Lorentz Storesund moderniserer med Business NXT

Med Business NXT har de oppnådd bedre sikkerhet, økt effektivitet og en mer sømløs arbeidsflyt – en investering som sikrer fremtiden.

Fra server til sky – hvorfor valgte vi Business NXT?

Med over 100 års erfaring innen drivstoffleveranser til maritim og landbasert industri, har Lorentz Storesund & Sønner AS alltid vært opptatt av sikkerhet, pålitelighet og kvalitet. Høsten 2023 tok de et viktig digitalt steg ved å bytte ut sitt gamle, serverbaserte ERP-system, Visma Business, med skyløsningen Business NXT.

Lorentz Storesund & Sønner AS

Bedriften er en av Norges største leverandører av drivstoff og smøremidler, og har det største smøroljelageret mellom Bergen og Gøteborg. Fra sitt tankanlegg på Storesund, Karmøy, leverer de til både maritime og landbaserte virksomheter.

Sikkerhet i skybasert ERP – en viktig grunn til å bytte

Økonomileder Tor Inge Melhus har jobbet i Lorentz Storesund i tre år. Da han startet, ble han overrasket over de gamle løsningene og manuelle prosessene.

– Jeg hadde jobbet i skyen i årevis hos tidligere arbeidsgivere, og det føltes tungvint å gå tilbake i tid med gamle løsninger. Jeg visste at i skyen ville vi finne bedre sikkerhet, slippe å tenke på oppdateringer og versjoner, og ha fleksibiliteten til å integrere med andre systemer, forklarer han.

En av de viktigste grunnene til byttet var økt datasikkerhet. Den tidligere løsningen krevde Citrix-tilgang, og hver pålogging til server innebar en viss risiko. Med Business NXT fikk de en skybasert ERP-løsning med moderne sikkerhetsmekanismer og to-faktor-autentisering (2FA).

Sikkerhet var en av de viktigste grunnene til at vi gikk over til Business NXT. Vi ville ha en løsning der vi slapp å bekymre oss for risikoen gamle serverbaserte systemer medfører.

Tor Inge Melhus

Økonomileder i Lorentz Storesund & Sønner AS

En fleksibel ERP-løsning med mange muligheter

Overgangen var ikke helt uten utfordringer. Business NXT gir stor fleksibilitet, men det betydde også at Lorentz Storesund måtte tilpasse systemet til sin unike drift.

– Det er både fordeler og ulemper med en fleksibel løsning. Systemet gir oss enormt med valgmuligheter, men det betyr også at vi må være bevisste i forhold til de valgene vi tar, sier Tor Inge.

I tillegg var bedriften tidlig ute med Business NXT, og systemet har utviklet seg mye siden de startet migreringen i oktober 2023. Erfaringene deres har gjort overgangen enklere for fremtidige Business NXT-kunder.

Endringsledelse: Fra penn og papir til digital effektivitet

En av de største utfordringene internt var å få ansatte til å ta i bruk det nye systemet. Mange var vant til penn og papir og fysiske ordrebøker. Det krevde en innsats for å få alle over på det digitale systemet.

– Det var en overgangsperiode hvor noen foretrakk å finne frem ordreboka i stedet for å bruke systemet. Men nå har det gått seg til, og vi ser at digitalisering av prosessene har gjort alt enklere og oss mer effektive.

Samarbeid med Proplan og rask support

En viktig faktor for en vellykket overgang, var samarbeidet med Proplan.

– Vi har følt oss veldig godt ivaretatt. Spesielt det å bli kjent med konsulentene, og at de har blitt kjent med oss, har vært uvurderlig. Vi får raskt hjelp, og vi slipper å forklare hele bedriften til en ny person hver gang. Det sparer oss for enormt mye tid, sier Melhus.

Tilpasningene i systemet har vært en kontinuerlig prosess, og Proplan har bistått med ekspertise og praktisk hjelp.

– Vi har vært bortskjemt med blant annet konsulentene Gunnar Halvorsen og Kjetil Vikse Moen, råe ressurser som fikser ting lynraskt! Og vi har også hatt god støtte fra resten av teamet når det har vært behov.

Det å kunne ringe noen, som i tillegg er lokale og til og med kan stikke innom fysisk om situasjonen krever det, setter de veldig pris på.

Det har vært utrolig kjekt å jobbe med Tor Inge og resten av gjengen hos Lorentz Storesund, og prosjektet har gitt oss i Proplan spennende utfordringer. De er hyggelige kunder og det er gøy å se hvordan de virkelig har tatt tak i digitaliseringen og gått fra papir og penn til en digital og mer fremtidsrettet løsning.

Gunnar Halvorsen

Konsulent i Proplan AS

Mindre papir, mer effektivitet – 30-40 % tidsbesparelse

Den største gevinsten etter overgangen til Business NXT har vært en mer effektiv arbeidsflyt.

– Ordrebehandlingen har blitt betydelig mer strømlinjeformet. Tidligere måtte vi tyde håndskrift, manuelt registrere data, scanne ordrebøker, sende vedlegg på e-post og lagre i mapper. Nå går alt elektronisk. Vi sparer rundt 5 minutter per ordre, noe som gir en tidsbesparelse på rundt 30-40 %, forteller økonomilederen.

Sporbarheten har også blitt bedre, for eksempel med tanke på revisjon og dokumentasjon for avgiftsfrie leveranser.

– Alt er nå digitalt lagret og lett tilgjengelig. Vi slipper å lete gjennom gamle ordrebøker og kan enkelt finne historikken ved behov, sier han.

Integrasjoner og fremtidige planer

Hos Lorentz Storeseund er Business NXT er sømløst integrert med:

• Bank (automatisk avstemming)
• Valutakurser og valutatabell (oppdateres automatisk)
• BX Software (logistikk og lagerstyring)
• Kasseløsning

Bedriften planlegger videre digitalisering, blant annet med flere bransjespesifikke integrasjoner, som telling av drivstoffleveranser.

- Vi har allerede en god del på plass, men ser potensialet i å automatisere enda mer. Åpent API og integrasjoner gjør at vi kan koble på det vi trenger, etter hvert som vi har kapasitet.

Les også

Gode integrasjoner er som magi – derfor må din bedrift ha det

Råd til andre som vurderer skybasert ERP

For andre bedrifter som vurderer å ta ERP-systemet opp i skyen, har Tor Inge en klar anbefaling:

– Rydd opp i gamle data før dere migrerer. Vi var litt ivrige og undervurderte hvor mye rot som kunne følge med. Jo mer strukturert man er i forkant, jo smidigere går overgangen.

Han understreker også viktigheten av å bruke tid på testing.

– Vi burde kanskje ha testet mer før vi gikk live. Samtidig er det noen ting man ikke ser før man faktisk begynner å bruke systemet i praksis. Det er en balanse mellom å være godt forberedt og å akseptere at man må gjøre justeringer underveis, sier han.

Etter over ett år med Business NXT er konklusjonen klar:

– Vi ville aldri gått tilbake til det gamle systemet. Sikkerheten, effektiviteten, tilgjengeligheten og fleksibiliteten vi har nå, gjør at vi er godt rustet for fremtiden, avslutter Tor Inge Melhus.