Derfor bommer mange når de skal velge nytt ERP-system

På tredje dag av opplæringen brøt kunden kontrakten med ERP-leverandøren – her lærer du hva du skal gjøre for å unngå å måtte gjøre det samme.

– Vi er helt vanlige vi. Ikke noe spesielt med oss. Vi skal ha et standard ERP-system. Ikke noe sånn dyrt og spesialtilpasset.

Kunne dette vært din uttalelse? Det er i alle fall veldig mange andres. Og det er her svært mange bommer. For når du skal velge et nytt ERP-system, ligger faktisk djevelen i detaljene. La meg gi deg et eksempel.

En av mine kunder har rimelig mye lagertransaksjoner – innkjøp, mottak, utlevering, restordre, også videre. Da de skulle ha nytt system, inviterte de flere leverandører til å svare på forespørselen. 

Allerede her ble den første feilen begått. 

Det er nemlig slik at kun et meget begrenset antall skybaserte ERP-systemer i SMB-markedet i det hele tatt HAR funksjoner for håndtering av hva som skjer på et lager. 

Visma.net ERP og Oracle NetSuite er eksempler på dette. Xledger fikk her om dagen hederlig – og velfortjent – omtale i amerikanske medier, som et meget godt regnskapssystem. Hvilket det også er. Men det er kanskje ikke det beste systemet for å håndtere hverdagen på et lager.

Brøt kontrakten på tredje dag

Her burde kunden på forhånd vært tydelige på hva de trengte. Én setning hadde holdt: 

«Vi har mye lagerhåndtering, og må ha stor frihet til å endre på innholdet i en pakke med sammensatte produkter».

Problemet er at kjøperen ofte tar det for gitt at et slikt hverdagslig behov er helt standard. At det ikke er noe spesielt som er verdt å nevne. 

Som kunden sa til meg: «Den tilbudte løsningen er jo veldig kjent, og mye brukt blant andre jeg har forhørt meg med – så da må den vel være dekkende for oss også».

Er du spent på å høre hvordan det gikk?

Hvilken løsning de kjøpte er ikke relevant. Men kontrakten ble brutt. Etter tredje dag av opplæringen! 

Hvorfor? Fordi den ikke hadde noen som helst funksjonalitet for håndtering av pakker/sammensatte produkter! 

Dette var altså det aller viktigste for kunden å få en forbedring på. Så viktig at de lot være å nevne det. Fordi de trodde det var standard i en så anerkjent løsning som den de valgte.

Hvordan kan valg av nytt ERP-system ende så galt?

For en stund siden kunne vi lese en stor artikkel i Aftenposten om Den Norske Opera & Ballett. Deres prosess med valg og implementering av nytt ERP-system har pågått i lang tid, og har endt opp i en bitter strid med leverandøren. Begge parter krever store summer i erstatning av hverandre.

Dette er trist lesing. Men enda tristere er det at slikt skjer med mange virksomheter, i alle størrelser og bransjer. Langt oftere enn vi hører og leser om.

Urovekkende ofte handler slike ting om manglende tid, kunnskap og forståelse hos kunden. Kombinerer man dette med selgere som kun tenker salg, og ikke god rådgivning, så skjønner man at dette kan gå galt.

Så hvordan velger man egentlig riktig?

Har du noen gang forsøkt å skyte på et bevegelig mål? 

Tenk deg at du er på jakt, og med børsa i armen. Det er mange ulike dyr i området. De fleste virker interessante å felle. Hvilket sikter du på? Og hvor? Og ikke minst: Er det sannsynlig at du treffer? 

Er du en erfaren jeger, er sannsynligheten høyere for at du velger det mest riktige dyret, treffer på rett sted og blir populær i jaktlaget og i vennekretsen. 

Men hva hvis du er uerfaren?

Valgmulighetene er mange når man skal finne seg et nytt ERP-system. Å vite hvilken skive man skal skyte på er ikke bare enkelt.

Valg og implementering av nytt ERP-system kan sammenlignes med å være på jakt. Både bedriften og markedet denne befinner seg i, er i bevegelse. Ansatte kommer og går. Behovene endres jevnlig. Og så var det det med erfaringen da. Erfaring med å velge og implementere nytt ERP-system.

I gjennomsnitt bytter norske virksomheter i SMB-markedet ERP-system hvert 8-10. år. Det betyr at mange bytter enda sjeldnere!

Dermed kan de fleste som prøver seg på å anskaffe et nytt ERP-system betraktes som uerfarne. Og treffsikkerheten blir ofte deretter.

Kravspesifikasjon – har den noe for seg?

I et forsøk på å unngå bomtreff, vil selgeren ofte spørre etter «kravspec» – en liste med beskrivelser på hvordan din løsning skal se ut og hvilke funksjoner den skal oppfylle.

Noen virksomheter har dette. De fleste ikke. Men til de som har det, er det betimelig å spørre seg: Har den egentlig en reell verdi? Vil den bidra til å øke deres forberedelser til jakten dere skal ut på? Vil sannsynligheten for å treffe det rette byttet, på rett sted, øke?

Min erfaring er dessverre nei.

Et såkalt «kravspec» kan høres fint og flott ut. Men har det egentlig en hensikt?

Det mest vanlige med en kravspec – som også er årsaken til at den ikke hjelper – er at den lister opp dagens situasjon, dagens prosesser, basert på dagens løsninger, systemer og verktøy. I tillegg er den ikke i nærheten av detaljert nok på de virkelig kritiske områdene.

En kravspec skal forberede virksomheten på dit den skal, og hvordan det ser ut der. Dette handler jo tross alt alt om en endringsprosess. Ikke om kjøp av et nytt system som skal virke som det gamle. Vi snakker da ikke om keiserens nye klær?

Tiden du har til å sikte og skyte er kort

Tid i denne kontekst er ikke bare tiden det tar fra anskaffelsesprosessen starter til leveransen kvitteres. Det er også den tiden bedriften har tilgjengelig for å delta i sin egen prosess.

Uansett størrelse på bedrift: De involverte i anskaffelsen har mer enn nok å gjøre som det er, med de vanlige, daglige oppgavene. Og så skal de i tillegg delta i en krevende omstillingsprosess med valg og implementering av et nytt ERP-system.

Det MÅ settes av rikelig med tid for de involverte, til å fokusere på denne viktige prosessen. Og delta aktivt i den. Og kanskje enda viktigere: Tiden som brukes fra start til slutt i prosessen må gjøres kortest mulig. Jo lenger tid det tar, jo mer beveger målet seg. Det blir vanskeligere å sikte, og sannsynligheten for å bomme øker.

Opplæring som salderingspost

Så vil mange spørre seg: Trenger vi SÅ mye opplæring? Er ikke dette en standardløsning – «out of the box»? 

Mange vil tenke «Nei, dette må vi bruke mindre tid og penger på. Implementeringen er dyr nok som den er!». Men husk da å spørre deg selv: Hvor enkelt er det å treffe godt på et bevegelig mål, i ulendt terreng, uten mye øving?

Suksessen, og den såkalte «pay-back-effekten» som skal hentes ut av en nyanskaffelsen av et ERP-system, kan i stor grad tillegges mengden av, og kvaliteten i opplæringen. Blir denne en salderingspost, øker også sannsynligheten for å bomme. 

Min konklusjon er: Bytte av ERP-system vil alltid prege en virksomhet. På godt og vondt. Det kan ende med økonomisk fortvilelse – som for Operaen.  Eller enda verre – med konkurs. Jeg har opplevd det også.

Men gjør du ting riktig, kan det spare virksomheten for store summer og frigi verdifull tid de ansatte kan bruke på enda mer verdiskapning. 

Så forbered deg godt til jakten. Se verdien i å søke profesjonell hjelp, både i forberedelsene og underveis i prosessen. Da øker sannsynligheten for at du treffer det riktige målet akkurat der du skal, når du skal.