Lagertelling: Dette må du huske

Vi har derfor satt sammen en generell huskeliste som du bør lese før du går i gang med lagertellingen.

Uavhengig av system er det noen hovedlinjer som gjelder for lagertelling. De kan deles i to faser: forberedelse og telling.

1. Forberedelse

Avhengig av hvor mye arbeid som er lagt ned i vedlikehold av varedatabasen gjennom året kan det være mye å gjennomgå i forberedelsene.

Det er derfor viktig å sette av nok tid, og starte på dette i god tid før tellingen skal gjennomføres.

• Ta varemottak på alt som er fysisk ankommet
• Ferdigmeld alt som er solgt og fysisk tatt bort fra lageret
• Kontroller at det ikke er beholdning på erstattede produktnummer
• Kontroller at det ikke er beholdning på utgåtte produkter
• Kontroller at alle produkter som skal telles har FIFO-pris
• Kontroller at korreksjonsordre er oppdatert
• Kontroller at alt internt forbruk er registrert og oppdatert
• Kontroller at det ikke er varer med negativ beholdning
• Kontroller at det ikke ligger varer til telling fra før

Før man går i gang med telling er det en god rutine å skrive ut lagerverdien til fil og ta vare på den. Denne brukes for å kunne sammenligne lageret før og etter telling.

2. Telling

Selve tellingen kan foregå på mange ulike måter, men i all hovedsak bør enhver telling følge de samme hovedpunktene:

Regenerere lagersaldoer

Avhengig av størrelsen på produktdatabasen kan dette ta lang tid, og bør settes i gang kvelden før telling.

Overføre til telling

Overføre alle produkter som skal telles til telling, slik at de blir låst og det ikke kan gjennomføres salg eller innkjøp.

Fordele telleområder

Dette kan gjøres på ulike måter, for eksempel skrive ut tellelister på papir, liste med ansvarsområder, tellegrupper, fysisk inndeling av lageret osv. Det viktige er at alle er klar over hvor de skal, og ikke skal, telle slik at man unngår at varer blir telt flere ganger av ulike personer.

Registrere resultat

Dette gjøres også ulikt avhengig av tellemåte og utstyr. Uansett må resultatene registreres i systemet, og det viktige er å passe på at ingenting blir overskrevet, for eksempel om en vare er telt på flere lokasjoner.

Kontrolltelling

Etter at alt er telt og registrert starter kontrolltelling. Under kontrolltelling ser man først på alt som er lagt til telling, men som ikke har blitt telt. Varer som er lagt til telling, men ikke telt må tas en gjennomgang på for å finne ut hvorfor de ikke har blitt telt. Det kan være utgåtte varer, feil i strekkode, erstattet produktnummer, utsolgt eller feil plassering i hylla osv.

Korrigering

Korrigerer beholdningene til det telte antallet.