Abonnementsvilkår Proplan Tiltak NXT

Innhold:

Abonnementsvilkår Proplan Tiltak NXT

Vedlegg A - Personvern og underdatabehandling

Vedlegg B - Support, drift og servicenivå

Vedlegg C - Sikkerhet, datalagring og underleverandører

Abonnementsvilkår Proplan Tiltak NXT

Disse vilkårene regulerer abonnementet på og bruken av Proplan Tiltak NXT (Tjenesten). Vilkårene gjelder mellom Proplan Utvikling AS (Proplan) og den virksomheten som er angitt i bestillingen eller som tar Tjenesten i bruk (Kunderolle).

To varianter for avtaleinngåelse – velg én:

Variant A – Signert avtale:

Avtalen trer i kraft når den er signert av begge parter (elektronisk eller fysisk). Bruk signaturfeltet i punkt 26.

Variant B – Bruksbasert aksept (online-vilkår):

Disse vilkårene er tilgjengelige på [www.proplan.no/avtaler]. Avtalen trer i kraft når Kunden bestiller, aktiverer eller tar Tjenesten i bruk. Fortsatt bruk etter at Proplan varsler oppdaterte vilkår anses som aksept av de nye vilkårene, forutsatt at Kunden er gitt rimelig varsel.

Proplan anbefaler Variant A for kontrakter med offentlige oppdragsgivere eller der databehandleravtale kreves signert separat.

Den som bestiller eller aktiverer Tjenesten på vegne av Kunden bekrefter å ha nødvendig fullmakt til å binde Kunden.

1. Definisjoner

2. Avtalens dokumenter og rangordning

Avtalen består av:

•      Disse abonnementsvilkårene (Hovedvilkår)

•      Bestilling/ordrebekreftelse – antall brukere, pris, moduler og eventuell bindingstid

•      Vedlegg A – Personvern og underdatabehandling

•      Vedlegg B – Support, drift og servicenivå

•      Vedlegg C – Sikkerhet, datalagring og underleverandører

•      Eventuelle skriftlige tillegg avtalt mellom partene

Ved motstrid gjelder dokumentene i rekkefølgen over. Ufravikelig lov og overordnet databehandleravtale går foran i nødvendig utstrekning.

Kundens egne innkjøpsvilkår gjelder ikke med mindre Proplan uttrykkelig har akseptert dem skriftlig.

3. Abonnement, bruksrett og begrensninger

Proplan gir Kunden en begrenset, ikke-eksklusiv, ikke-overførbar og tilbakekallelig rett til å bruke Tjenesten i avtaleperioden mot betaling av avtalte vederlag.

Kunden kan ikke:

•      kopiere, dekompilere eller forsøke å utlede kildekode eller underliggende arkitektur

•      videreselge, sublisensiere eller gjøre Tjenesten tilgjengelig for tredjepart

•      bruke Tjenesten ulovlig eller i strid med NAV-krav, oppdragsavtaler eller tredjeparts rettigheter

•      overføre skadelig kode eller innhold som kan skade Tjenesten eller andre kunder

•      omgå tekniske, sikkerhetsmessige eller kommersielle begrensninger i Tjenesten

Brukerkontoer er personlige. Deling av passord eller omgåelse av lisensmodellen er ikke tillatt.

Kunden er ansvarlig for alle handlinger utført gjennom Kundens brukerkontoer, inkludert handlinger utført av ansatte, innleide og underleverandører som Kunden har gitt tilgang.

4. Leveransen

Proplan gjør Tjenesten tilgjengelig som en skybasert programvaretjeneste via internett. Leveransen inkluderer drift, vedlikehold, feilretting, sikkerhetsoppdateringer og support i henhold til Vedlegg B.

Implementering, integrering, opplæring og utvidet rådgivning inngår bare dersom dette er uttrykkelig avtalt.

Proplan kan benytte underleverandører og er ansvarlig for disse som for egne forhold, med de begrensninger som følger av Avtalen.

Tjenesten leveres som standard programvare. Kunden får ikke krav på særskilt funksjonalitet eller videreutvikling med mindre dette er skriftlig avtalt.

5. Endringer, videreutvikling og avvikling

Proplan kan løpende forbedre, endre eller fjerne funksjonalitet – særlig av hensyn til sikkerhet, lovkrav, teknisk utvikling eller driftsstabilitet.

Dersom en endring permanent fjerner vesentlig funksjonalitet Kunden med rimelighet forventet, skal Proplan varsle med rimelig frist. Kunden kan da si opp berørt abonnement og få refundert forskuddsbetalt avgift for perioden etter opphør.

Hele Tjenesten kan avvikles med minst seks måneders skriftlig varsel. Kortere varsel kan gis ved lovkrav, sikkerhets- eller force majeure-hendelser.

Oppdaterte standardvilkår publiseres på Proplans nettside. Vesentlige endringer varsles Kunden. Fortsatt bruk etter ikrafttredelsesdato anses som aksept, med mindre Kunden sier opp abonnementet innen fristen.

6. Pris, fakturering og betaling

Abonnementsavgiften fremgår av bestilling eller gjeldende prisliste. Med mindre annet er avtalt, beregnes avgiften per bruker og måned. I tillegg kommer forbruksbaserte transaksjonskostnader i henhold til avtalte priser (SMS).

Fakturering skjer kvartalsvis forskuddsvis. Faktura forfaller 14 dager etter fakturadato.

Alle priser er eksklusive merverdiavgift.

Prisene kan justeres én gang per år med virkning fra 1. januar, minst tilsvarende endring i konsumprisindeksen. Proplan kan i tillegg justere priser ved vesentlige endringer i offentlige avgifter, regelkrav eller tredjepartskostnader.

Ved forsinket betaling kan Proplan kreve forsinkelsesrente og purregebyr etter gjeldende regler. Ved vesentlig betalingsmislighold kan Proplan suspendere tilgang etter skriftlig varsel.

7. Avtaleperiode, fornyelse og oppsigelse

Avtalen løper i 12 måneder fra oppstart, med mindre annen bindingstid er avtalt.

Etter første periode fornyes abonnementet automatisk for tre måneder om gangen, med mindre det sies opp skriftlig senest én måned før neste fakturaperiode.

Forskuddsbetalte avgifter refunderes ikke ved ordinær oppsigelse.

Ved opphør skal Kunden umiddelbart avslutte bruk av Tjenesten, med unntak av eventuell eksporttilgang Proplan skriftlig godkjenner.

8. Kundens ansvar

Kunden har ansvar for:

•      egne brukere, enheter, nettverk, nettlesere og tilgangsstyring

•      at nødvendige rettigheter, hjemler, samtykker og databehandleravtaler foreligger før data registreres i Tjenesten

•      rutiner for tildeling, endring og avslutning av brukertilgang

•      å varsle Proplan uten ugrunnet opphold ved mistanke om misbruk, uautorisert tilgang eller sikkerhetsbrudd

•      å kontrollere resultatet av rapporter, beregninger og automatiserte prosesser før de brukes som beslutningsgrunnlag

9. Support, vedlikehold og tilgjengelighet

Support leveres i henhold til Vedlegg B og gjelder feil i Tjenesten og avklaringer om standard funksjonalitet.

Support omfatter ikke opplæring, prosessrådgivning, feilsøking i Kundens miljø, feil forårsaket av tredjepart, integrasjonsutvikling eller andre konsulenttjenester, med mindre særskilt avtalt.

Proplan kan gjennomføre planlagt vedlikehold og skal så langt mulig legge dette utenfor normal arbeidstid med forhåndsvarsel. Tjenesten kan være utilgjengelig ved vedlikehold, sikkerhetstiltak, feil hos tredjepart eller force majeure.

10. Drift, sikkerhet og datalagring

Tjenesten driftes i Microsoft Azure. Kundedata lagres innenfor EU/EØS.

Proplan opprettholder tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak tilpasset risikoen, inkludert tilgangsstyring, logging, kryptering, backup og rutiner for hendelseshåndtering.

Kunden er ansvarlig for sikker bruk på egen side: passordrutiner, multifaktorautentisering der tilgjengelig, brukeradministrasjon, lokale enheter og opplæring.

11. Kundedata og bruk av opplysninger

Kunden beholder alle rettigheter til Kundedata. Proplan behandler Kundedata bare i den grad det er nødvendig for å levere, sikre, supportere og videreutvikle Tjenesten.

Proplan kan bruke aggregerte og anonymiserte bruksdata til drift, produktforbedring og statistikk, forutsatt at enkeltpersoner eller Kunden ikke kan identifiseres.

Proplan bruker ikke Kundens produksjonsdata til markedsføring overfor registrerte, trening av generelle AI-modeller eller formål utenfor leveransen – uten særskilt skriftlig grunnlag.

12. Personvern og underdatabehandling

Kunden opptrer normalt som databehandler for NAV eller annen behandlingsansvarlig. Proplan opptrer normalt som underdatabehandler for Kunden.

Behandling av personopplysninger reguleres av Vedlegg A, som utgjør den lovpålagte underdatabehandleravtalen.

Kunden er ansvarlig for at Proplans behandling er omfattet av lovlig instruks fra behandlingsansvarlig, inkludert nødvendig tiltredelseserklæring til overordnet databehandleravtale.

Dersom NAV eller annen behandlingsansvarlig stiller krav som påvirker Proplans leveranse, skal Kunden informere Proplan uten ugrunnet opphold. Proplan kan kreve rimelig vederlag for å oppfylle nye krav utover standardleveransen.

13. Immaterielle rettigheter

Alle rettigheter til Tjenesten tilhører Proplan eller Proplans lisensgivere. Ingen rettigheter overføres til Kunden utover bruksretten som følger av Avtalen.

Kundens forslag, ideer og tilbakemeldinger kan brukes fritt av Proplan til produktforbedring uten særskilt vederlag, forutsatt at Kundens konfidensielle informasjon ikke røpes.

Dersom tredjepart hevder at Tjenesten krenker tredjeparts rettigheter, kan Proplan endre Tjenesten, skaffe bruksrett, erstatte funksjonalitet eller avslutte berørt del mot forholdsmessig refusjon.

14. Konfidensialitet

Partene har taushetsplikt om hverandres konfidensielle informasjon og kan bare bruke slik informasjon til å oppfylle Avtalen.

Taushetsplikten gjelder i avtaleperioden og i fem år etter opphør. For personopplysninger og forretningshemmeligheter gjelder taushetsplikten så lenge informasjonen lovlig kan kreves holdt konfidensiell.

Konfidensiell informasjon kan deles med ansatte, rådgivere og underleverandører i den grad det er nødvendig, forutsatt at mottaker er underlagt taushetsplikt.

15. Begrensede garantier

Proplan leverer Tjenesten på en profesjonell måte og bruker kommersielt rimelige tiltak for at Tjenesten i det vesentlige fungerer i samsvar med dokumentert funksjonalitet.

Programvare og skytjenester er ikke feilfrie. Proplan garanterer ikke avbruddsfri drift, at alle individuelle behov dekkes, eller bestemte forretningsmessige resultater.

Ved bekreftet vesentlig feil er Kundens beføyelse at Proplan retter feilen, tilbyr en omgåelsesløsning eller gir Kunden rett til å si opp berørt del med forholdsmessig refusjon.

16. Ansvar og ansvarsbegrensning

Proplan er bare ansvarlig for direkte, dokumentert tap som skyldes Proplans mislighold av Avtalen.

Proplan er ikke ansvarlig for indirekte tap, følgeskader, driftstap, inntektstap, tap av goodwill eller tap som skyldes Kundens data, prosesser eller beslutninger.

Ansvarsbegrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

Kunden skal holde Proplan skadesløs for krav fra tredjepart som skyldes Kundedata, Kundens ulovlige bruk eller Kundens brudd på plikter som databehandler.

17. Suspensjon og sikkerhetstiltak

Proplan kan midlertidig suspendere eller begrense Kundens tilgang ved betalingsmislighold, sikkerhetsrisiko, mistanke om misbruk, brudd på Avtalen eller krav fra myndighet.

Proplan varsler Kunden før suspensjon når dette er praktisk og sikkerhetsmessig forsvarlig. Ved akutt risiko kan Proplan suspendere uten forhåndsvarsel.

18. Mislighold og heving

Ved vesentlig mislighold kan den ikke-misligholdende part kreve retting innen rimelig frist. Dersom misligholdet ikke rettes, kan vedkommende heve Avtalen for berørt del.

Proplan kan heve med umiddelbar virkning ved vesentlig betalingsmislighold, krenkelse av Proplans immaterielle rettigheter, misbruk av Tjenesten, eller dersom Kunden er insolvent eller bruker Tjenesten i strid med lov.

19. Data ved opphør

Kunden kan eksportere Kundedata i et alminnelig elektronisk format frem til opphør og i 30 dager etter.

Proplan kan fakturere etter gjeldende timesatser for særskilt bistand til dataeksport eller migrering utover standard funksjonalitet.

Etter eksportperioden kan Proplan slette Kundedata i samsvar med Vedlegg A, med mindre lovpålagt oppbevaringsplikt gjelder.

Kunden er selv ansvarlig for nødvendig eksport, arkivering og overføring til behandlingsansvarlig eller ny leverandør innen fristen.

20. Force majeure

Ingen av partene er ansvarlig for manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens rimelige kontroll, inkludert naturkatastrofe, krig, pandemi, strømbrudd, nettverksbrudd, myndighetspålegg, brann, større cyberangrep eller bortfall hos kritisk tredjepartsleverandør.

Den rammede part varsler umiddelbart og søker å begrense konsekvensene. Dersom force majeure varer i mer enn 90 dager, kan hver av partene si opp berørt del av Avtalen.

21. Markedsføring og referansebruk

Proplan kan oppgi Kunden som referansekunde i nøkterne kundelister og salgsdialoger, med mindre Kunden skriftlig reserverer seg.

Bruk av Kundens logo, sitater eller casestudier krever Kundens skriftlige forhåndssamtykke.

22. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra Avtalen eller rettigheter etter Avtalen uten Proplans skriftlige forhåndssamtykke. Dette gjelder også ved fusjon, fisjon eller vesentlig endring i kontroll over Kunden.

Proplan kan overdra Avtalen til selskap i samme konsern eller til tredjepart som overtar virksomheten eller Tjenesten, forutsatt at Kundens rettigheter ikke vesentlig svekkes.

23. Lovvalg og tvisteløsning

Avtalen er underlagt norsk rett.

Tvister søkes løst gjennom forhandlinger. Partene stiller med representanter med mandat til å inngå forlik.

Dersom forhandlinger ikke fører frem, avgjøres saken av de ordinære domstoler med Sør-Rogaland tingrett som avtalt verneting, med mindre ufravikelig lov krever annet verneting.

24. Ikrafttredelse og signatur

Variant A – Signert avtale

Avtalen signeres av begge parter nedenfor. Elektronisk signatur gjelder med samme virkning som fysisk signatur.

Variant B – Bruksbasert aksept (online-vilkår)

Disse vilkårene er tilgjengelige på [www.proplan.no/avtaler]. Ingen signaturer er nødvendig. Avtalen trer i kraft når Kunden bestiller, aktiverer eller tar Tjenesten i bruk. Fortsatt bruk etter varslet oppdatering anses som aksept av nye vilkår.

Vedlegg A - Personvern og underdatabehandling

A1. Formål og roller

Dette vedlegget regulerer Proplans behandling av personopplysninger på vegne av Kunden ved levering av Tjenesten.

Kunden opptrer normalt som databehandler for NAV eller annen behandlingsansvarlig. Proplan opptrer normalt som underdatabehandler. Der Kunden selv er behandlingsansvarlig, gjelder vedlegget tilsvarende med Proplan som databehandler.

Proplan behandler bare personopplysninger etter dokumenterte instrukser fra Kunden, inkludert denne Avtalen og lovlige instrukser fra overordnet databehandleravtale.

A2. Behandlingens art, formål og varighet

Formålet er å levere, drifte, sikre, supportere og videreutvikle Tjenesten. Behandlingen varer så lenge Avtalen løper og deretter så lenge sletting, eksport, dokumentasjon eller lovpålagt oppbevaring krever det.

A3. Kategorier av registrerte og personopplysninger

Registrerte kan være deltakere i tiltak, arbeidssøkere, brukere hos Kunden, ansatte og kontaktpersoner hos oppdragsgivere og leverandører.

Opplysninger kan omfatte navn, kontaktinformasjon, identifikatorer, opplysninger om tiltak, oppfølging, aktivitet, fravær, status, kommunikasjon og brukerlogger.

A4. Proplans plikter

Proplan skal:

•      behandle personopplysninger bare etter Kundens dokumenterte instrukser

•      sørge for taushetsplikt for personer med tilgang til personopplysninger

•      iverksette egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak

•      bistå Kunden med forespørsler fra registrerte og lovpålagte plikter

•      varsle Kunden uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten

•      slette eller returnere personopplysninger ved opphør i samsvar med Avtalen

A5. Kundens plikter

Kunden skal:

•      sikre at behandlingen har gyldig behandlingsgrunnlag og er dekket av lovlige instrukser

•      påse at bruk av Tjenesten er forenlig med avtaler med NAV eller annen behandlingsansvarlig

•      ikke gi Proplan instrukser i strid med personvernlovgivningen

•      holde oversikt over kategorier av personopplysninger i Tjenesten

•      sørge for korrekt tilgangsstyring og nødvendig brukeropplæring

•      varsle Proplan om relevante krav fra behandlingsansvarlig eller Datatilsynet

A6. Underdatabehandlere

Kunden gir Proplan generell tillatelse til å benytte underdatabehandlere som er nødvendige for levering av Tjenesten (skyinfrastruktur, drift, sikkerhet, support, logging, integrasjoner).

Proplan pålegger underdatabehandlere vesentlig tilsvarende personvernforpliktelser og holder en oppdatert liste tilgjengelig. Vesentlige endringer varsles med rimelig frist.

A7. Revisjon og dokumentasjon

Kunden kan be om dokumentasjon for Proplans etterlevelse. Proplan kan oppfylle dette med sikkerhetsdokumentasjon, underleverandøroversikt, revisjonsrapporter, sertifikater eller egenerklæringer.

Fysisk eller teknisk revisjon krever skriftlig avtale, rimelig varsel og gjennomføres av kvalifisert revisor på en måte som ikke svekker sikkerheten. Kunden dekker egne og Proplans rimelige kostnader utover standard dokumentasjonsdeling.

A8. Brudd på personopplysningstjenesten

Proplan varsler Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha fått kunnskap om brudd på personopplysningssikkerheten. Varslet beskriver hendelsen, berørte data, sannsynlige konsekvenser og gjennomførte tiltak.

Kunden er ansvarlig for eventuell videre varsling til behandlingsansvarlig, Datatilsynet og registrerte.

Vedlegg B - Support, drift og servicenivå

B1. Supportkanaler og åpningstider

Support leveres via Proplans supportportal, e-post og/eller telefon. Vår support er åpen mandag kl. 09.00-15.30 og tirsdag - fredag kl. 08.00-15.30 - unntatt offentlige fridager.

B2. Feilkategorier og responstid

B3. Unntak

Responstider er målsettinger, ikke garantier. Tid til endelig løsning avhenger av feilens karakter, behov for tredjepartsbistand og Kundens medvirkning.

Support som skyldes feil i Kundens data, brukerfeil, manglende opplæring eller tredjeparts systemer kan faktureres særskilt.

B4. Vedlikehold

Planlagt vedlikehold legges normalt utenfor ordinær arbeidstid med forhåndsvarsel. Akutt vedlikehold kan gjennomføres uten forhåndsvarsel når sikkerhet, stabilitet eller feilretting krever det.

Vedlegg C - Sikkerhet, datalagring og underleverandører

C1. Hosting og lagring

Tjenesten driftes i Microsoft Azure eller tilsvarende profesjonell skyplattform. Standard lagringsregion er EU/EØS [spesifiser region].

Backup er primært ment for gjenoppretting av Tjenesten, ikke som Kundens arkivløsning.

C2. Sikkerhetstiltak

Proplans sikkerhetstiltak omfatter normalt:

•      rollebasert tilgangsstyring og behovsprøvd intern tilgang

•      logging av relevante system- og sikkerhetshendelser

•      kryptert kommunikasjon der teknisk relevant

•      backup og gjenopprettingsrutiner: Azure SQL-miljøet er konfigurert med en retensjonspolicy som sikrer 7 dagers Point-In-Time Restore basert på inkrementelle oppdateringer. For historisk arkivering benyttes Long-Term Retention (LTR), hvor ukentlige backuper beholdes i 4 uker og månedlige backuper i 3 måneder.

•      rutiner for endringshåndtering, sårbarhetshåndtering og hendelseshåndtering

•      taushetsplikt for ansatte og underleverandører

•      periodisk vurdering av underleverandører og tekniske tiltak

Proplan kan dokumentere status for relevante sertifiseringer, revisjoner eller sikkerhetsprogrammer på forespørsel.

C3. Underleverandøroversikt