Våre konsulenter har tre konkrete råd når man skal implementere skybasert ERP: Sett av nok tid til brukerstøtte, rydd i dataene på forhånd og ikke la frustrasjonen ta overhånd.
Gjør godt forarbeid
Siden Visma.net er skybasert kan vi på generelt grunnlag si at implementeringsperioden er kortere enn ved jordbaserte systemer som for eksempel Visma Business. Det er fullt mulig å kun bruke 20-30 konsulenttimer og være i gang en måned etter kontraktsignering. Forutsetningen for at det skal gå såpass radig, er at kommunikasjon med kunden er tydelig, kravspesifikasjonen er endelig og at kunde har satt av nok interne ressurser til koordinering av prosjektet.
I selve implementeringsprosessen er det viktig at utførende konsulent kommer tidlig inn i bildet og blir kjent med kundens behov. Mange ganger kan et forprosjekt være en lur investering før endelig avtale inngås. Da blir alle prosesser kartlagt på en mer detaljert måte og fagkonsulent får mulighet til å komme med innspill til områder som kan optimaliseres.
Rydd i data på forhånd
Konsulentene i Proplan har et eget metodeverk og sjekklister for å sikre kvalitet og fremdrift i leveransene, men som i ethvert prosjekt er de avhengige av god dialog med kunden. En oppgave som ofte kan være mer krevende enn det kunden har forutsett er import av data fra «gammelt» til nytt system. Det hender ofte at det er en del rot i gammel data, eller at data skal hentes fra flere systemer med ulike ansvarlige. Det kan fort bli forsinkelser eller ekstra konsulenttimer hvis kunden overlater ryddejobben til oss fremfor å gjøre det selv. Det er kritisk at data som skal inn i systemet er korrekt ellers blir det «Shit in, shit out» uansett hvor bra det nye systemet er. Bytte av system er en god anledning til å rydde i sakene sine.
Ikke undervurder opplæring
Et annet felt som er spesielt viktig for at prosjektet oppleves som en suksess hos kunden er opplæring og brukerstøtte. Konsulentene opplever at kunder undervurderer hva som skal til. Spesielt når det gjelder opplæring av personene som faktisk skal bruke systemet. Å sette av en halv dag til en første opplæring kan være greit for å komme i gang, men det holder sjelden for å være helt selvgående. Man bør derfor ta en ny runde med mer avansert opplæring og avklaring av spørsmål i etterkant av igangkjøring. I tillegg vil en supportavtale gjøre at brukerne har noen de kan henvende seg til for raske svar.
