Du kan ikke ha unngått å høre ordene «GDPR» og «personvern» det siste året. Den nye personvernloven (GDPR) som trådte i kraft i sommer skal styrke og samle databeskyttelse for privatpersoner. På sikt vil vi alle kunne dra nytte av dette.
Lovverket gjør at privatpersoner og ansatte har større rettigheter i forhold til oppbevaring av sine personopplysninger. Det er gjerne førstnevnte, og da persondata knyttet til kunder og leverandører som har fått størst fokus, men hva med de ansatte?
Vår erfaring det siste året er at spesielt mindre bedrifter ikke har tatt de nødvendige grepene. I mindre bedrifter er gjerne utfordringen at ansvaret for personopplysninger og HR funksjoner ikke er systematisert og at det ikke er utpekt en person med dedikert HR-ansvar
Hvordan sørger vi for at persondataene til våre ansatte er ivaretatt på rett måte?
Det første steget mot riktig persondatabehandling starter med å identifisere alle stedene ansattinformasjon lagres. Deretter må det kontrolleres at dataen som er lagret, og at håndteringen av denne, etterlever GDPR. Det må også defineres hvorfor og hvordan informasjon skal behandles i deres bedrift.
Den ansatte kan forvente tydelige svar på:
- Hvor ligger mine personopplysninger?
- Hvem har tilgang?
- Hvorfor har de tilgang?
Mange selskaper har ikke betryggende/gode svar å gi på disse spørsmålene. Selskapene kjenner problemstillingen, men har gjerne ikke kapasitet eller midler til å iverksette en stor anskaffelse.
Proplan Personal ivaretar kravene til personvern på en enkel måte
Proplan har laget en løsning som ivaretar kravene, og som er enkel å få på plass uten en stor investering i tid eller kostnader.
Proplan Personal er utviklet for å ivareta personsikkerheten i bedriften. Systemet hjelper deg på en enkel måte å etterkomme kravene i loven.
- All personinformasjon på ett sted.
- Tilgangsstyring
- Ivaretar sensitiv informasjon.
Den ansatte har fullt innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert, og det er kun nærmeste leder og HR som har innsyn og tilgang til disse opplysningene.
Hvordan kommer du enkelt i gang med Proplan Personal?
Hva gjør Proplan?
- Bistår kunden i kartlegging (sjekklister).
- Setter opp Personalmodulen basert på sjekklisten.
- Opplæring og gjennomgang av løsningen.
- Gir bistand underveis ved spørsmål.
Hva gjør kunden?
- Identifiserer hvor personopplysninger er lagret. Lager i samarbeid med Proplan en kort plan for oppsett og tilganger (sjekkliste).
- Skanner eventuelle papirer.
- Legger inn persondata (de ansatte kan selv redigere egen personinformasjon, også på mobil, slik at arbeidet for administrasjonen blir minst mulig).
- Laster opp dokumenter i personalmappene og fellesdokumenter i dokumentarkivet.
- Informerer de ansatte og går i drift.
Delta på et gratis webinar 14.2 eller 14.3 som viser deg hvordan Proplan Personal på en enkelt måte håndterer persondata og ivaretar kravene til GDPR
