Til hovedmeny Til innhold

Dyreparken i Kristiansand

Effektivt økonomisystem med en verden av integrasjoner

Dyreparken er ikke bare et sted for mange dyrearter og aktiviteter, men også en rekke datasystemer. Visma Business er parkens økonomisystem og ett viktig system i en verden av systemintegrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser. 

"Noe helt vanlig regnskap er dette ikke.", sier Åshild Mollestad, regnskapssjef gjennom 12 år. "Likevel passer standard Visma Business godt for oss og alle aktivitetene som vi er inne i. Proplan stiller dessuten med sine erfarne konsulenter som er analytiske og fokuserte. Alt i alt er ledelsen her godt fornøyd med avkastningen på IT-investeringene våre."

Mollestad burde vite hva hun snakker om, etter selv å ha vært ERP-rådgiver i mange år. Hun har jobbet med langt større og mer komplekse løsninger enn Visma Business, men står klippefast på at økonomisystemet er riktig for opplevelsesparadiset på Sørlandet. "Godt system for effektiv regnskapsførsel. Enkelt i bruk.", slår hun fast. "Vi får bedre kvalitet, hurtighet og styringsinformasjon."


Mange integrasjoner

Dyreparken driver innen mange bransjer: Hotell, leilighetshotell, restaurant, butikk, opplevelser, forestillinger, badeland og event/arrangementer. Ikke rart da at selskapet – eller, mer korrekt – de ni selskapene bak trenger bred systemfunksjonalitet. Fagsystemer som billettsystem, bookingsystem, hotellsystem og butikkdatasystem inngår i porteføljen, og integreres gjennom gode eksport- og import-funksjoner med Visma Business.

Ny verden med EHF

Rundt 10.000 fakturaer kommer inn hvert år, blant annet knyttet til butikk  og spisesteder. For åtte år siden innførte Dyreparken Visma Dokumentsenter. Gevinsten ved å innføre skanning med påfølgende elektronisk dokumentflyt og attestering var stor. Fortsatt blir en del papirfakturaer skannet og kontrollert, men det største volumet er nå EHF (elektronisk faktura).  Med EHF får de fakturaen direkte i økonomisystemet samme dag som leverandøren sender. Dokumentsystemet håndterer intern attestering hvor personen bak innkjøpet konterer og attesterer, før lederen til vedkommende godkjenner. "Før brukte vi flere dager ekstra for å få inn og godkjenne fakturaer, før vi kunne avslutte en regnskapsmåned. Nå er de fleste på EHF og tiden redusert." sier Åshild. "På ei uke i august godkjente vi 700 fakturaer i systemet!"

Remittering i den moderne regnskapshverdagen betyr også enkel integrasjon mot banken. Remittering innebærer at regninger blir betalt direkte fra regnskapssystemet, muliggjort av Visma AutoPay. "Det er gammelt nytt nå, men like fullt var det stort da vi fikk Visma Autopay. Før sendte og hentet vi returfiler i banken , nå gjør Autopay jobben."

Integrert økonomi- og lønnsløsning

Dyreparken er Norges største familieattraksjon, den er åpen hele året og blir årlig besøkt av over én million gjester. Lønn til rundt 190 fast ansatte og 1100 sesongmedarbeidere blir kjørt i Visma Lønn. Mollestad ser store gevinster i å ha én integrert Visma Business- og Visma Lønn-løsning. I tillegg gir Visma Travel Expense en enkel håndtering av reiseregninger og utlegg. Så lenge de er nøye på føringen og har rene lønnskontoer i regnskapet, går posteringer og avstemming mellom lønn og regnskap sømløst.

Populær avstemming

"Avstemming er i det hele tatt et område vi har effektivisert mye på ved hjelp av løsningen for bankavstemming", sier hun. Parken avstemmer mange ulike typer kontoer. Bankkontoer for de ulike selskapene, i forhold til kontant- og kortsalg, vekslepenger og avsetnings/periodiseringskonti. "Når brukerne ser hvor enkelt det er, blir stadig nye kontoer lagt til avstemming."

Alltid ajour med rapportene

Om natten er både kattedyrene og IT-systemene i full aktivitet. Fra fagsystemene ligger tallene klare i Visma påfølgende morgen. Det gir oss mulighet til tidlig og sikrere rapportering daglig i sesongen. "Jeg har en kollega som er god på SQL-spørring og rapportering, og er selv blitt godt kjent med tabeller og felter i Visma Business. Hadde bare alle andre systemer vært like godt tilrettelagt for enkle rapporter og uttrekk med påfølgende tallsjonglering i regneark!"

Godt skussmål

Dyreparken har en fast kundekontakt i Proplan og har fått bistand fra de samme konsulentene i en årrekke.   Smådetaljer og brukeropplæring tar Dyreparken selv, mens konsulentene får stri med de kompliserte oppgavene. Dette inkluderer også dialog med fagsystemleverandører med tanke på integrasjoner i mange retninger.

"Vi er nok en mer komplisert kunde enn gjennomsnittet, men jeg må gi Proplan godt skussmål også for å være problemløsende når det butter." avslutter Mollestad. 

– Visma Business i kombinasjon med integrerte fag- og støttesystemer har gitt oss mulighet for økt effektivitet og mulighet til å håndtere nye selskaper uten å øke bemanningen, sier regnskapssjef Åshild Mollestad i Dyreparken Service AS.