I artikkelen «Tar du digitalisering på alvor?» så vi nærmere på digitaliseringsbølgen som kommer og hvorfor ikke flere norsk bedrifter kommer i gang med digitaliseringen. Digitalisering er i vinden som aldri før, og norske bedrifter sier selv at digitalisering er viktig for dem og deres strategi. «Alle» skal digitaliser noe, men ikke alle kjenner til og tar i bruk mulighetene som finnes.
Derfor vil vi se nærmere på noen rutinepregede manuelle prosesser som kan erstattes med gode digitale løsninger. I denne artikkelen vil vi ta for oss hvorfor din bedrift bør digitalisere faktureringsrutinene. Om du ønsker å bli mer digital, er det å automatisere fakturarutinen en god plass å starte.
Hvorfor digitalisere fakturahåndteringen med Visma.net AutoInvoice?
Det er mange fordeler med Visma AutoInvoice. Visma trekker gjerne frem følgende; mindre administrasjon, faktura i alle formater, kortere kredittid, mer kontroll, jobb i nettskyen og fornøyde kunder og leverandører.
Seniorkonsulent i Proplan, Thomas Leistad jobber med Visma Business, og implementerer løsninger som forenkler kundens hverdag. Han har gjennomført en lang rekke installasjoner av Visma AutoInvoice hos kunder, og vi har tidligere tatt en prat med han om hvorfor mange fortsatt nøler med å sende «alt» elektronisk. Thomas Leistad utdyper fordelene; «Fordelene snakker for seg selv. Med Visma AutoInvoice får du alt i system. Et system som gir oversikt over alt inn og ut. Du får muligheten til å kontrollere og ettersjekke ved behov. Ingen manuell flytting hit og dit, ingen scanning inn og ut, ingen usikker tolking og registrering. Du sparer masse tid på et ferdig dokument som er tolket og klar til «flyt».
Om dere automatiserer fakturahåndtering skal hele prosessen fra A til Å skje uten manuell innblanding. Faktura kommer elektronisk, leses inn i bedriftens økonomisystem og konteres basert på forutbestemte regler. Om alt er som det skal, attesteres fakturaen uten at du trenger å gjøre noe. Økonomiavdelingen kan fokusere på andre oppgaver og å kontrollere eventuelle avvik. Det sparer bedriften både for mye tid og penger.
Forsiktige anslag viser at du sparer 10 minutter per faktura du mottar elektronisk (kilde: Kommunal- og moderniseringsdepartementet). I tillegg er det bra for miljøet å kutte ut de papirbaserte fakturaene.
Tre tips – slik kommer du i gang med mottak av elektronisk faktura
(Digital Index 2017)
- Våg å slippe tak i manuelle prosesser. Du får faktisk mer kontroll over fakturaene i et elektronisk faktureringssystem. Og ingen behøver å miste jobben – men kan heller brukes til nyttigere oppgaver.
- For å komme i gang med Elektronisk faktura må en registrere seg i ELMA registeret og ha et system som kan håndtere mottak. Hør med din leverandør av økonomisystem om hvordan du enklest kan komme i gang med elektronisk faktura. For mange vil det være en enkel prosess å komme i gang.
- Når du har fått i gang elektronisk faktura i ditt system, bør du sørge for at flest mulig av dine fakturaer kommer elektronisk til deg og oppfordre de ikke-digitale kundene dine til å legge til rette for å kunne motta elektroniske faktura. Alle kan sende elektronisk faktura i dag, så da gjenstår det egentlig bare å be leverandørene dine om å sende fakturaene elektronisk.
