For snart tre år siden gikk Aarbakke Innovation grundig til verks for å finne en leverandør som kunne møte deres systembehov innenfor både økonomi, lønn, logistikk og timeregistrering. Produktene de valgte var Visma Business, Proplan Time og Huldt & Lillevik Lønn, som alle imøtekommer deres behov godt, men ikke minst var det forholdet til «menneskene bak systemene» som gjorde at implementeringen ble vellykket. «Vi har hatt god kjemi med konsulentene som har hjulpet oss og rask respons fra supportteamet når vi har trengt det.» forteller Elisabeth Karlsbakk, Administrasjonsleder i Aarbakke Innovation.
Visma hadde godt rykte
Aarbakke Innovation teller 11 ansatte og holder til på Bryne. De var tidligere en ingeniøravdeling av Aarbakke AS, men ble skilt ut som et eget selskap i 2014 for å fokusere spesielt på utvikling av ny teknologi innen olje- og gassnæringen. Da firmaet skulle stå på egne bein og med utskiftninger på eiersiden, var det viktig for dem å ha uavhengige systemer som var tilpasset deres behov. Flere leverandører ble vurdert, men de visste allerede at Visma hadde et godt rykte i markedet. Proplan, som Platinum forhandler av Visma, fikk derfor presentere en løsning med ERP-systemet Visma Business som grunnpilar, integrert med de skybaserte systemene Huldt & Lillevik Cloud og Proplan Time, samt Visma.net Expense som overfører reise/utleggsdata til lønnssystemet.
Vi fikk god kjemi og tillit til folkene i Proplan. Noe som var helt avgjørende for valget vi tok.
God kjemi med konsulentene
«De viktigste kriteriene for valg av system var; brukervennlighet, det skulle ikke være for komplisert og vi ønsket høy grad av automatisering for å effektivisere arbeidsprosessene mest mulig.» forteller Karlsbakk, som var hovedkontakten gjennom hele prosjektet. Samtidig var det viktig å ha gode relasjoner til de folkene som faktisk skulle hjelpe dem med oppsett og implementering av løsningen. «Vi fikk god kjemi og tillit til folkene i Proplan. Noe som var helt avgjørende for valget vi tok.» sier Karlsbakk.
Vi fikk god støtte og hjelp gjennom hele prosessen.
Smart supportavtale
Da valget var tatt gikk implementeringen smertefritt. «I slike prosjekter støter man alltid på noen utfordringer underveis, men disse ble raskt fikset. Vi fikk god støtte og hjelp gjennom hele prosessen.» minnes Karlsbakk. Aarbakke Innovation valgte også å tegne en supportavtale fra begynnelsen av. «Med en supportavtale har vi fri support hele året. I stedet for å samle opp småting, kan vi ta alt underveis uten å måtte tenke på påløpte kostnader. Det er spesielt viktig i en oppstartsfase hvor ting fortsatt er nytt og vi brukere er litt usikre.» forteller hun.
Det er sjelden feil og ting går stort sett helt av seg selv.
Automatisering og integrasjoner
Effektive arbeidsprosesser var også viktig ved valg av løsning. De bruker både Visma Dokumentsenter, AutoPay og AutoInvoice for å automatisere prosessene sine. «I begynnelsen var alt litt nytt for meg, men jeg ser at jeg bruker enda mindre tid enn jeg hadde trodd på slike repetitive oppgaver. Det er sjelden feil og ting går stort sett helt av seg selv.» sier Karlsbakk. At de ulike systemene er godt integrert sparer bedriften for mye tid. Brukerne kan registrere sine timer via mobilen, som deretter går inn i Proplan Time. Etter godkjenning kan de enkelt overføres rett til lønnssystemet Huldt & Lillevik. Samtidig blir timene sendt til Visma Business, hvor de fordeler seg på de ulike prosjektene, slik at Aarbakke Innovation alltid har oppdatert data i prosjektrapportene sine. Time- og fraværsdata henter de fra rapporteringsmodulen i Proplan Time, mens Visma Reporting modulen hjelper dem å lage og dele tilpassede regnskapsrapporter internt i bedriften.
Å ha gode relasjoner i kundeforholdet skal ikke undervurderes!
Toppkarakter
Da Visma ringte for å måle kundetilfredsheten ga Karlsbakk toppkarakteren 10 til Visma og Proplan. Hun forklarer hvorfor: «Systemene er gode og det er mange dyktige folk hos Proplan som har hjulpet oss. Jeg føler vi blir hørt og ting blir raskt tatt tak i hvis det er noe. Å ha gode relasjoner i kundeforholdet skal ikke undervurderes!»
