PK Entreprenør frigjør årsverk med Business NXT
PK har tatt et stort digitaliseringssteg med overgangen fra Visma Business til Business NXT – og sparer både tid og penger.
Ved å flytte ERP-systemet opp i skyen fikk PK Entreprenør ikke bare et moderne, skybasert ERP-system som effektiviserer og automatiserer regnskapet – de fikk også en helt ny arbeidshverdag. Selskapet har frigjort tid tilsvarende mer enn ett årsverk og fjernet serverkostnader på mer enn 200 000 kroner årlig.
PK Entreprenør AS
PK Entreprenør AS har levert entreprenørtjenester på Sørlandet i over 40 år. Med rundt 100 ansatte og oppdrag for kommunale kunder som skoler, barnehager og avfallsstasjoner, er de en solid aktør i byggebransjen.
Fra gammeldags ERP til moderne, skybasert løsning
Da Melinda Barna startet som regnskapscontroller i PK høsten 2024, ble det raskt klart at selskapet trengte et systemskifte. Det hadde vært snakk om å vente til 2026, men Melinda var tydelig:
– Det gamle ERP-systemet var gammeldags og lite fleksibelt. Det manglet integrasjoner, krevde manuelle prosesser og var ikke automatisert. Jeg ga beskjed om at jeg ikke kunne jobbe på den måten, forteller hun.
I tillegg kom serverkostnader på rundt 20 000 kroner i måneden. Overgangen til sky var derfor ikke bare et spørsmål om økt effektivitet, men også om økonomi. Investeringen ville bli dekket inn allerede første året.
Ledelsen i PK ga Melinda full tillit og de ressursene hun trengte for å sette i gang.
– Ledelsen støttet prosjektet fra første stund, og jeg fikk all den hjelpen jeg trengte underveis. Det bekreftet for meg at jeg har kommet til rett sted – et sted hvor både økonomisjef og daglig leder ønsker å være fremoverlente og følge utviklingen, forteller hun.
Rask og smertefri overgang til Business NXT
Melinda tok i utgangspunktet kontakt med Proplan for å bytte ut dokumentsenteret. Fagkonsulent Trine Gresaker forklarte at det kun lot seg gjøre ved å gå over til Business NXT, som ble startskuddet for et nytt prosjekt.
– Jeg hadde ingen erfaring med Visma fra før, så jeg brukte tid på å lese meg opp og ble raskt overbevist om at dette var veien å gå, forteller Melinda.
I desember 2024 ble beslutningen tatt, og bare to uker senere var første klient oppe. Innen utgangen av februar var alle 14 selskaper migrert til Business NXT.
Melinda mener kombinasjonen av egeninnsats via opplæringsportalen Visma Learning Universe og tett support fra Proplan var en suksess.
– Overgangen gikk knirkefritt, spesielt på regnskapsdelen. Vi opplevde et veldig godt samarbeid med Trine og Proplan som var tilgjengelige, svarte raskt og sørget for at prosessen ikke stoppet opp.
Trine forteller at PKs overgang til Business NXT er den raskeste hun har vært med på så langt, og beskriver Melinda og PK som en fremoverlent kunde som var veldig klare for et nytt system i skyen.
– Hos PK hadde de satt av tid og ressurser for god implementering. Fra de signerte kontrakten til første klient var oppe gikk det bare to uker. Det er gøy å jobbe med kunder som vil opp på 2025-nivå når det kommer til automatisering.
OneStop Reporting gir prosjektlederne i PK bedre oversikt
Da Business NXT var på plass, tok PK og Proplan tak i rapporteringsverktøyet OneStop Reporting (OSR).
Selskapet hadde brukt OSR tidligere, men etter en pause ble det nå enkelt å oppdatere rapportene til dagens behov. I stedet for å bruke tid internt på å bygge rapportene, valgte PK å outsource til Proplan, en løsning som både frigjorde tid og sikret kvalitet.
For prosjektlederne har dette vært en revolusjon. Der de tidligere måtte vente til månedsoppgjøret var klart, og ofte var 4-6 uker på etterskudd, har de nå tilgang til tallene i sanntid.
Resultatene – mer tid, lavere kostnader og høyere kvalitet
- Automatisering og effektivisering:
Totalt har selskapet frigjort mer enn ett årsverk. - Bedre prosjektstyring:
Prosjektledere får regnskapstall i sanntid i OSR, og slipper å vente på månedsoppgjøret. - Lavere kostnader:
Serverkostnader er eliminert med en årlig besparelse på over 200 000 kroner. - Papirfritt og kvalitetssikret:
Regnskapet er automatisert og kvalitetssikret, og Excel er byttet ut. - Fleksibilitet og sikkerhet:
Ansatte kan jobbe fra hvor som helst, uten VPN og med bedre datasikkerhet. - Kontinuerlige oppdateringer:
Systemet videreutvikles og oppdateres kontinuerlig og automatisk uten nedetid.
– Vi har spart mer enn ett årsverk på digitalisering. Det hadde aldri vært mulig uten Business NXT, sier Melinda.
Hun legger til at summen av små tidsbesparelser til slutt gir stor effekt:
– Med noen minutter spart her og en halvtime der blir det til slutt mange timer. I tillegg er de kjedelige oppgavene byttet ut med mer verdiskapende arbeid.
Veien videre: automatisering, bærekraft og Power BI
Hos PK Entreprenør hviler de ikke på laurbærene. Nå står ytterligere automatisering og rapportering på agendaen:
- Rapportering av lønn
- Bedre innsyn i cashflow og likviditet
- Bruk av budsjetteringsmodulen i OSR
- Integrasjon med Power BI
Bærekraftsrapportering er også et viktig tema frem mot 2026.
– Vi i byggebransjen må være forberedt, og med Business NXT får vi et system som gjør det mye enklere å møte nye krav, sier Melinda.
Melinda anbefaler Business NXT og Proplan
Melinda har en tydelig oppfordring til andre bedrifter:
– Kjør på – ikke vent. Jo mer du venter, jo mer taper du. Business NXT og Proplan anbefales på det sterkeste, sier hun.
Hun understreker hvor viktig det er å ha en engasjert intern ressurs:
– Husk å ha en dedikert person som kan motivere organisasjonen – det har mye å si for resultatet.
Samarbeidet med Proplan har vært avgjørende:
– Trine i Proplan har vært helt fantastisk. Hun er fleksibel, kjapp og løsningsorientert. Vi kjørte 2-timers workshops der vi løste det meste på stedet, og jeg fikk veiledning på resten. Det fungerte kjempebra, avslutter Melinda.
PK Entreprenør har tatt et stort digitaliseringssteg ved å flytte ERP-systemet til skyen med Business NXT. Med automatisering, bedre rapportering og fleksibilitet har selskapet frigjort mer enn ett årsverk, senket kostnader og lagt grunnlaget for fremtidig vekst.