Hva sier lovverket om personaldokumentasjon?
Personaldata er underlagt strenge krav til lagring, tilgang og sletting. Likevel lagrer mange virksomheter slike opplysninger i e-post, på servere og i permer og arkivskap – uten oversikt og kontroll. Her får du en praktisk oversikt over hva lovverket sier, og hvordan du følger kravene.
Hvilke lover gjelder for personaldokumentasjon?
Det er særlig tre regelverk du må kjenne til:
- Personopplysningsloven (GDPR): Regulerer innsamling, lagring, bruk og sletting av personopplysninger.
- Arbeidsmiljøloven: Stillingsbeskrivelser, arbeidsavtaler, sykefraværsoppfølging og varsling.
- Bokføringsloven og sektorlover: Krav til oppbevaring og dokumentasjon i bestemte tidsperioder.
Disse stiller krav til:
- Hva du lagrer
- Hvor lenge det lagres
- Hvem som har tilgang
- Hvordan sletting og oppdatering skjer
Hva kreves av arbeidsgiver?
Som arbeidsgiver må du:
- Ha tydelig formål med datainnsamling
- Informere ansatte om hvilke data som samles inn og hvorfor
- Sørge for sikker lagring og tilgangsstyring
- Slette data som ikke lenger er nødvendige
- Dokumentere behandlingen i en protokoll
- Ha databehandleravtaler med systemleverandører
Persondata kan være alt fra navn og adresse til sykemeldinger og advarsler – og må behandles med høy grad av ansvarlighet.
Vanlige feil ved manuell håndtering
- CV-er og jobbsøknader lagres i e-post – uten sletting
- Sykemeldinger og notater i ulåste mapper
- Ingen klar tilgangsstyring
- Manglende rutiner for sletting og arkivering
"Før vi fikk Proplan HRM, var dokumentasjonen lagret ulike steder – arkivskap, Excel, på filserver og i mapper hos ledere. Det fantes ingen helhetlig struktur, og GDPR ble rett og slett ikke godt nok ivaretatt."
Hvordan hjelper et HR-system deg å følge lovverket?
Et HR-system:
- Samler dokumenter i sikre, digitale personalmapper
- Gir automatisk tilgangsstyring og logging
- Varsler om utløp og behov for oppfølging
- Tilrettelegger for sletting i tråd med GDPR
- Dokumenterer behandlingsgrunnlag og samtykkehistorikk
- Gir ansatte enkel tilgang til egen personalmappe
Flere av våre kunder har gått fra manuell håndtering til full kontroll – og fått bedre struktur og trygghet som bonus. Les hvordan Gilje og Schjærven digitaliserte sine HR-prosesser.
Se også: Hvordan få bedre oversikt over personaldata.
Er løsningen i din bedrift i tråd med lovverket?
Start med å:
- Kartlegge hvilke personalopplysninger dere lagrer – og hvor
- Gjennomgå rutiner for tilgang, sletting og deling
- Vurdere om dagens løsning oppfyller kravene
Fyll ut skjema under, så hjelper vi deg og viser hvordan systemet kan støtte opp om gode rutiner og sikker lagring.
