Full kontroll fra første henvendelse

Resultatet? En effektiv organisasjon som leverer på høyt nivå, uansett hvem som er på jobb.

Uniqa AS

Ble etablert i 2007 og spesialiserer seg på å skape unike løsninger for både innendørs og utendørs miljøer. De fokuserer på utvikling av lekeplasser, nærmiljøanlegg og uterom, med mål om å fremme mer lek og bevegelse gjennom innovative design.

Kompleks hverdag krever oversikt

Uniqa AS utvikler skreddersydde løsninger for lekeplasser og uterom over hele landet. Med lange prosjektsalg og geografisk spredt organisasjon var behovet for kontroll stort:

– Salgsprosessene våre kan gå over flere år. Da er det avgjørende å ha oversikt over all informasjon, sier daglig leder Torstein Hagen.

Med selgere flere steder i Norge og kundeservice i Danmark, var det ikke lenger nok å stole på individuelle arbeidsmetoder. Det måtte et system til som holdt orden – uansett hvem som håndterte henvendelsen.

Startet med saker – og bygde videre

Uniqa startet med å bruke saksbehandlingsverktøyet i SuperOffice.

– Alt begynner med en sak. Når noen sender en e-post, blir det raskt opprettet en sak i SuperOffice. Da har vi historikk fra første kontakt, og kan følge saken helt til mål.

Torstein Hagen

Daglig leder i Uniqa AS

Dette gjør det også enkelt å håndtere ferieavvikling og sykefravær. Kundeservice og selgere kan ta over hverandres saker sømløst – uten å måtte lete i Outlook eller sende e-poster fram og tilbake.

Sømløs integrasjon med ERP-systemet

Tidlig i prosessen ble det klart at SuperOffice måtte kobles tett med ERP-systemet.

– Vi har over 30 000 varelinjer i ERP-systemet vårt, Visma Business, og selger mye spesialprodukter. For oss var det helt avgjørende at prisdata og vareinformasjon kunne hentes direkte inn i SuperOffice, sier Hagen.

Med integrasjonen på plass kunne tilbud og ordre registreres direkte i CRM, og all informasjon ble automatisk overført til ERP. Kundeservice vet dermed nøyaktig hva som skal bestilles – og når.

Alltid oppdatert – og alltid tilgjengelig

Gjennom bruk av dashboards og rapporter får både selgere og kundeservice full oversikt over status.

– Det er veldig verdifullt å se ordrehistorikk, fakturahistorikk og saker samlet på ett sted. Det gjør det også enkelt å følge opp kunder ved fravær eller utskifting i teamet, sier Hagen.

Dashboards i SuperOffice gir tydelig innsikt i salgsprognoser og aktiviteter, og AI-funksjonalitet hjelper dem med alt fra konkurransekartlegging til kladd av tilbudsbrev.

Et system som alle bruker

Hos Uniqa er det ingen tvil om hvor man finner informasjon:

– Hvis noen lurer på noe, er svaret alltid: sjekk SuperOffice. Alt skal ligge der. Det gjør oss mindre avhengige av enkeltpersoner, og mer profesjonelle i kundedialogen, sier Hagen.

Uniqa har valgt å bygge bruken gradvis – og anbefaler andre å gjøre det samme:

– Finn et fornuftig nivå på hva dere vil registrere og bruke, og bygg ut bruken etter hvert. Ikke ta alt på én gang, avslutter han.