Norrøna Storkjøkken frigjør 2 300 timer i året med Proplan HRM

Med over 160 ansatte spredt fra Kristiansand til Harstad, var HR-hverdagen i Norrøna Storkjøkken tidligere preget av manuelle prosesser og begrenset oversikt. Med dokumenter lagret i arkivskap, på filserver og lokalt hos ulike ledere, var det krevende å jobbe strukturert og samtidig sikre god GDPR-håndtering.

Med Proplan HRM på plass har selskapet fått en helt ny flyt i personalarbeidet – og en tilhørende gevinst tilsvarende nesten én million kroner i året.

Norrøna Storkjøkken

Norges ledende totalleverandører av storkjøkkenutstyr. Leverer alle typer storkjøkkenutstyr og kjøkken-/småutstyr til f.eks. caféer, barnehager, hotell-/restaurantbransjen, bedriftskantiner og hos større kunder som Forsvaret og offshore/plattformer. Gjennomprøvde løsninger og solid kvalitet preger deres utvalg og de setter ergonomi og brukeropplevelse høyt.

Spredt dokumentasjon og GDPR-hodebry

– Før vi fikk Proplan HRM, var dokumentasjonen lagret ulike steder – arkivskap, Excel, på filserver og i mapper hos ledere. Det fantes ingen helhetlig struktur, og GDPR ble rett og slett ikke godt nok ivaretatt, forteller Ingunn Bratli, senior HR Business Partner hos Norrøna Storkjøkken. Ingunn er ansatt i HR-kompetansehuset BUHR, som leverer HR fra A til Å hos blant annet Norrøna.

I tillegg til utfordringer med kontroll og etterlevelse, innebar mangelen på HR-system at medarbeidersamtaler og andre nøkkeldokumenter måtte etterspørres manuelt – og HR brukte dermed unødig tid på å scanne og sende ut dokumenter, finne frem historikk og svare på spørsmål fra ansatte.

Ett felles system – integrert med lønn

Ved å implementere Proplan HRM, i tett integrasjon med lønnssystemet Payroll, fikk Norrøna Storkjøkken:

• Ett sted for all personaldata og dokumentasjon
• Rollestyring og GDPR-sikkerhet innebygd
• Digitale prosesser for onboarding, fraværsoppfølging og signering
• Fraværsføring og timegodkjenning via mobil eller PC
• Automatisk tilgang for ledere til egne ansatte
• Oppdatert personaldata i begge systemer

– Mange av våre ansatte er montører og serviceteknikere ute i felt. De bruker mobil-appen, der det er superenkelt å legge inn ferie, føre timer og sjekke for eksempel hvor mange egenmeldinger de har igjen, forteller Bratli.

Ansatte kan nå selv hente frem arbeidskontrakter, oppdatere kontaktinformasjon og se kurs og sertifikater – alt i én løsning. Det har ført til en merkbar endring:

I starten måtte Norrøna jobbe for å få systemet ut i organisasjonen. Nå ser de fruktene: De ansatte bruker det mer og mer, og henvendelsene til HR og lønn er betydelig redusert. Det er ikke uten grunn disse to systemene sammen kalles for en superkombo.

– Hverdagen er blitt mye lettere. Både ansatte og ledere er mer selvhjulpne, og vi i HR har fått en helt annen arbeidsro.

Ingunn Bratli

Senior HR Business Partner hos Norrøna Storkjøkken

Gevinsten: 2300 timer frigjort – og nesten 1 million kroner spart

I samarbeid med Proplan har Norrøna beregnet gevinsten ved å digitalisere HR-arbeidet:

• 15 minutter spart per uke per ansatt ved at de nå finner informasjon og gjør oppdateringer selv.
• 30 minutter spart per uke på hver av de 18 personallederne grunnet bedre prosessflyt og oversikt.
• 1–2 timer spart per uke for hver av de to HR- og lønnsansatte.

Totalt gir dette en tidsbesparelse på opptil 2300 timer i året – noe som tilsvarer en estimert økonomisk gevinst på nær 1 million kroner.

– Det er ikke sånn at vi bruker den tiden på kaffe. Vi har mer enn nok verdiskapende arbeid å fylle dagene med, sier Bratli med et smil.

Se webinar

Norrøna sparer tid verdt opp mot én million kroner i året med Proplan HRM

Tid spart hos både HR og lønn

Integrasjonen mellom Proplan HRM og Payroll har ført til mindre dobbeltarbeid og mindre risiko for feil.

– Før måtte HR og lønn samkjøre data manuelt, spesielt rundt fravær og timer. Nå snakker systemene sammen, og det er mindre støy og risiko for misforståelser.

Bratli trekker også frem hvordan HRM hjelper med kvalitetssikring og etterlevelse:

– Vi kan generere signeringsdokumenter rett i systemet, og vi har kontroll på både dokumentversjoner og sletting av gamle dokumenter. GDPR blir ivaretatt på en trygg og forutsigbar måte.

Videre ambisjoner: Mer effekt i neste fase

Selv om systemet allerede har gitt store besparelser og bedre kontroll, ser Norrøna fremover:

– Vi ser at det fortsatt er potensiale i systemet og flere moduler å ta i bruk. Etter hvert som disse tas i bruk vil vi kunne hente ut enda større gevinster, avslutter Bratli.

Klar for å regne på gevinsten for din bedrift?

Proplan har utviklet en enkel gevinstmodell for å regne ut hva et digitalt HR-system kan bety for din virksomhet. Hvor mye tid og penger kan din bedrift spare?