Blogg: Lavthengende digitaliseringsfrukter – Har du plukket dem?
En bloggartikkel av Odd Ingve Garpestad, adm. direktør i Proplan AS
Digitalisering handler om å forbedre og forandre virksomheters kjerneområder. Men, også om å forenkle og forbedre eksisterende prosesser. Har du høstet de lavthengende digitaliseringsfruktene?
Som jeg skrev her forleden står det virkelig store, digitale slaget om hva og hvordan vi leverer – altså om bedriftens forretningsmodell. Men, mens dere jobber med det, så har jeg noen tips til hvordan dere kan komme i gang med noen åpenbart smarte digitaliseringstiltak.
Du er allerede godt på vei
En ting Proplan ser, er at mange uten å vite det allerede har gjort investeringer som skaper rom for å høste gode digitaliseringsfrukter.
Hvordan håndterer dere f.eks godkjenning av leverandørfaktura? I dag bør dette gjøres utelukkende elektronisk via PC-skjerm eller app. Dessuten bør du kunne bruke samme verktøy enten det gjelder attestering av fakturaer, reiseregninger eller utlegg. Pennen kan du kaste.
Dessuten bør du kunne bruke samme verktøy enten det gjelder attestering av fakturaer, reiseregninger eller utlegg
Og, det er heller ikke slik at du må ha økonomisystemer som for eksempel Visma.net liggende i skyen for å kunne ta ut gevinster. Du kan mest sannsynlig fortsette med systemene du har en tid, og bare føye til litt av enkle, spesialiserte skytjenester. Før du vet ordet av det kan du så sende fakturaer rett fra eget økonomisystem og over i kundens system, uten bruk av e-post og med et digitalt spor i form av automatisk bokføring av alle stegene i regnskapsprosessen.
EHF
EHF kaller vi det, en forkortelse som egentlig står for Elektronisk Handelsformat. Du fakturerer fra maskinen din som «automagisk» sjekker om mottakeren ønsker å motta EHF, e-post eller brevpost. Uansett så kommer forsendelsen frem, uten at du behøver å slikke et eneste frimerke.
Mobilen som arbeidsverktøy
Har dere mobiltelefon? Selvfølgelig! Da kan dere føre timer på app som kjører dataene rett inn i f.eks. prosjekt- eller økonomisystem. Kvitteringer til utlegg tar du bare mobilbilde av og sender til godkjenning. Sjekklister og dokumenter kan du få via mobilen og avvik kan rapporteres på samme måte. Det er få grenser for hvordan mobiltelefonen kan hjelpe i digitaliseringen av rutinene. Dere får samtidig en helt ny verden av oversikt og økonomisk kontroll.
Greit som det er?
Jeg tror mange ikke riktig vet hvor nære de er til å realisere digitaliseringsgevinster på administrasjon. Noen tenker nok at ting fungerer greit som det er. Kanskje er det også medarbeidere som føler utrygghet i forhold til om arbeidsoppgavene blir effektivisert bort.
Samtidig tror jeg noen multipliserer de to-tre kronene en EHF-transaksjon koster med antall fakturaer, og konkluderer med at det blir dyrt. Det gjør de uten å regne på at tid, nærmere bestemt arbeidstid, er penger det også.
Endringsmotstand er det over alt. Vi vet hva vi har og som er trygt og godt, ikke alltid hva vi får. Det kan fort gå godt allikevel.
Ja, og så kan jeg jo bare kjenne på min egen kropp og erkjenne at jeg ikke alltid er like klar for endringer. Endringsmotstand er det over alt. Vi vet hva vi har og som er trygt og godt, ikke alltid hva vi får. Det kan fort gå godt allikevel.
Det blir fint og lønnsomt!
Jeg hører det jo, at fremtidens automatisering og roboter vil medføre en tilværelse for ”halve” befolkningen med borgerlønn og skatteinntekter fra robotene selv.
Men, jeg tror ikke helt på det. Vi er virksomme folk i Norge. Tiden som blir frigitt kan vi bruke til tiltak som holder hjulene i gang og styrker oss for fremtiden. For eksempel til kompetanseheving. Eller, til analyse av kundedata eller annen informasjon som kan avdekke udekkete behov eller vise vei inn i nye forretningsområder. Vi kan skape muligheter i en hektisk hverdag til noe så etterlengtet som eksperimentering og innovasjon.
Faktisk kan det bli riktig lønnsomt.
Denne artikkelen er en del av en bloggserie på fire artikler av adm.dir og gründer av Proplan, Odd Ingve Garpestad.
Les også forrige blogginnlegg: Hvor modne er vi for digitalisering?
Neste blogginnlegg vil omhandle overgangsvinduet mellom jord og sky.
