Hvorfor Outlook og Excel ikke fungerer som CRM-system
Mange virksomheter håndterer kundedialog og salgsoppfølging i Outlook, Teams og Excel. Det kan fungere en stund – men når virksomheten vokser eller ansatte slutter, blir det vanskelig å få oversikt over kunder, pipeline og salgsarbeid.
Når informasjon om kunder, aktiviteter og salgsmuligheter ligger spredt i e-post, møter og regneark, blir det krevende å samarbeide, følge opp kunder og lage gode prognoser. Derfor velger stadig flere virksomheter å samle kundedata og salgsprosesser i et CRM-system som gir bedre struktur, oversikt og beslutningsgrunnlag.
Mange virksomheter bruker Outlook og Excel som CRM
I mange virksomheter skjer kundedialog i Outlook, møter planlegges i Teams, og oversikten over kunder eller salgsmuligheter ligger i Excel. Disse verktøyene er nyttige i hverdagen, men de er ikke laget for å håndtere kundedata, salgsprosesser og pipeline på en strukturert måte.
Denne måten å jobbe på oppstår ofte naturlig. Når virksomheten er liten, kan det fungere fint å holde oversikt over kunder og salgsaktiviteter i e-post og regneark.
Men etter hvert som virksomheten vokser, øker også kompleksiteten:
- flere kunder
- flere salgsprosesser
- flere personer involvert i kundedialog
- større behov for oversikt og samarbeid
Da blir det vanskelig å holde kontroll når viktig informasjon ligger spredt i ulike verktøy.
Informasjon om kunder blir fragmentert
Når kundedata og dialog ligger i Outlook eller i individuelle Excel-ark, blir informasjonen ofte knyttet til enkeltpersoner i stedet for virksomheten.
Det kan føre til flere utfordringer:
- viktig kundehistorikk ligger i private e-posttråder
- kolleger mangler oversikt over tidligere dialog
- informasjon må etterspørres manuelt
- kun én person har full oversikt over kunden
Hvis en medarbeider slutter eller bytter rolle, kan viktig kunnskap om kunder og avtaler bli vanskelig å finne igjen.
Et CRM-system samler kundehistorikk, dialog og aktiviteter på ett sted slik at hele virksomheten jobber med samme informasjon.
Hva er CRM? Kort forklart
Vanskelig å få oversikt over pipeline
Excel brukes ofte til å holde oversikt over salgsmuligheter og forventet omsetning. Problemet er at slike regneark må oppdateres manuelt.
Når flere personer jobber med salg, kan det bli vanskelig å vite:
- hvilke muligheter som faktisk er aktive
- hvor langt de har kommet i salgsprosessen
- hvilke aktiviteter som gjenstår
- hvor realistiske mulighetene er
Et CRM-system gir en oppdatert pipeline i sanntid. Det gjør det enklere å følge utviklingen i salgsarbeidet og gir bedre oversikt over hva som kan bli fremtidig omsetning.
Derfor velger mange virksomheter å samle kundedata og salgsprosesser i et CRM-system som SuperOffice CRM.
Prognoser blir usikre
For ledelsen er prognoser et viktig styringsverktøy. Men når salgsinformasjon ligger i e-post eller i ulike Excel-ark, blir prognoser ofte basert på ufullstendig informasjon.
Uten en samlet oversikt over pipeline og salgsaktiviteter kan det være vanskelig å vurdere hvor realistiske salgsmulighetene faktisk er.
Et CRM-system gir en strukturert oversikt over salgsprosessen og gjør det enklere å koble aktiviteter og salgsmuligheter til forventet omsetning.
Hvordan ERP og CRM sammen kan gjøre en CFO lykkelig
Samarbeid rundt kunder blir vanskeligere
Når kundedata ligger i Outlook og Excel, kan samarbeid på tvers av avdelinger bli mer krevende. Salg, service, marked og ledelse kan ha ulik informasjon om kunden.
Det kan føre til:
- dobbeltarbeid
- manglende oppfølging
- dårligere kundeopplevelse
Med et CRM-system jobber alle i samme løsning og har tilgang til oppdatert informasjon om kunder, aktiviteter og avtaler.
Det gjør det enklere å samarbeide om både nye og eksisterende kunder.
CRM gir bedre struktur og oversikt
Et CRM-system er utviklet nettopp for å samle og strukturere informasjon om kunder og salg.
Det gir blant annet oversikt over:
- kunder og prospekter
- kundehistorikk og dialog
- salgsaktiviteter
- pipeline og salgsmuligheter
- forventet omsetning
Når denne informasjonen er samlet i ett system, blir det enklere å følge opp kunder, samarbeide internt og ta bedre beslutninger.
Vil du se hvordan CRM fungerer i praksis?
Se opptaket av webinaret SuperOffice CRM – hemmeligheten bak suksess og vekst.
Når virksomheten vokser, trenger man mer enn Excel
Outlook, Teams og Excel er nyttige verktøy i mange sammenhenger. Men de er ikke laget for å håndtere hele prosessen rundt kunder og salg.
Når virksomheter vokser og salgsarbeidet blir mer komplekst, trenger man ofte et system som gir struktur, oversikt og bedre samarbeid.
Et CRM-system gjør det mulig å samle kundedata, salgsaktiviteter og pipeline i én løsning – og gir et bedre grunnlag for både oppfølging, prognoser og videre vekst.
