Til hovedmeny Til innhold

Essensielt med forprosjekt!

Bedrifters hverdag er i dag preget av store teknologiske fremskritt og en mer uforutsigbar konkurransesituasjon. Å ha IT systemer som fungerer optimalt og støtter opp om bedriftens prosesser er derfor viktig og kan bli en avgjørende konkurransefaktor. Seniorkonsulent Silje Jansen mener mange bedrifter tar for lett på forarbeidet som er nødvendig før man går i gang med ulike IT-prosjekter. «Uten et godt forprosjekt er det som å gå i gang med husbygging uten å ha tegningene på plass.»

Jansen har i en årrekke hjulpet ulike typer bedrifter med prosessforbedringer og IT-prosjekter. Hun ser de samme utfordringen mange steder; bedrifter går i gang med implementering/utbedring av systemer uten å tenke gjennom hvilke behov systemet må dekke, hvordan flyten i og mellom system og ansatte skal være, ei satt av nok tid og ressurser til planlegging og gjennomføring av prosjektet. «Det er ikke før en går litt i sømmene på arbeidsprosessene at viktige beslutningsområder på oppsett blir brakt på bordet», sier Jansen.

 

Det er vår jobb å stille de rette spørsmålene og finne ut av hvordan oppsett og endringer får konsekvenser for andre ledd i prosessen eller innen andre arbeidsområder.

Behovsavdekking

For leverandøren er det avgjørende å få avdekket bedriftens egentlige behov og hvordan de ulike prosessene henger sammen, for å få satt opp systemet til å gå «hånd i hanske» med arbeidsprosessene. Enhver operasjon må ses i sammenheng med den videre prosess. Å tenke gjennom disse tingene i forkant gjør ikke bare jobben lettere for leverandøren, men det fører også til en bevisstgjøring hos kunden og gir et godt grunnlag for å etablere varig endring.

Her er det viktig at bedriften har satt av tilstrekkelige med interne ressurser som kan formidle hva systemet skal løse og hvilke prosesser som skal ivaretas. «Man kan jo selvfølgelig ukritisk ta imot en kundeforespørsel og sette opp en løsning, men da er man ingen god leverandør. Det er vår jobb å stille de rette spørsmålene og finne ut av hvordan oppsett og endringer får konsekvenser for andre ledd i prosessen eller innen andre arbeidsområder. Det er mange måter et IT-system kan løse en oppgave på, og jo tettere vi er på kunden jo bedre kan vi rådgi.», sier Jansen. 

 

The devil is in the details. 

Dyrt å feile

Om man ikke har tenkt skikkelig gjennom hvordan ting henger sammen kan beslutninger bli tatt på feil grunnlag og små detaljer kan styre prosjektet i feil retning. «The devil is in the details» er et godt uttrykk i denne sammenhengen, sier Jansen. Alle detaljer utgjør til sammen det store bildet.  «Du bygger ikke et hus uten skikkelig tegninger; det betyr jo faktisk noe hvor døra står, og slik er det også med IT systemer. Om systemet ikke støtter opp om prosessen kan du lett ende opp med dobbelregistrering og arbeidsoppgaver som tar unødig lang tid. Dette gir grobunn for frustrasjon hos brukerne. I verste fall må man få på plass en rekke «work-arounds» eller gå i gang med større systemendringer senere. Det kan tenkes man sparer noen kortsiktige kroner på å investere færre timer (både på konsulent og interne ressurser) i planleggingsfasen, men på lang sikt er det dyrere å feile.

For mindre bedrifter med enkle krav vil ikke et forprosjekt være så omfattende.

Hva er et forprosjekt?

Så hva er et forprosjekt og hvor omfattende er det? Og når er det nødvendig? Et forprosjekt skal sørge for at man har en felles oppfattelse av:

  • kundens arbeidsprosesser
  • behov og arbeidsoppgaver systemet skal dekke
  • hvilke personer og arbeidsfelt i organisasjonen som vil bli berørt

I tillegg må et forprosjekt resultere i et realistisk estimat på tids- og kostnadsbruk i prosjektet.

Uavhengig av størrelse og kompleksitet på bedriften skal det alltid være en dokumentert felles forståelse av hva som skal leveres. For mindre bedrifter med enkle krav vil ikke et forprosjekt være så omfattende. For mer komplekse prosjekter må det investeres mer tid i forprosjektet gjennom kartlegging, workshops og oppsummering med ressurser fra alle prosesser.

Hva er egentlig det verste som kan skje med grundig planlegging? Jo, at man oppdager at leverandør og skissert løsning ikke vil møte kundens behov. Og det er da langt bedre å oppdage før en går videre med prosjektet.

 

Det er en enorm gevinst ved å investere tid til testing; både for å luke vekk feil, men ikke minst for også å lære seg systemet.

Testing og dokumentasjon

Det neste Jansen mener er viktig for et vellykket prosjekt, er testing. Det en ikke tenkte på eller forutså på «tegnebrettet» vil raskt kunne avdekkes i en testfase hvor en faktisk gjennomfører hver operasjon i systemet. Det gjelder å stressteste systemet for alle scenarier som kan – og helst ikke skal skje. Gjennom testing skal små og store feil korrigeres og rutiner settes. «Det er en enorm gevinst ved å investere tid til testing; både for å luke vekk feil, men ikke minst for også å lære seg systemet» sier Jansen.

Og til slutt er det essensielt med god opplæring og dokumentasjon for at prosjektet skal ros vel i havn og sikre varig endring. «Rollebaserte rutinebeskrivelser er stikkordet her.» forteller Jansen. «Sørg for at alle utfører oppgaver på samme og enkleste måte. Da vil opplæring, overlapping og øvrig bruk av systemet gli mye enklere.» Det er verdt å merke seg at en rollebasert rutinebeskrivelse/brukerdokumentasjon er et «levende dokument». Kommer nye og bedre metoder frem etter hvert som systemet brukes, må dette oppdateres og deles med alle brukerne.

Oppsummert

«Det er min helt klare oppfatning at de ekstra timer og kroner en bedrift bruker i planleggingsfasen spares inn på mindre support og systemjusteringer senere. I tillegg vil faktisk løsningen tilføre bedriften en verdi ved å se system og prosess under ett og med det jobbe medstrøms og effektivt.», avslutter Jansen med.