Alt om reiseregninger. Dette må du vite!

By 13/08/2019 november 8th, 2019 Blogg
3 minutter
Hvordan få dekket reiseutgifter?

Reglene for dekning av reiseutgifter er kompliserte. Kravene skattemyndighetene setter til dokumentasjon og legitimasjon, er ikke alltid like enkle å etterleve. Samtidig er konsekvensene av å gjøre feil store, med både beregning av arbeidsgiveravgift og straffeskatt som et mulig resultat.

Dekkede oppholds- eller reiseutgifter

Disse utgiftene kan dekkes på tre forskjellige måter. Disse variantene gir ulike utfordringer med hensyn til legitimering og dokumentasjon. I avsnittene under får du en innsikt i hvilke krav som gjelder for de to første alternativene.

1. Etter satser

Det vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg.

2. Refusjon

Det vil si at arbeidsgiver refunderer de faktiske utgiftene (med kvittering).

3. Direktebetaling

Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte.

1. Å dekke reiseutgifter etter satser: utgiftsgodtgjørelser

Å dekke reiseutgifter etter satser vil si at arbeidsgiver gir en diettgodtgjørelse etter bestemte satser, og ikke etter faktiske utlegg. Diettgodtgjørelser er normalt fastsatt enten i statlige særavtaler, tariffavtaler eller individuelle avtaler mellom bedriften og de ansatte. De fleste bedrifter velger å bruke satsene i statlige særavtaler.

Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en korrekt reiseregning.

Hva må være med på reiseregningen?

Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves, men det er noen generelle opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser. Kravene er:

  • navn og adresse på den ansatte
  • dato for både avreise og hjemkomst for hver reise
  • formålet med reisen
  • hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
  • underskrift

I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med på reiseregningen avhengig av hvilken type utgift det kreves godtgjørelse for, for eksempel om det er diettgodtgjørelse for reiser med overnatting, uten overnatting, bilgodtgjørelse eller ulegitimert nattillegg.

2. Refusjon av faktiske reiseutgifter – reise på regning

Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget (kvittering) til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Arbeidstaker får da refundert de faktiske utleggene sine, og ikke etter bestemte satser.

Du kan levere kvitteringen enten som papirkvittering eller elektronisk kvittering. Du kan også skanne kvitteringen og sende den på epost til arbeidsgiver. Kvitteringer som er fotografert med f.eks. mobiltelefon, godkjennes også som elektronisk kvittering.

Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av kvitteringen. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter, skal følgende opplysninger angis:

  • navn på arbeidstaker (gjelder utgiftene andre, skal deres navn også angis)
  • formål
  • hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på

Refusjon av reiseutgifter hvor det ikke foreligger bilag

Ved refusjon av utgifter til reise med offentlig kommunikasjon og nødvendige småutgifter, er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Utgiftene må imidlertid spesifiseres enkeltvis på reiseregningen. Eksempler på småutgifter kan være

  • bompassering
  • parkometer
  • tunnelavgift

Synes du også at dette høres litt komplisert ut? Med Visma.net Expense får du reiseregninger gjort enkelt. Alle satser, krav, lover og regler ligger inne i systemet. Alt du trenger å gjøre er å registrere et minimum av informasjon, så fikser systemet resten for deg.

Spar tid og penger med Visma.net Expense!

Bli best på reiseregninger