Hvorfor bruke tid og penger på manuelt arbeid som i dag bør skje automatisk? La meg introdusere deg for to ord som kan endre din verden: API og integrasjoner.
Se for deg følgende scenario: En ansatt fører timer i et timesystem. Du er økonomiansvarlig, og må inn i systemet for å eksportere filen med timer. Deretter må du importere denne i lønnssystemet for å utbetale lønn. Så må lønnsfilen hentes ut, før den kan lastes inn i økonomisystemet.
To-tre plasser må du føre samme informasjon dobbelt, fordi systemene ikke snakker sammen. Rapporteringen henger du etter med – akkurat nå har du nok med disse tidkrevende, repetitive oppgavene.
Du kjenner kanskje frustrasjonen boble, bare ved å lese dette? Jeg regner med at vi alle er enige om at dette er unødvendig tungvint, og tar opp tid som kan brukes på helt andre oppgaver.
Men sannheten er at det fortsatt er hverdagen til mange bedrifter. Import og eksport av filer er nemlig den mest tradisjonelle formen for integrasjon mellom systemer. I dag er teknologien heldigvis kommet mye lenger – og det ofte overraskende lett å gjøre noe med prosesser som denne.
La meg introdusere deg for tre bokstaver du sannsynligvis kommer til å bli rimelig glad i: API.
API står for «Application Programming Interface». Men det er jo bare enda mer forvirrende. (Illustrasjonsfoto: Adobe Stock)
Javel, hva i alle dager er API?
Godt spørsmål. La meg si det slik: API er noe alle moderne system bør ha. Kort fortalt er det et grensesnitt som gjør at spesifikke deler av programvaren kan kjøres fra en annen programvare. Det får altså programmene til å snakke sammen. Mer trenger du egentlig ikke vite.
Det er litt som når du skrur på kranen på badet. Du forventer at vann renner ut. Hvordan det skjer, og hva som er gjort, er uviktig.
Ved å tilføre et API i eksempelet vi brukte i stad, vil den samme prosessen se slik ut:
Den ansatte fører timer i timesystemet. Disse overføres automatisk til økonomi- og lønnssystemet. Timene er dermed klare for utbetaling av lønn, og prosjektregnskapet er til enhver tid oppdatert. Lønnen utbetales, og regnskapet oppdateres automatisk.
Bare fordeler med å integrere
Uten at du selv er klar over det, er det godt mulig at flere av systemene din bedrift bruker i dag faktisk kan integreres med hverandre. Det å skape en slik samhandling mellom systemene, hvor dataen automatisk flyter på tvers, vil ikke bare kunne frigjøre masse tid. Her er det også kroner å spare.
Har du noen gang tatt et raskt regnestykke på hvor mye tid dere bruker på å manuelt hente ut og legge inn data og føre samme informasjon i flere systemer? Svarer er ofte flere minutter, og en god dose frustrasjon. Med en god integrasjon? Null minutter og null frustrasjon.
Å fjerne manuelle oppgaver og dobbeltarbeid kan også gjøre underverker på trivselen hos de ansatte. (Illustrasjonsfoto: Adobe Stock)
I tillegg fjernes all risiko for feilføring av informasjon i de ulike systemene.
Dette med integrasjoner blir bare viktigere og viktigere i dagens samfunn, og er noe du er nødt til å ha på plass for å henge med i utviklingen. Det er også ofte en liten investering sammenlignet med gevinsten dette gir.
Så prøv deg gjerne på følgende utfordring: Se på hver arbeidsoppgave du gjør i løpet av en dag, og spør deg selv – «kunne dette blitt gjort automatisk?». Eller «magisk», som en kunde så passende omtalte det som.
For der er jeg jeg helt enig med kunden. Det er litt magisk. Og ekstremt tidsbesparende.
Artikkelforfatteren
