Wilberg (i dag Fazer Food Services AS) er en ledende norsk aktør innen kantinedrift og catering med driftssteder i Stavanger, Oslo og Bergen. Over 250 medarbeidere sørger for flere tusen måltider hver dag. For å holde oversikt på timene benytter de seg av Proplan Time.
Økonomisjefen forteller at de har brukt Proplan Time i 3 år. «Vi driver mange kantiner og har organisert hver kantine som en avdeling. Timer og fravær blir registrert via web og knyttet opp mot kantinen (avdelingen) den ansatte arbeider i. Denne informasjonen eksporteres så over i lønnssystemet slik at de ansatte får utbetalt korrekt lønn, som igjen blir overført til regnskapssystemet slik at avdelingsrapportene viser et korrekt bilde av kantinen.»
«Det blir mindre feil og purringer og vi får gode tilbakemeldinger fra brukerne.»
Rutinen effektiviserer regnskapsføringen og lønnskjøringen betraktelig. De slipper å forholde seg til fysiske timelister og feilkildene det kan innebære. Det er også enkelt å godskrive og belaste rett avdeling hvis en medarbeider jobber på tvers av avdelingene. «Vi har gode avdelingsregnskap som gjør det lettere å fatte rette beslutninger.» Et enkelt grensesnitt gjør at de ansatte selv opplever løsningen som brukervennlig og oversiktlig. «Det blir mindre feil og purringer og vi får gode tilbakemeldinger fra brukerne».
«Dette sparer oss både for den manuelle jobben samt at vi ikke risikerer bøter for mangelfull dokumentasjon.»
Fra 1.1.2014 innførte Skatteetaten nye krav om kontinuerlig oppdaterte personallister innenfor denne bransjen. Bedriften skal til enhver tid ha oversikt over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. «Jeg er glad vi allerede hadde Proplan Time på plass så vi slapp å føre manuelle lister over dette. I stedet legger vi bare inn start- og sluttklokkeslett i timeregistreringen slik at vi kan hente ut oppdaterte lister ved en evt. kontroll. Dette sparer oss både for den manuelle jobben samt at vi ikke risikerer bøter for mangelfull dokumentasjon.»
«Gode rutiner kombinert med godt system gjør at lønnskjøringen blir en overkommelig oppgave!»
Wilberg er et selskap i stadig vekst og ble en del av Skandinavisk Matinvest i 2012. Holmedals Kantineservice (som er en del av SMI), tok i bruk Proplan Time i begynnelse av 2013. Etter omleggingen fra manuelle timelister til elektronisk timefangst, har lønnskjøringen og kontrollen blitt vesentlig enklere. Økonomisjefen oppsummerer; «Dette resulterer i at vi har fått bedre kontroll på overtidsforbruket. Det er også enkelt å få oversikt over antall forbrukte timer i løpet av en periode i de respektive avdelingene. Gode rutiner kombinert med godt system gjør at lønnskjøringen blir en overkommelig oppgave!»
