I møte med HR- og lønnsansatte får vi ofte høre om en hverdag preget av dårlig tid, altfor mange manuelle prosesser og lite brukervennlige systemer som ikke snakker sammen. I 2024 trenger det ikke å være slik. Spesielt ikke når bedriften din har Payroll. Da har du nemlig et fortrinn.
De 5 viktigste fordelene våre kunder sverger til er: Integrasjon mellom systemene, automatisering av prosesser, digital signering, brukervennlighet og kontroll på GDPR.
Sannsynligheten er stor for at disse fordelene kan utgjøre stor forskjell i din arbeidshverdag også.
La oss ta for oss fordelene, én etter én:
5. Integrasjoner
Integrasjonen mellom lønnssystemet Payroll og Proplan HRM utgjør hele forskjellen.
For den er toveis og gjør at du faktisk allerede er litt i gang. Før du har begynt. Alle ansatte overføres nemlig enkelt fra Payroll til HRM. Og vipps! Der var starten gått.
Synkroniseringen mellom systemene gjør at du kun oppdaterer info ett sted. Ansattinformasjon sendes direkte mellom HR-systemet og lønnssystemet og er til enhver tid oppdatert.
I tillegg har begge systemer funksjoner som flytter tradisjonelle HR-oppgaver ut til ledere og ansatte slik at data kommer direkte inn i systemene uten repetisjonsarbeid.
Et eksempel på dette er hvis en ansatt har ny adresse eller nytt kontonummer. Vedkommende går selv inn på sitt ansattkort, oppdaterer adressen eller kontonummeret, som videre oppdateres automatisk i Payroll.
Ikke bare sparer det HR- og lønnsansatte masse tid, det forhindrer også tastefeil og misforståelser. Den ansatte gjør, i dette tilfellet, hele jobben. På bare noen få sekunder.
– Mens Proplan HRM fungerer som grunnsystem hvor ansatte registreres og HR-relaterte oppgaver administreres, tar Payroll seg av lønnsrelaterte forhold.
Henning Borgersen, HR- og HMS-sjef, Gilje Tre AS
4. Automatiserte prosesser
Onboarding, offboarding og sykefravær er prosesser der god kontroll og oversikt kan ha stor betydning. For hvem vil vel ikke at nyansatte skal få den beste oppstarten og komme raskt i gang?
Og hvis noen vil slutte, vil du vel at de skal ha et godt inntrykk av deg og at du fulgte dem godt opp til siste slutt?
For å ikke glemme sykefravær, når ansatte er på sitt mest sårbare. Ja, da vil du vel sørge for god oppfølging som forhåpentligvis gjør at de kommer seg raskt på bena igjen og tilbake i jobb?
I Proplan HRM er disse prosessene automatiserte, slik at alle involverte har full oversikt over hvilke oppgaver som tilfaller hvem, hva som er gjort, og hva som gjenstår.
Kontroll på disse prosessene kan i tillegg til å ta vare på menneskene rundt deg, også spare bedriften din for mye penger.
3. Digital signering
I 2024 er det ingen grunn til å bruke tid på å fylle ut en arbeidskontrakt, printe, vente til de involverte er ledige for å få signatur, levere til HR for registrering, scanning, lagring og forhåpentligvis oppbevaring av kontrakten i henhold til GDPR. Og lete den frem om noen spør.
Med Proplan HRM opprettes kontrakt enkelt fra mal i systemet. Den nyansatte er allerede lagt inn, og kontrakten fyller seg ut av seg selv med informasjon fra systemet. Med et lite tastetrykk sendes den videre til signering, via Posten Signering, og lagres automatisk på riktig sted. Med både riktige tilganger og riktige sletterutiner.
– Før vi tok i bruk Proplan HRM, brukte vi mye tid på fysiske møter for å signere avtaler. En viktig fordel med Proplan HRM er at vi enkelt kan signere kontrakter digitalt siden Posten signering med Bank ID er en integrert del av systemet.
Vi hadde en viss bekymring for å miste personlig kontakt med de ansatte da vi gikk over til digitale signaturer, men vi fikk istedenfor mer ledig tid til å prioritere ansattrelasjoner.
Elisabeth Mortensen, HR-ansvarlig, O. Hansen & Sønner AS
2. Brukervennlighet
Et system må være brukervennlig, ellers blir det ikke brukt. Og det er noe vi har lagt stor vekt på når vi har utviklet systemet.
Men, det betyr ikke så mye hva vi sier. Det som betyr noe, er hva kundene sier og de er svært fornøyde! De mener systemet er både intuitivt og enkelt, de finner lett frem til det de leter etter og har god kontroll. Enten de er ansatte, ledere, HR- eller lønnsmedarbeidere.
– Av over tretti IT-system i konsernet, er Proplan HRM ett av de klart mest intuitive og brukervennlige.
Rune Sandve, CEO, Bilglassgruppen
Og øverst på listen over fordeler kommer dette punktet:
1. Kontroll på GDPR
Den aller viktigste grunnen til å få på plass et HRM-system sier våre kunder er disse 4 bokstavene: GDPR.
I vårt system har dine ansatte til enhver tid lovfestet tilgang til sin egen personalmappe og sine dokumenter. I tillegg tillater Proplan HRM tilgangsstyring, du kan sette sletterutiner ned på dokumentnivå, du er helt sikker på at ingen har tilgang til noe de ikke skal ha tilgang til og at du ikke oppbevarer dokumenter du ikke lenger har rett til å ha.
Systemet gir oversikt over din behandlingsprotokoll. Så om det skulle komme tilsyn fra Datatilsynet blir det enkelt for deg å svare på: Hva har vi? Hvorfor? Hvor lenge er det behov for det? Hvordan oppbevares det? Hvem har tilgang?
Det sies at bare 2 av 5 norske bedrifter har kontroll på GDPR. Vi hjelper deg til å sørge for at din bedrift er én av dem.
– Vi var bevisste på at dagens løsning med ansattinformasjon, lagret i ulike systemer og dokumenter på en filserver, ikke tilfredsstiller dagens krav til personvern. Proplan viste oss en veldig god løsning som tilfredsstilte våre behov og offentlige krav.
Stein Bostad, daglig leder, Schjærven AS
Hvor mye koster et HRM-system?
Vi forstår at i disse dyrtider er det viktig å tenke pris. Og derfor har vi en hyggelig nyhet til deg:
Proplan HRM koster nemlig mindre enn en cappuccino per ansatt i måneden. ☕
I tillegg sparer systemet både deg og alle dine kollegaer for mye tid.
