Våre kunder har etterspurt “alt i en app” og nå er løsningen her. Proplan Time, tar nå sitt første steg over i en ny plattform og integreres som en egen modul i Proplan HRM-system.
Proplan har lang historikk med å levere solide time- og fraværssystem, og jobber hele tiden mot å utvikle og tilby løsninger som forenkler hverdagen til kundene. Proplan HRM og Time er våre egenutviklede systemer, som dekker timeregistrering, fravær og personal. I tillegg kan det integreres andre systemer, slik som regnskap, logistikk, timeregistrering, CRM, lønn og rapportering –hvis kunden ønsker en totalløsning.
Nå lanseres “time og fravær” fra Proplan Time som en egen modul i ProPlan HRM.
Brukervennlig
Proplan HRM er et solid HR-system som gir kontroll på ansattdata (GDPR) og automatiserer viktige HR-prosesser. I den nye modulen kan både ansatte, ledere og kontrollere nå føre timer på en enkel måte direkte i HRM-systemet, enten i den nye webløsningen eller i app-versjonen. “Utrolig brukervennlig” er tilbakemeldingen fra pilotprosjektet.
Alt i en app
Tilbakemelding fra kunder er at brukerne ønsker å forholde seg til færrest mulig apper. Det var slik Proplan begynte med å jobbe med et HRM-system som kan kobles opp til andre systemer som bedrifter bruker.
Prosjektansvarlig for den nye løsningen, Svein Fagerland, har jobbet med Proplan Time i mange år og mener det er et godt og gjennomtenkt produkt.
– Denne innpakningen er unik. Vi har tatt med oss erfaring og kompetanse på timeprosesser gjennom 15 år, og bygget det sammen med brukervennlighet. Nå tar vi det beste av det vi har gjort tidligere, i tillegg til å forbedre enkelte løsninger til å bli enda bedre, noe som er den største fordelen med produktet, sier Fagerland
Systemet får et enormt løft på brukeropplevelsen
– Dette er bare starten – flere, komplekse systemer kommer etter hvert. Vi har et eget team, med 15 ansatte i Proplan Utvikling, som har testet og prøvd ut løsningene for at resultatet skal bli “best of”, sier han.
Fra før har brukere i appen tilgang til alle personalia, dokumenter, oppgaver, nyheter og kontaktinformasjon til kollegaer. Nå er timeføring og fravær, samt saldoer også tilgjengelig i samme app.
– Vi vurderte flere apper for flere formål, men kundenes tilbakemelding var klar; de ville ha alt i en app, sier Fagerland.
Ny løsning for ansatte
Når ansatte nå logger seg inn i HRM-systemet vil de fort oppdage at det er mye nytt. Saldo er nå synlig på forsiden. Her kan ansatte klikke seg direkte inn i timelisten og få en god oversikt over tilgjengelig ferie, timer brukt, egenmeldinger, sykt barn og flekskontoer.
I webløsningen har ansatte nå en egen meny for “timer og fravær” med et nytt dashbord som viser oversikt over timesbruk, fravær og utvalgte KPI-er.
Her har du tilgang til timelisten, med mulighet for å legge inn kommentar, beskrivelse, vedlegg og føre samtaler med leder. Hva som skal være tilgjengelig for ansatte, settes opp i systemet av den som konfigurerer løsningen.
En fraværssøknad kan opprettes i selve timelisten, og på “mitt fravær” kan du se søknaden du har laget, historikk, saldo, ferie, egenmeldinger og sykt barn.
Endringslogg på transaksjonene blir synlig – det er mulig å se hvem som har gjort endringer, hva som har blitt gjort, når det er blitt gjort og eventuelt når det ble overført til et lønnssystem.
Leder får god oversikt
Leder får en god oversikt over sine ansatte inndelt etter fargekoder for ulik status. Her er det flere muligheter for godkjenning av timer – godkjenne enkeltdager, en transaksjon eller en hel uke.
Leder kan legge inn kommentar til ansatte, og filtrere på flere variabler i ulike tidsperioder. Fraværskalenderen er en annen nyttig oversikt som blir tilgjengelig i systemet. Kalenderen gir en god oversikt over søknader til behandling, kommende fravær og historikk og kan filtreres etter behov.
Under fravær og fleks vises saldoen til alle ansatte som leder er ansvarlig for med feriedager, timer brukt, rest, egenmelding, sykt barn, sykemeldinger og annet fravær.
Leder kan også få varslinger hvis det er noen saldoer som er overskredet, og det er mulig å ringe direkte fra ansattkortet i systemet.
Lønnsansvarlig får stålkontroll
Lønnsansvarlig får også et eget dashbord med en god oversikt over lederes transaksjoner i hvilken status. Kontrolleren vil fort se hvilke ledere som trenger å purre på sine ansatte om å få godkjent timer, og det er mulig å kontakte ledere direkte fra skjermbildet.
– Dette dashbordet har fått meget gode tilbakemeldinger i pilotprosjektene. Her får lønnsansvarlig stålkontroll på lønnsprosessene i bedriften. Løsningen støtter eksportering av filer til Visma lønn, men det kan også integreres med API-applikasjoner slik som Payroll, sier Fagerland.
Det er mulig å filtrere på ulike organisasjonsenheter og se status på transaksjoner. Når transaksjonen har en viss status, blir de automatisk plukket opp og lest inn i lønnssystemet. Dette systemet kan tilpasses den enkelte kontroller med skreddersydde oversikter – hvilke kolonner og rekkefølgen kan justeres.
Webinar
Nylig gjennomførte vi et webinar, hvor vi demonstrerer produktløsningene på fravær og timeføring integrert i HRM-systemet. Vi tar utgangspunkt i perspektivene til en ansatt, en leder og en lønnskontroller og, viser hvordan det er mulig å få kontrolltransaksjoner på en enkel måte.
Se webinaret her eller gå inn på vår nettside for å lese mer om løsningen. Her kan du også booke en demo og få oversikt over priser. Ta kontakt for mer informasjon.
