Til hovedmeny Til innhold

Kvalitetssystem på brukernes premisser

Proplan Kvalitet hjelper deg å gjøre jobben riktig med en gang. Så godt fungerer kvalitetssystemet at bruken blir lystbetont og ekstra lønnsom.

Kvalitet og kontroll kan være avgjørende for lønnsomhet og måloppnåelse, samtidig som kvalitetssystemer ofte er en forutsetning for å kunne delta i en del anbudsrunder og gi tilbud. Derfor skorter det sjeldent på HMS-systemer, prosedyrebeskrivelser, sjekklister, dokumentasjon, avviksrutiner m.m. i norske bedrifter. 

Utfordringen mange imidlertid kjenner seg igjen i er at systemene kan være vanskelige å bruke i praksis. Dette gjelder spesielt for folk som jobber ute i felten i motsetning til de som jobber på kontor og har lettere tilgang. Utilgjengeligheten kan gå ut over helse, miljø, sikkerhet og kvalitet, eller medføre at oppfølging og kontroll blir unødig kostbart.

"Vi ønsket å lage et kvalitetssystem som ikke bare er enkelt å bruke, men hvor brukerne også opplever en personlig gevinst og lyst til å bruke det"

For nettbrett og smarttelefoner

– Hvordan lager vi et kvalitetssystem som ikke bare er enkelt å bruke, men hvor brukerne også opplever en personlig gevinst og lyst til å bruke det? Med utgangspunkt i denne problemstillingen utviklet vi Proplan Kvalitet som en webbasert løsning som er enkelt tilgjengelig på nettbrett og smarttelefoner, forteller produktansvarlig Audun Melhus.

Proplan Kvalitet kan integreres med Proplan Time eller brukes som separat løsning. Med de to systemene i kombinasjon får kundene en fullintegrert time- og kvalitetsløsning.

Proplan Kvalitet inkluderer HMS-system med avviksrapportering og –oppfølging, aktivitetsstyring med sjekklister og prosedyrebeskrivelser, og et dokumentarkiv hvor brukeren har tilgang på for eksempel veiledninger, bruksanvisninger, siste godkjente dokument/tegning m.m.

 

"Brukerne har enkel tilgang uansett hvor de er eller hva de gjør."

Lønnsomt

– Ute på verkstedet, på en offshoreinstallasjon, på en byggeplass, på et hotell, på et serviceoppdrag i et privat hjem eller bedrift – brukerne har enkel tilgang uansett hvor de er eller hva de gjør. Da blir det lett å følge sjekklister og prosedyrer, og dermed enkelt å utføre oppgaven riktig med en gang, sier Melhus.

Han legger til: –  Det er alltid lønnsomt å fokusere på kvalitet. Når markedet er trått og konkurransen ekstra hard, kan kvalitetsfokus bidra til at leveranser blir strømlinjeformede og riktige med én gang. Når markedet er godt og det gjelder å ta unna, bidrar kvalitetsfokus til at det ikke går for fort i svingene og lønnsomheten skusles bort fordi arbeidet må gjøres om igjen eller det blir tap på grunn av følgeskader.

Også avviksrapportering blir enklere, slik at de gode intensjonene bak rapporteringen kan høstes; unngå skade, bli bedre, øke lønnsomheten. Et eksempel på sistnevnte er «ubetalt tilleggsarbeid». En velkjent trussel mot lønnsomhet. – Kunder spør; kan du ikke bare endre litt sånn og gjøre dette også? Kvalitetssystemet definerer dette som ”håndtering av endringsordre og/eller tilleggsarbeid”, som så kan bli fakturert som tillegg.

Bidrar til økt arbeidsglede

Det sitter dypt i arbeidstakere flest å gjøre en god jobb. Gode leveranser knyttes dermed også til høy arbeidsglede. Erfaringer fra pilotuttestingen viser at brukerne setter pris på den enkle tilgangen på sjekklister og dokumentasjon. – Når det er tydelig hva du skal gjøre, får du trygghet for at du ikke glemmer noe, kan gjøre jobben godt og innfri forventninger fra kunder og arbeidsgivere. Dette bidrar til at det blir lystbetont å bruke kvalitetssystemet. – Medarbeidere vil dessuten sjeldnere oppleve å måtte gjøre jobben på nytt fordi noe er glemt underveis. Slikt er bare trist, leit, kjedelig og irriterende. Intensjonen vår er at Proplan Kvalitet skal motvirke slike demotiverende opplevelser som dessuten ofte kan inkludere uønsket og kostbart kvelds- og helgearbeid.

Bransjeuavhengig

Lanseringen var i oktober 2016. Året i forveien meldte kunder i entreprenør- og byggebransjen behov for en løsning for å håndtere sjekklister, noe som ble startskuddet for utviklingsarbeidet. Melhus forteller at Proplan Kvalitet langt på vei er bransjeuavhengig. Løsningen kan brukes av virksomheter av alle størrelser enten de skal bygge kvalitetssystem fra bunnen av eller allerede er kommet langt på området.

 

"At Proplan Kvalitet kan integreres såpass enkelt med andre systemer er et av fortrinnene systemet har i sammenlikning med andre konkurrenter." 

Fullintegrert med ulike ERP Systemer

I likhet med Proplan Time, kan Proplan Kvalitet integreres direkte med de fleste ERP/Økonomisystemer. På den måten oppnår virksomheter høy effektivitet og dataintegritet fordi kundenummer, prosjektnummer og andre data bare behøver å bli registrert én gang. Bedrifter som allerede bruker Proplan Time vil dra nytte av at integrasjonene allerede er på plass ved igangkjøring av Proplan Kvalitet og får en ferdig integrert kvalitetsløsning. – At Proplan Kvalitet kan integreres såpass enkelt med andre systemer er et av fortrinnene systemet har i sammenlikning med andre konkurrenter. 

Audun Melhus er produktansvarlig for Proplan Kvalitet.