Slik fikk Japex Norge full kontroll på timeføring, prosjektstyring og rapportering med Proplan Time
Japex Norge deler hva de la vekt på da de valgte et nytt, norsk-tilpasset system for timeføring og prosjektstyring, Proplan Time, og hvilke gevinster de har oppnådd.
Japex Norge er et Stavanger-basert oljeselskap med et internasjonalt team som ønsket bedre kontroll på timeføring, prosjektkostnader og økonomidata. Med Proplan Time fikk de en skybasert og norsk-tilpasset løsning som kombinerer brukervennlighet, prosjektstyring og sømløs integrasjon med Business NXT og Payroll.
Utfordringer med Excel og manuell timeføring
Da Japex Norge startet opp i 2021, måtte alt bygges fra bunnen av. Med et lite team og høyt tempo var det naturlig å begynne enkelt – med timeregistrering i Excel. Løsningen fungerte greit i starten og var populær blant de ansatte fordi den var lett å bruke, men de manuelle prosessene gjorde det krevende å sikre nøyaktig timeføring, oversikt i regnskapet og god kontroll for revisjon.
Japex Norge AS
Japex Norge er et oljeselskap med hovedkontor i Stavanger, etablert i 2020 og heleid av Japan Petroleum Exploration Co. (JAPEX). Selskapet driver med leting, utbygging og produksjon av olje og gass på norsk kontinentalsokkel, og deltar i prosjekter som Statfjord Øst, Sygna, Verdande og Alve Nord. Med et internasjonalt team på 11 ansatte kombinerer Japex teknisk ekspertise med japansk langsiktighet og norsk bransjekunnskap.
Nye eiere = nye muligheter for norsk-tilpassede løsninger
Da selskapet ble heleid av japanske JAPEX sommeren 2024, tok Finance Manager Nina Henriksen initiativ til å vurdere nye og mer norsk-tilpassede systemløsninger. Målet var å forenkle økonomiprosessene og sikre bedre støtte for timefangst, fraværskoder og rapporteringskrav – viktige elementer for et selskap som jobber tett mot myndigheter og revisjon.
I samme prosess byttet de ERP-system til Business NXT og lønnssystem til Payroll. Med bare halvannen stilling i finansavdelingen var det avgjørende å finne løsninger som var både enklere, mer integrerte og kostnadseffektive enn tidligere.
Japex Norge valgte timeføringsløsningen Proplan Time
Da Japex Norge skulle velge nytt system for timeføring, var integrasjon, brukervennlighet og tilpasning til norske forhold avgjørende. Disse kriteriene lå til grunn for beslutningen:
- Løsningen måtte integreres med ERP-systemet Business NXT, lønnssystemet Payroll og reiseregningsløsningen Visma Expense
- Håndtere timeføring på flere prosjekter og dimensjoner
- Kunne skaleres i tråd med selskapets vekst
- Være brukervennlig og tilpasset norske lover og fraværskoder
- Levers av en norsk, helst lokal partner
- Gi god verdi for prisen
Proplan Time møtte alle kriteriene – og mer til. I tillegg til sømløs integrasjon med Visma-plattformen, åpner løsningen nemlig for fremtidig bruk av flere HR-funksjoner, som Japex planlegger å ta i bruk etter hvert.
– Jeg visste at Proplan hadde et egenutviklet system som var godt testet over flere tiår. Da vi fikk demonstrert den nyeste versjonen av Proplan Time, var det et av de beste brukersnittene vi hadde sett.
Smidig implementering av Proplan Time
Nina hadde god erfaring med implementering av ulike systemløsninger fra tidligere, men beskriver innføringen av Proplan Time som spesielt smidig..
– «Vi hadde én kontaktperson, Mari fra Proplan, som fulgte oss gjennom hele prosessen. Hun var tålmodig og veldig dyktig. Det er en av de mest smertefrie implementeringene jeg har vært med på,» sier Nina.
Den eneste utfordringen underveis var en teknisk integrasjon mellom Proplan Time og Business NXT, som raskt ble løst i samarbeid med integrasjonsteamet hos Proplan.
Når det kom til opplæring, laget Nina en kort veiledning for kollegaene - både for mobil og desktop - men hun tror egentlig det ikke var nødvendig.
– «Systemet er i det hele tatt selvforklarende, og de ansatte finner ut av det meste selv,» forteller hun.
Viktige besparelser og bedre prosjektoversikt med Proplan Time
Overgangen til en helhetlig Visma- og Proplan-løsning har gitt betydelige gevinster for Japex Norge. Den nye totalløsningen kombinerer større funksjonalitet, sømløse integrasjoner mellom Proplan Time, Business NXT og Payroll, og reduserte kostnader sammenlignet med tidligere systemer.
– «Totalt sparer vi mellom 600–700.000 kroner i året på den nye løsningen. Det er mye for en organisasjon med 11 ansatte,» forteller Nina.
I tillegg til kostnadsreduksjon har Proplan Time gitt bedre oversikt, tidsbesparelse og enklere oppfølging i hverdagen:
- All timeføring allokeres automatisk til riktige prosjekter og konti
- Bedre økonomikontroll, rapportering og prosjektstyring
- Færre spørsmål fra ansatte om feriesaldoer og fravær
- Brukerne opplever løsningen som intuitiv og oversiktlig
– «De ansatte liker at de kan se feriesaldoer og følge opp egenmeldinger selv. Å kunne bruke en app er også et stort pluss,» sier Nina.
Slik fikk Japex effektiv timeføring og prosjektkostnadskontroll
Et solid, norsk-tilpasset system – og en trygg partner i Proplan
For Nina Henriksen og teamet i Japex Norge har samarbeidet med Proplan vært preget av høy kompetanse, tilgjengelighet og tett oppfølging.
– «Vi er veldig fornøyde med både system og samarbeid. Det er tydelig at Proplan kjenner våre behov som et lite, men voksende selskap,» oppsummerer hun.
Med et robust, norsk-tilpasset system for timeføring, prosjekstyring og rapportering, har Japex Norge nå et solid fundament for videre vekst – både i antall ansatte og i sin virksomhet i Norge.