HRM

Derfor går det galt: Implementering av nytt timesystem

Vår erfaring er din trygghet. Når du er bevisst på fallgruvene er det også enklere å unngå dem. Her er tre tips du bør lese før implementering av nytt timesystem.

Av
Turid T Veire
Sist endret
11. september 2019
Tegning av en mann som faller baklengs ned en luke, sett nedenfra

Tips nr. 1: Forankring

Sørg for at de faktiske brukerne av systemene blir inkludert i utvelgelsesprosessen. Dette er kritisk for en god implementering, og selv om ikke alle kan bli inkludert er det det viktig at noen blir det. Vi i Proplan erfarer at en timefører, en prosjektleder, en ressurs fra lønn/regnskap samt avdelingsleder eller tilsvarende, utgjør et godt team. Dette sikrer bred kompetanse på tvers av avdelinger, slik at alle variabler blir tatt høyde for.

En egen intern prosjektleder kan være effektiv for å koordinere de interne deltakerne.

Tips nr. 2: Overordnet målsetning

Hvilken utfordring skal timesystemet løse? Vår erfaring er at kunder med en tydelig kravspesifikasjon benytter færre konsulenttimer, og får en raskere gjennomføring. Når du vet hva du vil ha, er det enkelt å sette opp løsningen.

Vi har egne sjekklister som kan hjelpe deg med å planlegge og bestemme hva løsningen skal dekke.
Dette kan være spørsmål som:

  • Skal du overføre kostnader til regnskapssystemet ditt?
  • Skal det brukes regneregler i timeløsningen? Er disse i i så fall ferdig definert?
  • Er det ønskelig med dokumenteringskrav for innleide ansatte? Om så må dette inn i krav spesifikasjonen til timesystemet

Tips nr. 3: Kartlegging

Før du går i gang med implementeringen av nytt timesystem vil vi kartlegge din bedrifts behov og starte noen tankeprosesser hos deg. Dette slik at vi er mest mulig samkjørte og opplyste når vi går i gang med prosessen. Under finner du spørsmål du kan se gjennom og stille deg selv før et kartleggingsmøte med konsulent hvor vi vil gå mer i dybden med eventuelle spørsmål du måtte ha i forkant av en prosess.

Fem tips før vi går i gang

  1. Viktig å ha dedikerte ressurser internt
  2. Tydelig kravspesifikasjon
  3. Et genuint ønske om å komme i gang
  4. Intern endringsvilje
  5. Ha en primus motor i spissen for endringene

Nøkkelpersoner

  • Lønnsansvarlig
  • Regnskap
  • Prosjektledere
  • Controllere

Utover dette er det veldig viktig at de involverte får eierskap til prosessen og at man har minimum én person som deltar i prosessen fra A til Å.

Integrasjoner

De magiske integrasjonene er avgjørende for en effektiv arbeidshverdag, og før du går i gang med nytt timeføringssystem bør du spørre deg selv: Er det behov for å lese timetransaksjoner fra tredjepartssystemer som prosjektverktøy, stemplingsur o.l.? Er det behov for eksport av timer og fravær til lønnssystem? Er det behov for integrasjon mot eventuelle andre system? Er det behov for eksport av timer til ordre?

Er det behov for eksport av timer og fravær til lønnssystem? Er det behov for integrasjon mot eventuelle andre system?

Er det behov for å lese prosjekter, kostkoder, avdelinger, ordre, produkt, etc. fra økonomisystemet i sanntid? Er det behov for å lese ansatte, avdelinger, prosjekt, lønnsarter, fraværskoder, etc. fra lønnssystemet?

Sjekkliste for implementering av nytt timesystem

IT system og drift

Hvem er nåværende forhandler for lønns- og økonomisystem? Hvilke andre virksomhetskritiske system har bedriften, og hvem er eventuelt forhandler av disse?

Volum

Hvor mange ansatte skal føre timer? Hvor mange av disse skal stemple? Hva er deres ansettelsestype og lønnsart?

Dagens timeføringsprosess

Hva slags system brukes i dag for timeføring? Fører alle de ansatte timer? Hva føres timene mot? Hvem godkjenner timer i bedriften?

Lønn

Har selskapet dedikert lønnsavdeling? Hvor mange jobber med lønn i selskapet? Er lønnstjenestene outsourcet? Hvor mye tid går med på lønnsbehandling per i dag?

Regnskap og økonomi

Overføres lønnsbelastninger automatisk til lønnssystemet? Håndterer dagens løsning prosjekt- og avdelingsbelastninger for ressurser som jobber på tvers av prosjekt og avdelinger?

Fakturering

Hvordan og hvor ofte faktureres timer i bedriften? Hender det at timer forsvinner?

Prosesser

Hvilke rutiner eksisterer per i dag for håndtering av arbeidstid og fravær (inkl. ferie, overtid, velferdspermisjon, etc)? Har bedriften et system for håndtering av reiseregninger? Bruker bedriften i dag rapporter hvor timer inngår i beregningen?

Prosjekt, kalkyle og prosjektstyring

Bruker bedriften i dag et prosjektstyringsverktøy? Har bedriften et eksternt kalkylesystem?

Produksjonsstyring

Er det ønskelig å fange opp timer ført på ulike deler av produksjonen? Vil man i så fall gjøre dette via stempling eller timeføring?

Helt til slutt: Husk å ikke gå for hardt ut

Vi erfarer at noen kunder endrer målsetningen og øker ambisjonsnivået når timeprosjektet starter opp og en begynner detaljplanleggingen.  Dette kan fort gjøre at prosjektet kommer galt av sted i forhold til tid og kostnader.

Bilde av 2 føtter med joggesko og 2 hender i bakken der en er klar på startstreken til å gå i gang med et løp
Det samme gjelder for timeføring som for en tretusenmeter. Gå ut med et tempo du kan holde løpet ut, og ikke begynn på neste løp før det første er ferdig. Det lønner seg i lengden.