Fra frustrasjon til flyt – Sens valgte Proplan Tiltak
Sens Gruppen ønsket et fagsystem som støttet arbeidshverdagen – og med Proplan Tiltak har de fått bedre struktur, mindre tidsbruk og en intuitiv løsning fra første dag.
Sens Gruppen er en av Norges ledende private inkluderingsbedrifter, med lang erfaring i å hjelpe mennesker ut i arbeid og utdanning. Da behovet for et nytt fagsystem meldte seg, var kravene tydelige: bedre prosesstyring, enklere oppfølging av deltakere og en løsning som fungerer i praksis – både for superbrukere og ansatte ute i avdelingene.
Sens Gruppen
Sens Gruppen er en av Norges ledende private inkluderingsbedrifter – med røtter tilbake til 1966. Hvert år formidler de rundt 1000 mennesker til arbeid og utdanning, på tvers av lokasjoner i Oslo, Moss, Askim, Sarpsborg og Halden. De jobber målrettet med sosial bærekraft, og tror på at alle har ressurser som kan utvikles. Gjennom metodisk arbeid, høy faglig kvalitet og en sterk innovasjonskultur bygger de broer mellom mennesker og arbeidsliv.
Fra frustrasjon til flyt i hverdagen
Da Sens Gruppen skulle bytte fagsystem, var det ikke første gang de vurderte Proplan Tiltak.
De brukte tidligere PAT (Proplan Attføring), men valgte å bytte til en annen leverandør da kontrakten gikk ut. I starten fungerte det greit, men etter hvert som kravene økte – både fra Nav og internt – ble det tydelig at systemet ikke strakk til.
De savnet:
- bedre verktøy for prosesstyring
- tydeligere struktur på oppgaver og frister
- et mer fleksibelt system i hverdagen
– Kombinasjonen av det intuitive fagsystemet Proplan Tiltak og et tett samarbeid med en leverandør med ansatte fra tiltaksbransjen, er gull verdt.
– “Ting var egentlig på plass”
Gjennom flere år hadde Sens fått jevnlige oppdateringer fra Proplan og sett hvordan systemet utviklet seg. Særlig på områder som var viktige for dem.
Da de tok opp dialogen igjen høsten 2024, opplevdes det annerledes.
– Ting var egentlig på plass. Det var ikke så mye som manglet lenger, forteller Tove Jakobsen, system- og kvalitetsutvikler i Sens Gruppen.
De snakket også med andre brukere, blant annet Spir, noe som ga ekstra trygghet i valget av fagsystem.
Spir Oslo valgte Proplan Tiltak – for funksjonaliteten, fleksibiliteten og folka bak
Å bygge det selv – og riktig
Tove tok selv ansvar for å bygge opp løsningen internt, med støtte fra Proplan underveis.
– Du må ha noen som kjenner organisasjonen, språket og behovene. Da blir det også mye enklere å få det til å sitte.
Hun trekker frem rollen som superbruker som avgjørende for en vellykket implementering av et fagsystem for tiltaksbedrifter. En som både forstår systemet og menneskene som skal bruke det.
– En ting er å lære bort til de som syns digitale verktøy er lett. Men du må også nå de som syns det er tungt.
Dette bekreftes også av Andreas Emberland i Proplan:
– Sens var gode på å sette av nok tid til opplæring. Tove var veldig flink til å involvere seg og opparbeide solid forståelse for systemet og hvordan ting henger sammen. Det er en utrolig stor fordel å ha denne ressursen internt, når man ruller ut til resten av organisasjonen.
Med god forståelse for både system og arbeidshverdag, kunne Tove oversette systemet til noe som faktisk gir mening ute i organisasjonen.
En overgang uten motstand
Det de var mest spente på hos Sens, var om det kom til å bli tungt å få med organisasjonen. Det ble det ikke.
– Forventningene til Proplan Tiltak ble innfridd. Folk hadde gledet seg – og det vi ønsket, det fikk vi.
Spesielt én ting skilte seg ut: Forsiden.
– De korte veiene, altså snarveiene og oversikten! Det var nesten et lite gledessukk da folk så det. Fra den dagen vi gikk over til Proplan Tiltak, var folk så å si på med en gang.
Mindre tid i systemet – mindre irritasjon
I dag merker de tydelig effekt av systembyttet.
– Vi får tilbakemeldinger om at folk bruker mindre tid i systemet. Mindre tid på dokumentasjon.
Men det viktigste er kanskje dette:
– Irritasjonen over systemer er borte.
Sens har også redusert antall systemer:
- CRM-systemet er sagt opp
- Dialogappen erstatter Teams i kontakt med deltakere
Resultatet er bedre oversikt, færre verktøy og lavere kostnader.
– Jeg er veldig glad i Dialog, sier Tove.
Mer enn et system
For Sens og Tove handler det ikke bare om funksjonalitet i et fagsystem.
– Det viktigste for meg er at dere i Proplan forstår bransjen så innmari godt. Dere vet med en gang hva jeg snakker om.
Hun trekker frem én ting spesielt:
– Gullet deres er at dere ansetter folk med bransjebakgrunn.
Oppfølgingen fra Proplan oppleves som tett og konkret:
– Vi slipper å vente på svar. Ofte får vi forslag der og da, og vi holdes oppdatert underveis.
En drivkraft bak endringen
Engasjementet til Tove er tydelig.
– Jeg liker å være nyttig for kollegaene mine. Gjøre hverdagen deres enklere.
Hun legger til med et smil:
– Jeg er nok litt nerd på system og statistikk også. Det å kunne hente ut data – jeg elsker det.
Det har vært en viktig del av endringsarbeidet.
– Du må like det du gjør. Det smitter.
Hva ville hun gjort annerledes?
Svaret kommer raskt:
– Ingenting!
Den grundige gjennomgangen med Andreas Emberland i Proplan i forkant av oppstart trekkes frem som avgjørende for en vellykket implementering.
Hennes råd til andre bedrifter som ønsker å bytte fagsystem:
- Sett av nok tid før oppstart
- Sørg for at struktur og oppsett sitter før dere går live
- Unngå å bytte midt i en måned (med tanke på rapportering og fakturering)
Ikke ferdige – bare i gang
Sens Gruppen jobber fortsatt med å hente ut enda mer verdi fra løsningen, blant annet innen markedsarbeid og oppfølging mot arbeidsgivere.
– Systemene må støtte det vi faktisk skal levere på – spesielt opp mot NAV og arbeid ut i jobb.
Derfor anbefaler Sens Gruppen Proplan Tiltak
Vi spurte om Tove kunne oppsummere i én setning hvorfor man bør velge Proplan Tiltak som fagsystem. Vi kunne ikke vært mer fornøyd med svaret:
– Godt samarbeid med leverandøren, gode priser, og et system som er veldig intuitivt og enkelt å bruke.