Gramo samlet HR-arbeidet – og fikk alt på stell med Proplan HRM

Gramo er et vederlagsbyrå som forvalter rettighetene til artister, utøvere og produsenter når musikk brukes offentlig. Med rundt 20 ansatte stilles det de samme kravene til orden, dokumentasjon og oversikt som i større virksomheter – selv uten en dedikert HR-avdeling.

Da Torill Nesøen fikk ansvar for HR, startet hun med å kartlegge hvordan HR-arbeidet faktisk fungerte i praksis.

– Vi er en liten virksomhet og har ikke hatt en rendyrket HR-funksjon. Da måtte jeg spørre meg: Har vi det vi trenger? Hvor er informasjon lagret? Og hvor sårbare er vi hvis noen slutter eller er borte? sier Nesøen.

Gramo

Gramo er en norsk medlemsorganisasjon som innkrever og fordeler vederlag når innspilt musikk brukes offentlig, slik at artister, musikere og plateselskaper får betalt for bruken av sine rettigheter.

Utgangspunkt: HR spredt på flere systemer

Gjennomgangen viste at HR-informasjon og rutiner var fordelt på flere løsninger – fileserver, Teams, personalhåndbok og ulike systemer for tid og fravær.

– Vi hadde en portefølje av systemer og leverandører for å dekke behovet. Et viktig kriterium var å samle dette på ett sted, uten å måtte bygge kompliserte integrasjoner eller bruke mye konsulenttid, forklarer hun.

Målet var én helhetlig løsning som dekket behovet her og nå – men også ga rom for videre utvikling.

Løsning: Proplan HRM – tilpasset Gramos behov

Valget falt på Proplan HRM. En viktig årsak var fleksibiliteten i løsningen og muligheten til å bygge struktur fra bunnen av.

– Å tilpasse gamle løsninger er ofte mer krevende enn å starte på nytt. Med Proplan HRM kunne vi bygge HR-arbeidet i vår ånd – strukturert, gjennomtenkt og tilpasset oss.

Torill Nesøen

Leder HR & Organisasjon i Gramo

Gramo valgte en kontrollert implementering med god tid. Løsningen ble kjøpt vinteren 2025, de ansatte fikk gradvis tilgang utover høsten, og systemet gikk fullt i bruk fra 1. januar 2026.

– Vi ønsket ikke en brå overgang. Målet var at når ansatte først logget seg på, skulle alt være klart. De skulle komme til duk og dekket bord.

Med Proplan HRM har Gramo samlet:

• personalinformasjon og dokumenter
• ferie, fravær og hjemmekontor
• kompetanse og utstyr
• felles HR-rutiner og retningslinjer

Arbeidsgivers plikter – og arbeidstakers rettigheter

For Gramo har HR-systemet også en tydelig rolle i å ivareta både arbeidsgivers ansvar og arbeidstakers rettigheter.

– Som arbeidsgiver har vi klare plikter – både juridisk og moralsk. Samtidig har ansatte rett til oversikt, dokumentasjon og innsyn i egen informasjon. Et godt HR-system må ivareta begge deler.

Med Proplan HRM opplever Gramo at dette balanseres på en god måte.

– Løsningen er brukervennlig – både for meg som administrator og for de ansatte. Tilbakemeldingene har vært veldig positive.

Se webinar

HR gjort enkelt: Slik har Gramo fått alt på stell - på ett sted

Ett felles HR-knutepunkt

I dag fungerer Proplan HRM som Gramos felles inngang til HR-relatert informasjon.

– Tidligere måtte man tenke: Hvor ligger dette? Nå er svaret enkelt. Inngangen er Proplan. Det fungerer nesten som et mini-intranett på HR-siden, sier Nesøen.

Her finner ansatte blant annet personalinformasjon, dokumenter, fravær og ferie, hjemmekontorregistrering, kompetanse og delte retningslinjer – tilgjengelig både på web og mobil.

Resultat: Mindre sårbarhet og bedre oversikt

For Gramo har Proplan HRM gjort HR-arbeidet mindre personavhengig, mer tilgjengelig og enklere å følge opp i hverdagen.

– Det er verdifullt å vite hvor folk er – om de jobber hjemme, er på reise eller har fri. Det handler om samhandling og oversikt.

Videre planlegger Gramo å ta i bruk flere deler av løsningen etter hvert, blant annet:

• utstyrsregister
• kompetansekartlegging
• onboarding og offboarding
• digitale prosesser og signering

– Selv om vi har lav turnover, er det en styrke å gjøre ting likt hver gang – og slippe å finne opp hjulet på nytt.

Alt på stell – på ett og samme sted

For Gramo har Proplan HRM gitt trygghet, struktur og oversikt.

– HR er like viktig i en virksomhet med 20 ansatte som med 200 eller 2 000. Nå har vi alt på stell – på ett og samme sted. Akkurat slik jeg så for meg, avslutter Torill.