IKM har 60 selskaper på Business NXT: – Vi har aldri angret
Mindre systemdrift, mer fornøyde brukere og ingen økte systemkostnader. For IKM Gruppen har overgangen til skyen gitt resultater på flere områder.
Hvordan tar man i bruk et nytt ERP-system i et konsern med mange selskaper, ulike behov og komplekse integrasjoner? For IKM Gruppen har løsningen vært en stegvis innføring av Business NXT, tett samarbeid med Proplan og vilje til å lære underveis.
IKM Gruppen
IKM Gruppen er et norsk industrikonsern som leverer tekniske tjenester, produkter og løsninger til energi- og industrisektoren. Konsernet har virksomhet i 15 land, rundt 4 500 ansatte og en årlig omsetning på cirka 10 milliarder kroner. IKM tilbyr blant annet ingeniørtjenester, inspeksjon, testing, drift og vedlikehold.
Fra tidkrevende drift til en moderne skyløsning
IKM Gruppen har mange selskaper med svært ulike behov. Noen har enkel regnskapsføring, mens andre har omfattende logistikk, integrasjoner og spesialtilpasninger. Visma Business hadde lenge fungert godt, men den tekniske driften krevde stadig mer tid.
- Vi ønsket mindre teknisk drift og en mer moderne brukeropplevelse.
Diskusjonen om å flytte økonomisystemene til skyen hadde pågått i flere år. Utfordringen var å finne en løsning som også kunne håndtere noen av de mer komplekse selskapene.
Med Business NXT fikk IKM en moderne skyløsning, samtidig som brukerne kunne kjenne igjen mye av strukturen og logikken fra Visma Business.
En stegvis overgang – med verdifull læring underveis
Sammen med Proplan la IKM en plan for å flytte selskapene over til Business NXT steg for steg. Opprinnelig skulle de begynne med de enkleste holdingselskapene, men et mellomstort selskap meldte seg frivillig til å være først ute.
Det ble en lærerik start. Business NXT var fortsatt under utvikling, og ikke alle funksjoner var på plass. Integrasjoner og enkelte arbeidsprosesser krevde mer arbeid enn forventet.
– Det første selskapet krevde ekstra innsats. Både vi og Proplan måtte lære underveis, men erfaringene gjorde de neste overgangene langt enklere, forteller Rita.
Etter hvert som integrasjonene og felles oppsett kom på plass, ble det enklere å gjennomføre nye migreringer.
IKM erfarte også at det ikke var nødvendig å endre alt samtidig. Selskapene kunne videreføre eksisterende arbeidsprosesser og heller gjøre forbedringer etter at den nye løsningen var tatt i bruk.
Fra skeptikere til pådrivere
En av de mest positive overraskelsene handlet ikke om teknologi, men om menneskene som skulle bruke det nye systemet.
Som ved de fleste større systemendringer var ikke alle like begeistret i starten. Men etter hvert som flere selskaper tok Business NXT i bruk, endret holdningene seg.
Det oppstod nesten en positiv konkurranse om å ikke være sist ute. De som var skeptiske i starten, ble de største pådriverne, forteller Rita.
Hun trekker også frem en erfaren medarbeider som syntes overgangen var så spennende at vedkommende valgte å utsette pensjoneringen.
For IKM ble god kommunikasjon og involvering viktig. Det ble etablert et superbrukerforum med jevnlige møter, der brukerne kunne stille spørsmål, diskutere utfordringer og påvirke hvordan løsningen ble satt opp. Det bidro til å skape trygghet og eierskap til den nye løsningen.
Bedre prosjektoversikt og enklere arbeidshverdag
For IKM har gode integrasjoner vært avgjørende. Informasjon om prosjekter, ansatte og timer flyter mellom Business NXT og konsernets øvrige systemer.
I tillegg har IKM fått utviklet et eget prosjektvindu som gir prosjektlederne samlet oversikt over salg, innkjøp, bokførte kostnader og timer. Det gjør det enklere å følge opp prosjektene og holde kontroll på økonomien.
Samtidig har overgangen gjort hverdagen enklere for IT-avdelingen. Tunge oppgraderinger, planlagt nedetid og Citrix-pålogging er erstattet av oppdateringer i skyen, enklere pålogging og mer effektiv brukeradministrasjon.
– Vi har fått det vi håpet på, og mer. Brukerne er mer fornøyde, og vi bruker nå mer tid på forbedringer og prosessutvikling enn på teknisk drift.
– Vi trodde det skulle bli mye dyrere
En vanlig bekymring ved overgang til skybaserte systemer er kostnadene. For IKM har erfaringene vært positive.
Til tross for overgangen til en moderne skyløsning, betaler selskapene ikke mer for Business NXT enn de tidligere gjorde for Visma Business.
En viktig årsak er at IKM har jobbet med standardisering og gjenbruk av oppsett og integrasjoner. Det har redusert behovet for konsulenttimer ved etablering av nye selskaper.
Resultatet er en mer moderne og fleksibel løsning, uten at systemkostnadene har økt.
Et samarbeid som tåler utfordringer
Selv om IKM er godt fornøyd med overgangen, legger ikke Rita skjul på at alt ikke har fungert optimalt fra første dag. Enkelte funksjoner, blant annet knyttet til ordrematch, vedleggshåndtering og prosjektmodul, har hatt forbedringsbehov.
Her har samarbeidet med Proplan vært viktig. Når standardfunksjonaliteten ikke har strukket til, har Proplan bidratt med alternative løsninger. Faste brukermøter, tett dialog og rask support har gjort det enklere å håndtere utfordringene underveis.
– Vi har aldri angret
Med 60 selskaper på Business NXT sitter IKM igjen med verdifulle erfaringer. Ritas viktigste råd til andre er å være tydelige på forventningene, involvere superbrukerne tidlig og standardisere der det er mulig.
Hun understreker også betydningen av å ha en tett og åpen dialog med implementeringspartneren.
– En god leverandør betyr utrolig mye. Vi har aldri angret på at vi gikk over til Business NXT, avslutter Rita.
Klar for å ta steget til skyen?
Vurderer dere å gå fra Visma Business til Business NXT, eller ønsker dere å utforske mulighetene med et moderne økonomisystem? Vi hjelper dere med å finne den beste veien videre – enten dere har ett selskap eller et helt konsern.