Et personalsystem skal sikre lagring av persondata på en trygg måte. Dette har blitt spesielt viktig etter at GDPR ble innført i 2018, og er en prosess som det er forventet at alle bedrifter i Norge har kontroll på.
Ansatte får vite alt
GRPR gir de ansatte mange rettigheter, som ledere må ha et forhold til. Dette er spørsmålene du bør ha et godt svar på:
– Hvilken informasjon har dere lagret om meg?
– hvem har tilgang?
– hvorfor har de tilgang?
Proplan erfarer at mange bedrifter har personalinformasjon lagret i ulike systemer, på disk, mapper eller systemer uten nødvendig tilgangskontroll.
Eksempel: Bedrift X har lagret svært sensitiv informasjon om nærmeste pårørende til en ansatt i et lønnssystem, selv om dette ikke er nødvendig for å få kjørt lønn. Er dette god tilgangskontroll?
Slik utnytter du ikke-sensitiv informasjon
Deler av personinformasjonen er ikke-sensitiv, og bør benyttes i bedriften. Dette er ikke tilgjengelig dersom den ligger på disk, og bør derfor opp i skyen. Personinformasjon som stilling, ansvarsområde, roller og kompetanse- og organisasjonsstrukturer er verdifull informasjon for hele organisasjonen.
– Hvem har ansvar for hva?
– Hvem har kompetanse til å gjøre jobben?
– Hvem kan steppe inn når noen er syke eller på ferie?
Dette er en god prosess
Ta være på dine ansatte, sørg for at prosessen ved ansettelse forløper knirkefritt, gjennomfør gode medarbeidersamtaler og sørg for en god prosess når det er på tide å skille lag. Et personalsystem kan hjelpe deg å organisere og gjennomføre gode prosesser på dine ansatte.
Seks gode grunner til å implementere et personalsystem:
- Trygg lagring og tilgangsstyring av sensitive data
- Bedre prosesser på ansatte
- Bedre oversikt over alle de ansatte i organisasjonen; Hvem kan hva.
- Mer fornøyde ansatte som har bedre tilgang til egen informasjon, dokumenter og kan oppdatere egne opplysninger.
- Bedre innfasing av nye medarbeidere og et verktøy for videreutvikling
- Reduksjon i kostnader ved å fase ut jordbaserte filtilganger, til fordel for sky.
