrift med:

  • Alt av oppsett i Visma sine ERP- og dokumenthåndteringsystemer.
  • Registrering i ELMA. 
  • Autoinvoice (EHF). eFaktura kan gå både B2B og B2C.
  • Scanning- og printtjenester via Visma Autoinvoice
  • Sette opp Visma Autopay med helautomatisk håndtering av inn- og utbetalinger i bank.
  • Godkjenning av opptil fire personer/nivåer. Bistå i forhold til avtale med banken. 
  • Bistå med å sette opp KID. Da vil også kundereskontroen (utestående) bli oppdatert automatisk.
  • Visma Autocollect kan utføre purre- og innkrevingsprosessen inkludert inkasso for deg.

Ønsker du å vite mer? Ta kontakt med oss! ​