Hva er automatisering og er det for oss?
Hvordan kan din bedrift minimere tiden og pengene som brukes på administrative oppgaver? Og maksimere arbeidstimene og budsjettkronene som går til verdiskaping? Ett av svarene er effektivisering og automatisering av manuelle rutiner.
Vi hører stadig om automatisering. Det er ikke noe nytt begrep, men det blir mer viktig for bedrifter å jobbe smartere for å være kostnadseffektive. Automatisering, også kjent som automasjon, er at en oppgave blir utført som en reaksjon på at noe inntreffer. Det er en faglig prosess med formål å gjøre noe, f. eks en oppgave automatisk, slik at det i større eller mindre grad styrer seg selv.
Manuelle arbeidsprosesser stjeler mye tid fra norske bedrifter. Mange ansatte bruker arbeidstiden sin i dag på å punche data manuelt. Dette er oppgaver som kunne blitt gjort mer effektivt.
Framtidig vekst i produktivitet vil primært komme gjennom mer og bedre bruk av digitale prosesser. Bedrifter som utnytter mulighetene til å frigjøre ressurser og skape verdier, er de bedriftene som vil klare seg best framover. En slik mulighet kan være automatisering. Gjennom automatisering kan arbeidsprosesser utføres uten at mennesker er involvert.
Automatisering i seg selv effektiviserer ikke nødvendigvis og er kanskje ikke det riktige valget for din bedrift eller organisasjon. Valget med å automatisere en bestemt prosess eller oppgave, bør alltid tenkes grundig gjennom, samtidig som fordelene må veies mot kostnadene.
Noen av de viktigste fordelene med automatisering inkluderer følgende:
- Automatisering kan eliminere behovet for å ansette nye administrative ansatte og gi betydelige kostnadsbesparelser.
- Automatisering gir mindre manuell jobbing og eliminerer menneskelig feil.
- Automatisering gjør det mulig å fjerne rutinemessige oppgaver. Dette frigjør arbeidsstyrken din for å takle oppgaver som mennesker gjør bedre enn datamaskiner.
Mens noen av ulemper inkluderer følgende:
- Implementering av de fleste automatiseringer krever en viss grad av teknisk assistanse, eller i det minste kjennskap.
- Behov endres og derfor vil automasjonene måtte endres, og dette krever endringsbehandling.
- Hver ny automatisering krever en kvalitetssikringsprosess, som tar varierende grad av innsats og tid.
Du må sørge for at oppgavene automasjonen gjør er de samme som (eller bedre enn) din nåværende situasjon.
Hvordan gå i gang med automatisering?
Det første trinnet i å automatisere oppgaver, er å sikre at du har en klar forståelse av hvordan prosessene i bedriften fungerer i dag. Dette hjelper deg å forstå hvilke deler som kan automatiseres og hvilken form en automatisering kan ta. Mye av dette kan håndteres ved å finne ineffektivitet i organisasjonen.
For å konstruere en automasjon er den enkleste og mest direkte måten å gå gjennom prosessen selv. Følg prosessen ved hvert trinn, og dokumenter den nøyaktige prosessen. Hva skjer i de ulike stegene? Hvor starter det, hva trigger automasjonen, hvem blir berørt, hva trengs får å gå videre, hvor ender det. Hva skjer før og etter? Det er mange spørsmål du må spørre deg for å finne ut om dette er en oppgave som kan automatisere og hvordan det gjøres på rett måte.
Proplan hjelper deg gjerne med en gjennomgang av interne rutiner og prosesser for å se på mulighetene for effektivisering og automatisering og av rutiner og oppgaver. Kontaktskjema.
Elektronisk fakturering og automatisering
En av de største tidstyvene i norske bedrifter er all administrasjonen knyttet til faktura, betaling, purring og inkasso – og bokføring. Det er det ingen grunn til. Med smarte økonomiløsninger kan du i dag overlate det aller, aller meste til automatikken.
- Efaktura: Vi vet alle hvor enkelt og effektivt det er å betale efakturaer i våre private nettbanker. Nå er også efakturaen på full fart inn i næringslivet. Last ned vår guide for å se hvordan også din bedrift kan henge seg på.
- Fra fakturering til innbetaling: Men det stopper ikke med efaktura. I dag kan markedet også tilby enkle og smarte løsninger for automatisert betalingsregistrering, purring og inkasso, og bokføring.
- Fra fakturamottak til utbetaling: Fakturamottaket og etterfølgende oppgaver er heller intet unntak. Innlesing, attestering og betaling av fakturaer kan nå gjøres unna med noen et par tastetrykk. Bokføring og arkivering går også helautomatisk.
