Etter en vellykket flytting til det skybaserte lønnssystemet Visma Payroll, stod innføring av et moderne HR-system på agendaen for reklamebyrået Schjærven. Valget falt nok en gang på et produkt i Proplan sin portefølje; Proplan HRM.
– I prosessen med Proplan var vi bevisste på vårt ansvar som arbeidsgiver og at GDPR- rutiner bør ligge i bunn av et HR-system for at det skal virke optimalt. Med Proplan HRM får vi automatisert tilgangsstyring, sletterutiner og kan gi de ansatte tilgang til deres arbeidsavtale, medarbeidersamtale og annen personlig informasjon hvor enn de er, sier daglig leder i Schjærven AS, Stein Bostad.
Fokus på GDPR
Schjærven er et familieeid reklamebyrå som ble startet i 1962, og de har i dag kjente norske merkevarer som Block Watne, Montér, XXL og POWER på kundelisten. Gjennom flere år har Schjærven hatt Proplan som viktig støttespiller når det kommer til valg og effektivt bruk av støttesystemer innen lønn og økonomi. Etter å ha flyttet de fleste av sine systemer fra serverbaserte løsninger til skyen, ønsket Schjærven en god løsning for lagring av ansattes informasjon og tilhørende dokumenter. For bedriften var det viktig å oppfylle de ansattes krav til korrekt håndtering av deres personalinformasjon i valget av HR-løsning.
– Vi var bevisste på at dagens løsning med ansattinformasjon, lagret i ulike systemer og dokumenter på en filserver, ikke tilfredsstiller dagens krav til personvern. Proplan viste oss en veldig god løsning som tilfredsstilte våre behov og offentlige krav, sier Bostad.
Sømløs integrering med Visma Payroll
For Schjærven var det også viktig at det nye HR-systemet eliminerte manuell administrering av data, og at det kunne integreres med Visma Payroll. De ulike funksjonene for lønns- og HR-relaterte oppgaver er godt fordelt mellom løsningene og sørger for automatisk synkronisering av data der det er nødvendig gjennom et godt utviklet og moderne API (programmeringsgrensesnitt).
– Ansattinformasjon sendes direkte fra HR-systemet og inn i lønnssystemet og er til enhver tid oppdatert. I tillegg har begge systemer funksjoner som flytter tradisjonelle HR-oppgaver ut til ledere og ansatte slik at data kommer direkte inn i lønnssystem uten repetisjonsarbeid. Eksempel på dette er føring av utlegg i Visma Expense appen eller oppdatering av bankkontonummer i Proplan HRM appen, sier administrerende direktør i Proplan AS, Odd Ingve Garpestad.
Effektiviserer HR-rutiner
Nå som Schjærven har fått på plass grunnmuren som bygger på GDPR og integrering med Visma Payroll, ser de frem til ta neste steg for å effektivisere HR-rutiner.
– Det første vi vil ta tak i er standardisering og fortløpende oppdatering av arbeidskontrakter og oppfølgingssamtaler gjennom dokumentmodulen i systemet. Videre vil vi sette opp varslinger til både ledere og ansatte som hjelper dem å huske aktiviteter som evaluering av prøvetid, oppdatere kompetanse og mer trivielle ting som å bake kake til bursdager, sier Bostad.
Mer effektiv onboarding av ansatte
Veien videre for Proplan HRM er prosesstøtte og digital signering av dokumenter, som vil bli tilgjengelig for alle kunder over nyttår. Proplan HRM vil støtte både pre-/on- og offboarding, samt løpende oppfølgning av ulike oppgaver som skal gjennomføres av personer eller roller i bedriften på gitte tidspunkt.
– På denne måten kan bedrifter som Schjærven sikre at alle ansatte eksempelvis får en god start i bedriften og at alle praktiske hensyn som for eksempel at arbeidskontrakt er signert, IT-utstyr er på plass og at den ansatte har lært seg timeregistreringen før han tar fatt på sitt første prosjekt. Arbeidskontrakten signeres selvfølgelig digitalt gjennom Proplan HRM, legger Garpestad til.
Brukervennlig
I tillegg til gode webapplikasjoner, som har et intuitivt og enkelt grensesnitt, har både Visma Payroll og Proplan HRM apper som kan lastes ned til både Apple og Android mobiltelefoner. Appene gjør det svært enkelt for brukere å føre timer, skrive reiseregning, oppdatere sertifikater eller finne andre ansatte i bedriften. Appene vil hele tiden utvikle seg i takt med kundenes og markedet behov.
– Vi gleder oss til fortsettelsen og liker spesielt godt at både Visma Payroll og Proplan HRM har en brukerorientert tilnærming. Det er sjeldent behov for særlig opplæring i systemene, og både yngre og eldre arbeidstakere hos oss finner raskt frem i applikasjonene, sier Stein Bostad.
Videre er systemene tilgjengelig fra hvilken som helst nettleser så lenge man autentiserer seg med bedriftens påloggingsløsning (Azure AD). Slik kan ansatte enkelt benytte løsningene fra hjemmekontor og andre steder enn kontoret.
Tids- og kostnadsbesparende
Proplan har vært og er involvert i flere større migreringsprosjekter fra jordbaserte lønn- personal systemer og over til moderne skybaserte løsninger.
– Proplans erfaring fra en rekke vellykkede større migreringsprosjekter de siste årene, gjør de til en meget god sparringspartner for våre felles kunder. Noe som er nødvendig i gjennomføring av slike migreringsprosjekter. Det er selvsagt også veldig gøy å se hvordan Proplan HRM kan tilføre ytterligere verdi til våre felles kunder, sammen med Visma.net Payroll. Vi ser en tydelig trend i markedet på at flere selskaper har blitt mer bevisste på å få på plass systemer som dekker hele ansattreisen i selskapet, sier HR direktør i Visma Software, Alicia Halaas.
