Egendefinert rapportering gir deg grunnlag for bedre innsikt og oversikt i din virksomhet, men også bedre beslutninger. I en egendefinert rapport har du mange muligheter og kan hente ut akkurat den informasjonen du trenger.
Det er ikke alltid ferdig definerte rapporter dekker inn alt du trenger å ha med i en rapport. Dette kan løses ved å enten utvide rapportene, eller å begynne med egendefinert rapportering. Det er spesielt fleksibiliteten til å definere rapportene selv som gjør rapporteringssystemer så verdifulle. Når du selv definerer rapporten vil du kunne legge den opp til å måle virksomhetens KPI-er.
Gir virksomheten din et bedre beslutningsgrunnlag
Beslutninger er utfordrende, og med flere faktorer å ta i betraktning er ikke magefølelsen alltid pålitelig nok. Finansiell fakta er et langt bedre beslutningsgrunnlag. Tall bryr seg lite om vi har drukket en kaffekopp eller to for mye. Det er harde, kalde tall som forteller hvorvidt vi bør investere i nye maskiner dette kvartalet, eller om vi må vente til neste år. Det er også harde og kalde tall som forteller oss om vi må gjennomføre en runde permitteringer eller ansette flere. Tall er objektive og gir derfor et godt bidrag når en skal ta bedriftens økonomiske puls. Denne innsikten vil du få i et rapporteringssystem.
Tall kan til tider også være misvisende. De største kundene trenger på ingen måte være de viktigste. Selv om vi selger mest til dem, er det ikke gitt at det er dem vi tjener mest på. Et rapporteringssystem tilpasses vår realitet, forteller oss om våre indikatorer, og setter dataene våre i et system som gir oss innsikt.
Hvilket rapporteringssystem skal du velge?
Rapporteringsløsningene Power BI og One Stop Reporting bygger opp rapporter på hver sin måte. Power BI er i praksis et tomt skall frem til du starter å bygge rapportene. Bedrifter som leverer Power BI, tilbyr i mange tilfeller ferdige rapporter og rapportpakker. Forskjellen mellom rapportene i de to løsningene er hvem som har bygget dem. One Stop Reporting bygger dem selv, og tilbyr fleksibiliteten til å bygge spesialrapporter. Med Power BI står du litt mer på bar mark, og du er avhengig av å ha en partner som kan Power BI eller ansette noen med kompetansen.
Valg av innhold i en egendefinert rapport
For egendefinert rapportering er det viktig å tenke over hvilken informasjon du ønsker å hente ut fra rapporteringssystemet. Du bør bestemme hva rapporten skal se nærmere på innenfor dette området. For prosjektbaserte virksomheter vil det for eksempel være nødvendig å ha rapporter som forteller om prosjektene. Hva er det konkret i prosjektene du er interessert i? Er det lønnsomheten, utnyttelsen av arbeidskraft eller kanskje hvordan prosjektet blir gjennomført i henhold til plan og budsjett? Det hele handler om å begynne med området du ønsker å vite mer om, og så zoome seg nedover til du finner informasjonen du mener er viktig. Konkretiser informasjonen du ønsker å få kontroll på før rapporten skal bygges.
Et rapporteringssystem gjør budsjettarbeidet enklere
Dagens rapporteringssystemer kan også bidra til budsjetteringsarbeidet. Noen benytter månedlige budsjetter og andre årlige. De aller fleste har likevel et budsjett å forholde seg til. Budsjetter er nyttige av flere årsaker, først og fremst legger de en føring for hvor vi håper året ender. De gir oss også gode indikatorer over virksomhetens finansielle helse. Hvis din virksomhet legger inn budsjettverdiene manuelt i Excel eller ERP-system for sammenligning, må vi fortelle at det finnes bedre løsninger. Enkelte rapporteringssystemer har innebygde budsjettmoduler, hvor du kan samarbeide om å sette opp budsjettet.
Muligheten for samarbeid forhindrer forvirring og forenkler budsjetteringsarbeidet. Kombinert med regnskapstallene som allerede hentes fra ERP-systemet, gir et rapporteringssystem med budsjettmodul en unik brukeropplevelse og oversikt. Utover rene budsjetteringsmoduler vil et rapporteringssystem være til god hjelp hvis du ønsker å sette opp spesialiserte budsjettrapporter, eller gjøre generelle sammenligninger mellom regnskap og budsjett.
