Slik fikk Ørland Transport bedre kontroll på HR og timer
Med Proplan HRM og Proplan Time har de samlet timer, fravær, kompetanse og personaldata – og fått bedre kontroll på driften.
Ørland Transport ønsket bedre struktur og mindre personavhengighet. I Proplan fant de ikke bare løsningene de trengte, men også mennesker som forstod virksomheten og ville utvikle løsningene sammen med dem.
Ørland Transport AS
Moderne transportbedrift med hovedkontor på Foss-Eikeland i Sandnes og historie tilbake til 1928. Ørland utfører blant annet lokal og regional transport, distribusjon, containertransport, kranoppdrag, transport av farlig gods og spesialtransport. Punktlighet er selskapets varemerke.
Vekst skapte behov for bedre systemer
I takt med at virksomheten vokste, ble det stadig viktigere å få informasjon og arbeidsprosesser inn i faste systemer. Mye av kunnskapen var knyttet til enkeltpersoner, mens informasjonen var fordelt på ulike løsninger. Det gjorde det mer tidkrevende å finne frem og skapte en sårbarhet Ørland ønsket å redusere.
– Vi trengte å få satt ting i system. Det var litt for mange personer som satt på kunnskap, og vi ønsket å effektivisere driften og gjøre arbeidet lettere, sier Willem Kooyman, IT- og lønnsansvarlig i Ørland Transport.
Derfor valgte Ørland Transport Proplan
Hør Willem Kooyman fortelle hvordan løsningene har gitt bedre kontroll - og hvorfor menneskene i Proplan er avgjørende for samarbeidet.
Proplan HRM og Proplan Time ble en perfekt match
Ørland var i utgangspunktet på jakt etter et nytt system for timeregistrering. Da de oppdaget at Proplan også kunne dekke behovene innen HR, ble helheten avgjørende.
Proplan HRM og Proplan Time er bygget på samme grunnmur og integrert med hverandre. Dermed får Ørland én sammenhengende løsning for personaldata, fravær, kompetanse og timeregistrering.
– Vi var egentlig på jakt etter et timeregistreringssystem. Da timeregistrering og HR ble samlet, var det en perfekt match for oss, sier Willem.
Proplan har nesten blitt et fundament for oss. Det er systemet vi bruker mest, bortsett fra produksjonssystemet vårt.
Slik bruker Ørland løsningene
Proplan HRM og Proplan Time brukes hver dag. Sjåførene registrerer timer og fravær, mens medarbeiderne på kjørekontoret godkjenner og korrigerer timene ved behov.
Willem kvalitetssikrer informasjonen og henter rapporter til blant annet ledelsen, styret og kunder.
I løsningene har Ørland blant annet samlet:
- timer og godkjenning av timer
- fravær og fraværsstatistikk
- personalopplysninger
- kompetanse og informasjon som påvirker lønnsgrunnlaget
- hendelser, oppgaver og påminnelser
- oversikt over arbeidstid og overtid
Bedre oversikt - og raskere svar
Når informasjonen er samlet og oppdatert, kan Willem raskt svare på spørsmål om timer, lønn og kompetanse uten å måtte lete i flere systemer eller spørre andre. Timene kan godkjennes fortløpende, og opplysningene overføres i dag videre til lønnssystemet ved hjelp av en eksportfil.
Tydelige rutiner for fravær gjør det enklere for kjørekontoret å oppdage behovet for en vikar og sørge for at kundens oppdrag blir ivaretatt. Ørland trekker også frem fraværsstatistikken og oversikten over arbeidstid og overtid som særlig verdifulle.
Menneskene i Proplan gjorde forskjellen
Da Ørland vurderte ulike leverandører, var konkurransedyktige priser viktig. Men tilliten oppstod først og fremst i møtet med menneskene i Proplan.
Willem trekker spesielt frem Mari fra Proplan, som satte seg inn i behovene deres og var tydelig på hva som kunne løses - og hvordan de måtte gå frem. Den samme opplevelsen har fortsatt etter at løsningene ble tatt i bruk.
For Ørland er dette avgjørende. Transportbransjen kan endre seg raskt, og nye regler eller behov kan kreve justeringer på kort tid. Da trenger virksomheten en leverandør som både kjenner systemet og forstår hvordan driften faktisk fungerer.
Vi har en veldig god dialog med Proplan, og det er lett å jobbe med dem. De er ekstremt gode til å svare og følge opp.
Innspill som blir lyttet til
Willem sender jevnlig spørsmål, videoer og forbedringsforslag til Proplan. Han opplever at innspillene blir møtt med interesse, at svarene kommer raskt, og at utviklingsmiljøet tar seg tid til å undersøke behovene.
Fraværsstatistikk og funksjonalitet for oppfølging av arbeidstid er to eksempler Ørland trekker frem. Samtidig har virksomheten forståelse for at ikke alle ønsker kan utvikles med en gang. Det viktige er å bli hørt og få vite hvordan saken ligger an.
Et samarbeid for videre utvikling
Ørland ser positivt på den videre utviklingen av både virksomheten og samarbeidet med Proplan. Selskapet utvider tjenestene, ansetter flere og investerer i biler og traller. Proplan HRM og Proplan Time er blitt et viktig fundament som skal støtte nye behov og videre utvikling.
– Det er veldig kjekt å jobbe sammen med noen som ser utfordringene våre, forstår hvor vi vil, og er villige til å være med på reisen, sier Willem.
Vil du samle HR og timeregistrering?
Se hvordan Proplan HRM og Proplan Time kan gi bedre oversikt over ansatte, timer, fravær og kompetanse - og gjøre arbeidsprosessene enklere.