Lesetid: 5 minutter

Lær hva et ERP-system egentlig er, og hvorfor så mange glemmer bort det som bør være bunnsvillen i hele firmaet.

La det først være sagt: Det er ingen skam å ikke vite hva et ERP-system er. Du er langt fra alene. Dessverre, får vi si – fordi det er så viktig. Heldigvis leser du nå denne teksten.

Før tenkte man ofte på ERP som ett softwaresystem som dekket alle arbeidsprosesser i et firma – alt fra regnskap og logistikk til kundeoppfølging og serviceplanlegging. Gjerne i form av store og komplekse systemer der man måtte betale en fot og en arm hvert tredje år for å oppgradere til siste versjon.

I dag snakker vi mer og mer om en ERP-plattform, som består av flere uavhengige systemer som ved hjelp av integrasjoner sys sammen til én løsning.

Rommene utgjør hjemmet

En slik plattform kan sammenlignes med et hus. Alle de ulike rommene har sine unike funksjoner. Men det er først når du setter dem sammen du får et velfungerende hjem. Tilsvarende er det med software. Grunnmuren er regnskap, logistikk og grunnleggende data som kunder, produkt, leverandører og ansatte. Uten denne vil huset, om du i det hele tatt klarer å bygge det, rase fullstendig sammen i løpet av kort tid.

Oppå grunnmuren bygger du huset med alle de fine rommene – fagsystemene dere bruker til daglig. Huset får strøm, vann og internett, slik at ressurser automatisk flyter på tvers – det som i programvareverden kalles integrasjoner. Så settes vinduer inn, slik at dere kan interagere med omverdenen og ha dialog med kunden.

Til slutt fyller du huset med alt mulig av møbler, tv og mobiltelefoner. I ERP-sammenheng snakker vi da om håndholdte løsninger, kunstig intelligens, chatbots også videre – alt koblet sammen, selvfølgelig.

Derfor bør du se på ERP-systemet  ditt som en del av et hus: Komplekse budskap blir enklere med metaforer.

Ikke glem grunnmuren

Det er stuen, badet og de andre rommene – fagsystemene – man oppholder seg mest i og dermed er mest opptatt av. Og det er viktig at tømmermannen, prosjektlederen, serviceteknikeren og selgeren har gode tekniske arbeidsverktøy slik at de effektivt kan ivareta sin del av verdikjeden.

Men glem for all del ikke grunnmuren som ligger litt skjult og gjemt under bakken. Det er skremmende mange som nedprioriterer det som faktisk er det aller viktigste i bedriften – selve bunnsvillen i alt.

Einar Nonås er konsulent- og leveransedirektør i Proplan, og har 25 års erfaring med ERP-systemer, både fra leverandør- og kundesiden. Han har flere ganger sett firma ignorere grunnmuren – og de katastrofale følgene dette kan gi.

– Det som skjer at de som sitter oppe i huset glemmer å se helheten. De tenker at de vil ha et nytt bad, et nytt system, men glemmer at det må henge sammen med resten av huset. Man kan ikke pusse opp og bygge ut et hus på en skjør eller ikke-eksisterende grunnmur. Da ender investeringene opp med å bli fryktelig kostbare, sier Nonås.

For alt handler jo til syvende og sist om penger. Man kan ha så mange fag- og bransjesystem man vil – prosjektverktøy, tegningsverktøy og lignende. Men på et eller annet tidspunkt må disse kobles på penger. Det må være en link til fakturering, ansatte må føre timer, også videre. Har du ikke linken til grunnmuren, mister du kontroll – og dermed penger. Da må huset fort tvangsselges eller rives.

Einar Nonås, konsulent- og leveransedirektør i Proplan

Integrasjoner er superviktig

En annen viktig faktor i en moderne, velfungerende og digitalisert bedrift i dag, er integrasjoner. Det at informasjon flyter mellom systemene – rommene i huset. Gjør det ikke det, blir de ansatte nødt til å løpe mellom etasjer og rom med informasjonen. Det blir både dyrt, ineffektivt og risikofylt. Ofte bærer de for mye, snubler på veien og mister noe.

Med et godt integrasjonsopplegg i bunn sikrer du automatisk og god informasjonsflyt mellom alle kanaler. Det gjør det også enklere å ta gode beslutninger – fordi man evner å se huset som en helhet, og ikke bare rom for rom.

Ja, det passer for alle

«Vi er for små til å ha et ERP-system».

«Det koster sikkert for mye penger».

«Det tar for lang tid å sette seg inn i».

Dette er kjente grunner til at enkelte bedrifter velger å nedprioritere et ERP-system. Men la det bare være klart: Ingen er for små for et ERP-system. Penger koster det, men det er ofte svært mye dyrere å ikke ha det. Det kan kreve noe opplæring – men det er tid som er vel investert.

– Det handler om å gjøre hverandre gode. For selv om dere har fagsystemer som fungerer utmerket på sitt isolerte område, kan det godt hende det genererer kostnader og frustrasjon lenger ned i løpet, sier Nonås.

Se bare for deg dette scenarioet: De ansatte som jobber i toppen av elven dumper giftig avfall. Dette renner ned til kollegaene i bunnen, som må bruke masse tid på å rense vannet. Hva er da klokest – å bruke mye tid og penger på å rense dumpingen, eller gå til toppen for å stoppe den?

Men hva koster det, da?

Det blir litt som å spørre hvor langt et tau er. Det enkle svaret er at det ikke trenger å være dyrt – og at dette er et regnestykke hvor du må se helheten, ikke bare pris. Det at du investere én krone i dag for å spare to kroner i morgen, eller at du kan betjene ti ganger så mange kunder med samme antall ansatte er faktorer som må tas med i vurderingen.

Nøkkelen til suksess er å ha en god partner og arkitekt som hjelper deg å dimensjonere en riktig grunnmur og gode integrasjonsløsninger.

– På samme måte som man lar fagfolk sette opp grunnmuren på huset, kan det være lurt å rådføre seg med noen som kan ERP. De kan se på faktorer som om dere har planer om å ekspandere, hvilke fagsystemer dere har og hvilke som skal inn, også videre. Basert på dette kan de sette opp grunnmuren som gjør din bedrift i stand til å digitalisere, effektivisere og ta neste steg, sier Nonås.

Vil du vite mer om ERP og hvordan vi kan hjelpe? Bli med på mini-webinar med Einar Nonås eller kontakt oss for en prat!