Hervik sikrer trygg drift og frigjør tid og ressurser med lønn og regnskap fra Proplan Regnskap
Da Hervik sto uten intern regnskapsressurs, valgte familiebedriften å samle lønn og regnskap hos Proplan Regnskap. Resultatet er mindre sårbarhet, bedre oversikt og mer tid til å bygge merkevaren.
Rogaland Konservefabrikk AS har levert kvalitetsprodukter av frukt og bær siden 1939. I dag møter bedriften markedet gjennom merkevaren Hervik, og med lønn og regnskap fra Proplan Regnskap har bedriften fått en mer robust og fremtidsrettet administrativ hverdag.
Fra intern regnskapsressurs til outsourcing
Da Herviks interne regnskapsressurs gikk av med pensjon, oppsto et naturlig veivalg. Regnskap og lønn har tidligere vært håndtert internt i en 50% stilling, men behovene har endret seg. Regnskap blir stadig mer spesialisert, og det viste seg raskt å være krevende å erstatte kompetansen i en så liten stilling. Samtidig ønsket bedriften å redusere sårbarheten med å være avhengig av én nøkkelperson. Løsningen ble å samle lønn og regnskap hos Proplan Regnskap og samtidig legge til rette for videre digitalisering, rådgivning og vekst.
– Regnskap har blitt mer spesialisert, og vi ønsket en løsning som var mindre sårbar enn å være avhengig av én person, sier Tor Romseland, daglig leder i Rogaland Konservefabrikk AS.
Rogaland Konservefabrikk AS
Rogaland Konservefabrikk AS er en familieeid produksjonsbedrift etablert i 1939, og står bak merkevaren Hervik. Fra fabrikken i Hervik i Rogaland foredles frukt og bær til saft, syltetøy og juice, med fokus på naturlige råvarer, ekte smak og tradisjonelle metoder. Hervik leverer i dag produkter til dagligvarehandel, storhusholdning og dugnadssalg, og kombinerer lange håndverkstradisjoner med effektiv og moderne drift.
Valgte outsourcing for trygghet og bærekraft
For Hervik var det avgjørende å finne en samarbeidspartner som kunne levere både stabilitet, systemkompetanse og rådgivning over tid.
– Det viktigste for oss var å velge en solid aktør med varige og bærekraftige løsninger og systemer vi vet vil være der også i fremtiden, sier Romseland.
Hervik brukte allerede Visma Global, Payroll og Proplan HRM fra Proplan, og ved å ta i bruk Proplan Regnskap fikk de samlet både systemer, lønn og regnskap hos én og samme leverandør.
En smidig overgang
Overgangen til outsourcing opplevdes som ryddig og forutsigbar.
– Det meste var allerede på plass i systemene, og selve overgangen fungerte veldig godt. I starten handlet det mest om å få oversikt over noen administrative oppgaver som tidligere lå internt, men det var helt naturlig og løste seg raskt, forteller Romseland.
At Hervik kunne beholde eksisterende ERP-system og fordele endringene over tid, var en viktig trygghet.
– Vi ønsket ikke å bytte både regnskapsfører og system samtidig. Nå vet vi at Proplan Regnskap kan være med oss dersom vi en dag skal over på et nytt system også, sier han.
– Vi ønsket en løsning som var mindre sårbar enn å være avhengig av én person.
Automatisering gir konkrete gevinster
Etter at lønn og regnskap ble samlet hos Proplan Regnskap, har Hervik sett tydelige effekter av økt automatisering og bedre rapportering.
– Oppgaver som tidligere kunne ta en hel dag, tar nå en halvtime, sier Romseland.
Blant annet har Hervik tatt i bruk Power BI for bedre økonomisk oversikt etter innspill fra rådgivere i Proplan Regnskap.
– Det har vært en lønnsom investering. Når kostnader og prosesser blir synlige, ser du raskt hva som lønner seg å automatisere, forklarer han.
Mindre sårbarhet og mer fokus på kjernevirksomheten
Den kanskje viktigste gevinsten handler likevel om frigjorte ressurser.
– Vi er mye mindre sårbare nå. Vi trenger ikke lenger å tenke på ferie, fravær eller hvem som kan lønn og regnskap, sier Romseland.
I stedet for å bruke interne ressurser på økonomi, har Hervik kunnet prioritere nye områder.
– Vi er en effektiv produksjonsbedrift med en merkevare vi er stolte av og ønsker å videreutvikle. Nå kan vi bruke mer tid og ressurser nettopp på det, sier han.
Rådgivning og tett dialog gir ekstra verdi
Samarbeidet handler ikke bare om tall og rapportering.
– Jeg setter stor pris på at Proplan Regnskap holder meg løpende oppdatert, både på regelendringer og nye måter å bruke tjenestene på, sier Romseland.
Han beskriver kommunikasjonen som tilgjengelig og personlig.
– Vi får raske svar på både e-post og telefon, og har blitt godt kjent med personene vi samarbeider med, legger han til.
Outsourcing av lønn: Derfor velger flere bedrifter det og slik sikrer vi at det fungerer
Et tydelig råd til andre bedrifter
Til andre små og mellomstore bedrifter som vurderer outsourcing av lønn og regnskap, er Tor Romseland klar i sin anbefaling:
– Er du en liten eller mellomstor bedrift, er det ingen tvil om at du bør vurdere det. Vi trodde vi var en veldig spesiell og komplisert bedrift, med valuta, særavgifter og produksjonsdrift, men det viste seg at vi ikke var alene, sier han.
Med lønn og regnskap trygt ivaretatt av Proplan Regnskap, kan Hervik rette fullt fokus mot det som betyr mest: videreutvikling av merkevaren, effektiv produksjon og vekst i markedet.