Slik bygger du et effektivt onboardingprogram – steg for steg

Et godt onboardingprogram gjør nye ansatte trygge, produktive og motiverte. Likevel er det mange virksomheter som starter onboarding først etter at den nyansatte har møtt opp – og da er det ofte for sent å skape et godt førsteinntrykk. I denne guiden viser vi hvordan du som HR eller leder kan bygge et effektivt og strukturert onboardingprogram – fra signert kontrakt til første 90 dager.

Før oppstart: Slik lykkes du med preboarding

Onboardingen starter før første arbeidsdag. Allerede når kontrakten er signert, bør det settes i gang forberedelser:

• Send velkomstmail og nyttig info
• Bestill PC og gi systemtilganger
• Informér teamet om nyansettelsen
• Tildel en fadder eller kontaktperson
• Lag agenda for første dag og uke

Tips: Bruk HR-systemet til å sette opp automatiserte sjekklister og varslinger. Da slipper du å følge opp manuelt – og kan være trygg på at ingenting blir glemt.

Første dag: Lag et trygt og profesjonelt førsteinntrykk

Første dag bør være varm, strukturert og forutsigbar.

• Møt den nyansatte personlig
• Gi omvisning og introduksjon til kollegaer
• Ha en plan for hva som skal skje når
• Start med en enkel introduksjon til systemer og rutiner
• Legg inn pauser og rom for å stille spørsmål

Førsteinntrykket varer lenge. Dette er tidspunktet for å vise både profesjonalitet og omtanke.

Første uke: Kombiner opplæring med relasjonsbygging

Etter første dag bør det være tydelig hva den nyansatte skal lære og gjøre:

• Lag en ukeplan for opplæring og oppgaver
• Gi tilgang til nødvendige dokumenter og ressurser
• Følg opp med korte daglige innsjekker
• Sørg for sosiale aktiviteter (felles lunsj, møte teamet, faddertid)

Målet: Redusere usikkerhet og bygge mestringsfølelse.

Første måned: Følg opp, gi tilbakemelding og juster

Når den nyansatte har vært i jobb noen uker:

• Sett mål og forventninger for rollen
• Ha samtaler med leder og fadder
• Følg opp hvordan det går faglig og sosialt
• Be om tilbakemelding på onboardingen

Tips: Et HR-system som Proplan HRM kan hjelpe deg å strukturere oppfølgingen. Det gjør det lettere å sikre kvalitet og kontinuitet i onboardingen – også etter at den første entusiasmen har lagt seg.

Første 90 dager: Evaluer og sikre veien videre

Et godt onboardingprogram avsluttes med en tydelig overgang til videre utvikling.

• Evaluer onboardingløpet sammen med den ansatte
• Gå gjennom oppnådde mål og sett nye
• Vurder videre utvikling og kompetanseplan
• Oppdater onboardingprogrammets maler basert på erfaring

Dette sikrer kontinuerlig forbedring – og gir nyansatte følelsen av å bli satset på.

Hva gjør et HR-system som Proplan HRM?

Et godt HR-system forenkler hele onboardingløpet:

• Automatiserte sjekklister og påminnelser
• Digital signering og dokumentflyt
• Tydelige ansvarsroller
• Strukturert oppfølging gjennom hele perioden
• Full oversikt – uansett hvor mange ansatte du onboarder

Les også: Slik fikk vi kontroll på onboarding av nyansatte med Proplan HRM

Klar for å forenkle onboardingen?

Med Proplan HRM slipper du å finne opp hjulet hver gang dere ansetter. Book en demo, så viser vi deg hvordan du får digitalisert onboardingløpet og frigjort tid til den varme velkomsten.