For Aventi ble forståelsen for arbeidsprosessene avgjørende
Overgangen til moderne skyløsning handlet ikke bare om nye systemer for Aventi Norway AS – men om å finne en partner som forstod hvordan de jobbet.
Aventi er en prosjektbasert virksomhet med ansatte, timefangst og prosjektøkonomi på tvers av flere selskaper. Da de skulle gå fra Visma Global og Visma Lønn til Visma Net og Payroll, var det avgjørende å finne løsninger som fungerte med kompleksiteten i arbeidsprosessene deres.
Med utgangspunkt i SmartDok og tett samarbeid med Proplan, fikk de en løsning tilpasset måten de faktisk jobber på.
Aventi Norway AS
Totalleverandør innen automasjon, systemintegrasjon og elektroinstallasjoner. Selskapet leverer komplekse prosjekter innen blant annet samferdsel, industri og infrastruktur, og har virksomhet i både Norge og Polen. Aventi Norway AS er en del av det nordiske konsernet Söderbergföretagen.
Ikke et standard systembytte
Aventi leverer prosjekter innen automasjon, systemintegrasjon og elektroinstallasjoner, og håndterer ansatte, timer og prosjektøkonomi på tvers av flere selskaper og fagområder.
Mirelle Witehall, Leder HR og administrasjon i Aventi Norway AS, har jobbet i selskapet siden 2009. Da Visma Lønn nærmet seg «end of life», ble det naturlig å se på Visma Global samtidig, og Mirelle ble sentral i arbeidet med å finne nye løsninger.
For Aventi handlet overgangen til skyen om langt mer enn nye systemer.
– Det viktigste for oss var å finne en løsning som gjorde at vi kunne håndtere prosjektene våre best mulig, forteller Mirelle.
Hun vurderte flere alternativer, men opplevde at få leverandører virkelig forstod hvordan arbeidsprosessene deres fungerte i praksis.
– Vi fant ingen som klarte å løse kompleksiteten i arbeidsprosessene våre bedre enn Visma Net og Proplan.
Tok seg tid til å forstå virksomheten
For Mirelle og Aventi ble det tidlig tydelig at de trengte mer enn bare en systemleverandør.
– Jan-Elling er grunnen til at vi valgte Proplan, sier hun.
Hun forteller at de hadde mange diskusjoner tidlig i prosessen, og at det tok litt tid før kompleksiteten i virksomheten ble fullt forstått.
– Han skjønte ikke oppgaven med en gang, men da han først forstod den, forstod han den veldig godt. Han var veldig på ballen og gjorde en kjempegod jobb.
Jan-Elling Skaugerum er Key Account Manager og har jobbet med teknologi, systemer og leveranser i en mannsalder – over ti av dem i Proplan. Gjennom hele karrieren har han hatt samme filosofi:
– Vi jobber med mennesker. Ikke med systemer.
Han mener de beste løsningene ikke handler om å presse virksomheter inn i standardprosesser, men om å forstå hvordan de faktisk jobber. Først da kan teknologien støtte arbeidsprosessene – ikke omvendt.
– Prosjektene styrer hele virksomheten hos Aventi. Timefangst, økonomi, lønn og innsikt henger tett sammen, og da må løsningen også gjøre det.
Systemene måtte fungere sammen
For Aventi var det viktig å finne løsninger som fungerte godt sammen i hverdagen – både ute i prosjektene og administrativt.
Som en del av den daglige arbeidsflyten bruker de i dag:
- ERP-systemet Visma Net, inkludert project accounting-modulen (PA-modulen)
- Lønnssystemet Payroll
- SmartDok
- OneStop Reporting
Ansatte registrerer timer ute i prosjektene gjennom SmartDok, mens økonomi, prosjektoppfølging og rapportering håndteres videre i Visma Net.
– Vi ønsket i størst mulig grad å kunne forholde oss til færre systemer og få bedre oversikt over prosjektene våre, sier Mirelle.
PA-modulen ble dermed en viktig del av løsningen fordi den ga Aventi bedre støtte for prosjektøkonomi og oppfølging på tvers av virksomheten.
Den er utviklet for virksomheter som jobber prosjektbasert, og gir bedre kontroll på blant annet prosjektøkonomi, ressursbruk, timer, budsjett og kostnadsoppfølging gjennom hele prosjektløpet.
– Hos Aventi henger timefangst, prosjektstyring, økonomi og lønn tett sammen. Derfor måtte løsningen støtte hele arbeidsflyten, forklarer Jan-Elling.
Menneskene gjorde forskjellen
Selve implementeringen var ikke uten utfordringer underveis, men for Aventi ble oppfølgingen og menneskene i Proplan avgjørende videre i samarbeidet.
– Teamet hos Proplan er superflinke, sier Witehall.
Hun trekker spesielt frem hvordan folkene hos Proplan har vært tilgjengelige, løsningsorienterte og opptatt av å forstå behovene deres over tid.
– Alt som har vært vanskelig eller utfordrende, har de tatt på strak arm. De er på ballen, spør, følger opp og prøver å finne løsninger som fungerer for oss.
Gjennom årene har Aventi opparbeidet god kontakt med flere personer i Proplan-teamet.
– Det gjør arbeidshverdagen lettere når man møter folk som kjenner både virksomheten vår og måten vi jobber på, sier hun.
For Jan-Elling er det nettopp dette som er kjernen i gode kunderelasjoner.
– Systemene vil alltid utvikle seg og endre seg underveis. Derfor handler det mye om å bygge tillit og forståelse over tid, sier han.
Fagkonsulent på Visma Net, Line Haug Helgøy, hadde hovedansvaret for PA-modulen og jobbet tett med Aventi gjennom store deler av implementeringen.
– Det viktigste for oss var å forstå hvordan Aventi jobbet i praksis. Først da kunne vi bygge en løsning som støttet arbeidsflyten deres på en god måte.
Hun jobbet blant annet med kartlegging av prosesser, løsningstilpasning og oppsett av PA-modulen for å sikre at løsningen fungerte godt med prosjektøkonomien og arbeidsflyten hos Aventi.
Line forteller at de hadde ukentlige møter gjennom store deler av prosjektet, med tett dialog, testing og justeringer underveis.
– Den løpende dialogen gjorde det lettere å forstå både behovene og kompleksiteten i virksomheten deres.
Fagkonsulent Petter Johansen har vært tett involvert i Aventi både gjennom implementeringen og i den videre oppfølgingen etterpå.
Petter beskriver samarbeidet som direkte, tett og løsningsorientert – med høy grad av tillit begge veier.
– Når kunden vet at de får raske svar og hjelp av folk som kjenner både virksomheten og løsningene deres, skaper det trygghet i hverdagen.
Mer enn bare systemer
Samarbeidet med Aventi illustrerer kjernen i hvordan Proplan jobber.
Gode leveranser handler nemlig sjelden bare om teknologi. Like viktig er menneskene i prosjektet og samarbeidet underveis.
Aventi og Proplan kunne ikke vært mer enige:
Det er menneskene det handler om.