Alt du trenger å vite om digital personaladministrasjon
Samle personaldata, få oversikt og effektiviser HR-hverdagen. Vi viser deg hvordan digital personaladministrasjon gir bedre flyt for både HR og ledelse.
Manuelle HR-rutiner skaper kaos og koster mer enn du tror
HR-avdelinger og ledere over hele landet drukner i manuelle HR-rutiner: personalmapper på server, kontrakter i e-post, oppfølging i Word, og og ferieoversikter i Excel. Informasjon er spredt, ansvaret er uklart, og rutiner er ofte personavhengige.
Det er tungvint for HR og gir dårlig kontroll for ledelsen.
Men det finnes en bedre måte: en digital løsning som samler alt på ett sted, gir deg oversikt, automatiserer oppgaver og reduserer risiko.
Hva er digital personaladministrasjon?
Digital personaladministrasjon betyr å samle alle HR-relaterte oppgaver, dokumenter og prosesser i ett system – slik at du får struktur, oversikt og kontroll.
Det handler ikke bare om å "digitalisere papirarbeidet", men å skape en effektiv flyt gjennom hele ansattreisen:
- Registrere og oppdatere personalopplysninger
- Lagre og hente frem dokumentasjon (kontrakter, varsler, attester)
- Følge opp sykefravær, onboarding og andre hendelser
- Automatisere påminnelser og sletterutiner
- Gi ledere oversikt og ansatte selvbetjening i egen app
Les mer: Hva er personaladministrasjon og hvorfor er det viktig?
Hvorfor fungerer ikke manuell HR-håndtering lenger?
Mange virksomheter sitter fast i tidkrevende rutiner og systemer med dårlig brukervennlighet som ikke snakker sammen. Ifølge rapporten HR sine største frustrasjoner er dette vanlige utfordringer:
- Ustrukturert lagring og dobbeltarbeid
- Vanskelig å finne igjen dokumentasjon
- For mye manuell føring og oppfølging
- Utdatert informasjon og høy risiko for feil
- Lite datagrunnlag for ledelse
Med manuelle løsninger går tid og ressurser tapt – og det er kostbart.
Vi så at måten vi oppbevarte personaldokumenter på, og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg til at vi brukte altfor mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform, et grunnsystem, der alle kunne finne frem, og folk kunne sjekke informasjon selv.
Hva får HR ut av å digitalisere?
Når HR får verktøy som faktisk fungerer, kan de:
- Få struktur på hele ansattreisen
- Bruke tid på mennesker, ikke dokumenter
- Sikre etterlevelse av GDPR
- Automatisere repterende oppgaver
- Jobbe med videreutvikling av bedriften
Hos Gilje Tre erfarte de nettopp dette: Byttet ut safe og server med digital HR-løsning.
Les også: Hvordan få bedre oversikt over personaldata.
Hva får daglig leder ut av digitalisering?
For daglig leder handler digital personaladministrasjon om kontroll, innsikt og oversikt.
Et godt HRM-system gir:
- Full oversikt over ansatte og frister
- Mindre risiko for feil og brudd på regelverket
- Enklere delegasjon til linjeledere
- Bedre beslutningsgrunnlag og innsikt
- Tidsbesparelser i hele organisasjonen
Les mer: Norrøna – sparer tid og penger med digital personaladministrasjon.
Hva bør et HR-system kunne?
Et godt HRM-system bør ha:
- Digital personalmappe
- Varslinger for forfall, jubileum, kontraktsløp m.m.
- Dokumentarkiv og digital signering
- Automatisering av ansattprosesser som sykefravær, onboarding og offboarding m.m.
- Rollestyrt tilgang for HR, ledere og ansatte
- Integrasjon med lønnssystem
GDPR og sikkerhet må også være på plass.
Se også: 5 ting et godt HR-system bør kunne.
Hvordan kommer du i gang med digital personaladministrasjon?
Det trenger ikke være komplisert. Start med å:
- Kartlegge hvordan personaldata håndteres i dag
- Involvere både HR og ledelse tidlig
- Se etter et system som dekker deres behov og er brukervennlig
- Be om demo og se brukervennligheten selv
- Stille krav til sikkerhet og GDPR
Last ned: Sjekkliste – Finn tidstyvene i din bedrift.
Er du klar for å få bedre kontroll på HR?
Mange opplever personaladministrasjon som et nødvendig onde – fullt av mapper, e-poster og manuelle rutiner. Men det trenger ikke være sånn.
Proplan HRM hjelper deg å samle alt på ett sted, få bedre oversikt og gjøre hverdagen enklere for både HR og ledelsen. Det er enklere enn du tror å komme i gang – og gevinsten kommer raskt.
