Når er tiden inne for et HR-system?

Mange virksomheter klarer seg fint uten et HR-system i flere år. Personalmappene ligger på filserveren, dokumenter deles på e-post, og HR har oversikten.

Men etter hvert som virksomheten vokser, endrer hverdagen seg. HR får flere henvendelser, lederne trenger raskere tilgang til informasjon, og ansatte forventer enklere løsninger.

Så når er egentlig tiden inne for å ta steget?

Svar på spørsmålene under og se hvor dere står. Testen tar bare 2 minutter.

1. Bruker HR tid hver uke på å finne eller sende personaldokumenter?

☐ Ja
☐ Nei

2. Må ansatte kontakte HR for å få tilgang til informasjon de kunne funnet selv?

☐ Ja
☐ Nei

3. Må ledere be HR om informasjon om sine egne medarbeidere?

☐ Ja
☐ Nei

4. Ligger personalinformasjon flere steder enn ett?

For eksempel på filserver, SharePoint, i e-post eller i papirmapper.

☐ Ja
☐ Nei

5. Brukes Word, Excel eller egne sjekklister til onboarding og oppfølging?

☐ Ja
☐ Nei

6. Oppdateres personalopplysninger manuelt i flere systemer?

☐ Ja
☐ Nei

7. Er dere usikre på hvem som faktisk har tilgang til personaldokumentene?

☐ Ja
☐ Nei

8. Bruker HR mer tid på administrasjon enn de ønsker?

☐ Ja
☐ Nei

9. Opplever ansatte eller ledere at de må vente på HR for enkle spørsmål?

☐ Ja
☐ Nei

10. Ønsker dere at HR skal bruke mer tid på mennesker enn på administrasjon?

☐ Ja
☐ Nei

Resultatet

0–2 ja

Det høres ut som dagens løsning fortsatt fungerer godt. Det kan likevel være lurt å gå gjennom hvordan personalinformasjonen lagres, hvem som har tilgang, og om rutinene er i tråd med GDPR og gjeldende regelverk. Mange virksomheter oppdager først svakheter når de gjennomfører en slik gjennomgang.

3–5 ja

Dere har sannsynligvis begynt å merke at manuelle rutiner tar mer tid enn før. Et HR-system kan bidra til å samle informasjon, gjøre oppgaver enklere og gi ansatte og ledere mer selvbetjening.

6–10 ja

Hvis dere svarte ja på de fleste spørsmålene, er det mye som tyder på at HR bruker unødvendig tid på administrasjon. Da kan tiden være inne for å se på et HR-system som gjør personalinformasjonen enklere å administrere, samtidig som ledere og ansatte kan utføre flere oppgaver selv.

Fra test til virkelighet: Slik gjorde Gramo det

Da Gramo vurderte et HR-system, var utfordringene mange av de samme som du nettopp har svart på i testen.

De ønsket bedre struktur, mindre sårbarhet og én felles inngang til HR. I dag er personalinformasjon, dokumentasjon, ferie, fravær og HR-rutiner samlet på ett sted – tilgjengelig både for HR, ledere og ansatte.

"HR er like viktig i en virksomhet med 20 ansatte som med 200 eller 2 000. Nå har vi alt på stell – på ett og samme sted. Akkurat slik jeg så for meg", sier Torill.

Les hele kundehistorien:
Gramo fikk alt på stell med Proplan HRM

Ønsker du å se hvordan Proplan HRM kan fungere hos dere?