Hvordan få bedre oversikt over personaldata
Personaldata ligger ofte spredt i e-post, Excel, permer og mapper på server. Det gjør det vanskelig å få oversikt – og enda vanskeligere å sikre etterlevelse av lover og rutiner. Her viser vi deg hvordan du rydder opp.
Hva mener vi med "personaldata"?
Personaldata er all informasjon som handler om ansatte i virksomheten:
- Personalia (navn, kontaktinfo, kontonummer, pårørende)
- Ansettelsesforhold (kontrakter, stilling, startdato, lønnsnivå)
- Fravær og ferie (egenmeldinger, sykemeldinger, permisjon)
- Kompetanse (kurs, sertifikater, opplæring, krav)
- Dialog og oppfølging (samtaler, advarsler, tilrettelegging)
Alt dette regnes som personopplysninger – og må behandles trygt, strukturert og i tråd med GDPR.
Utfordringer med manuell lagring
Hvis du bruker permer, servermapper og e-post som arkiv, møter du ofte disse problemene:
- Det er vanskelig å vite hvor siste versjon ligger
- Du bruker unødig tid på å lete eller dobbeltføre
- Det er uklart hvem som har tilgang til hva
- Sletting og logging mangler
- Informasjon er ofte utdatert
I tillegg øker risikoen for avvik og brudd på regelverk.
"Vi så at måten vi oppbevarte personaldokumenter på, og kravene i lovverket ikke stemte overens."
Hvordan hjelper et HR-system?
Et digitalt HR-system samler personaldata på ett sted. Det gir:
- Ett felles, sikkert arkiv med tilgangsstyring
- Mulighet for søk og varslinger (utløp, mangler, oppfølging)
- Selvbetjening for ledere og ansatte
- Automatisering av GDPR-rutiner (sletting, logging, samtykke)
Resultatet er:
- Mindre risiko
- Mer kontroll
- Mindre stress
- Bedre kvalitet og høyere tillit internt
GDPR-utfordring løst med Proplan HRM
Hvordan kommer du i gang?
- Kartlegg hva slags personaldata dere har og hvor det er lagret
- Identifiser flaskehalser og tidstyver
- Involver HR, ledere og IT i kartleggingen
- Se etter et HR-system som er brukervennlig og støtter GDPR
Les også: Hva sier lovverket om personaldokumentasjon?og Alt du trenger å vite om digital personaladministrasjon.
Er du klar for å få kontroll på personaldata?
Proplan HRM hjelper deg å samle alt på ett sted – trygt, effektivt og oversiktlig.
Fyll ut skjema under for en uforpliktende prat, eller last ned vår sjekkliste: Finn tidstyvene i din bedrift.
