Skintific effektiviserer driften med Power BI – raskere beslutninger og bedre oversikt
Se hvordan Skintific gikk fra tidkrevende Excel-rapporter til sanntidsdata med Power BI og Proplan som samarbeidspartner.
Manuelle rapporter som tok timer i Excel, er erstattet av automatiserte Power BI-analyser og dashboard med sanntidsdata. For hudpleiegrossisten Skintific betyr dette bedre oversikt, raskere beslutninger og en mer proaktiv hverdag.
Stig Henriksen har vært CFO i Skintific siden 2015 og kan nesten ikke skjønne hvordan han tidligere klarte seg uten innsikten og oversikten Power BI nå gir han. Det var i forbindelse med at en Controller som var rå på Excel-rapporter søkte nye utfordringer, at behovet for en ny automatisert løsning dukket opp.
Skintific
Bedriften er ledende distributør av hudpleieprodukter med eksklusive merkevarer som Dermalogica og Jane Iredale i porteføljen. Selskapet, som ble grunnlagt helt tilbake i 1957, har 30 ansatte og betjener B2B-kunder som apotek, hudpleieklinikker, eksterne nettbutikker og tax-free fra sitt kontor på Skøyen i Oslo. I tillegg driver de flere D2C nettbutikker for sine merkevarer.
Tidkrevende Excel-rapporter ble historie
Skintific har brukt Visma Global som sitt ERP-system i mange år, og er godt fornøyd med det. Spesielt på logistikksiden.
På rapporteringssiden derimot er ikke systemet like bra, og løsningen var at det ble kjørt eksport av data fra ERP-systemet som Skintific deretter bearbeidet selv i Excel med egenbygde rapporter. Det var en tidkrevende prosess, der rapporter skulle vedlikeholdes og oppdateres, som resulterte i at en alltid var i etterkant – reaktiv i stedet for proaktiv.
– Vi brukte utrolig mye tid på å hente data og bygge og oppdatere rapporter selv, sier Stig. Da vår Controller sluttet, måtte vi finne en bedre og mer effektiv løsning. Vi undersøkte litt forskjellige muligheter og landet på at Power BI kunne fungere godt til vårt bruk.
Stig tok kontakt med oss i Proplan, som allerede var inne som leverandør på ERP-siden, og forhørte seg om vår ekspertise på området. Og det hadde vi! Power BI-guru, Anders Eik, var nemlig nyansatt hos oss som Seniorrådgiver Analyse.
Med Anders fra Proplan som sparringspartner fikk vi en Power BI-løsning som overgikk våre forventninger. Han skjønte hva vi trengte fra dag én og er på mange måter vår økonomiavdelings forlengede arm.
Slik fungerer integrasjonen mellom Visma Global og Power BI
Det første steget var å få på plass integrasjonen, eller sugerøret som Stig beskriver det som, fra Global og inn til Power BI.
Han er i etterkant svært fornøyd med at det ble brukt en del timer på dette, på tross av at de hadde litt hastverk med å få jobbet frem en løsning før controlleren sluttet. Det var vel investert tid, opplever han, et grunnarbeid som gjør at de nå kan hente ut «all verdens».
Med integrasjonen på plass kunne magikeren Anders sette i gang selve arbeidet med å sette opp rapporter og dashboards. Han har laget veldig mange allerede, og flere står på blokka. På sikt ser Stig og hans kollegaer frem til å hente data fra flere kilder.
Det er utrolig spennende å jobbe med Skintific og spesielt hyggelig når vi får så gode tilbakemeldinger på løsningene vi har jobbet ut for dem.
Fra én time til fem minutter: Salgsrapporter på rekordtid
Foreløpig er salgsrapporter som viser utvikling mot budsjett og tidligere år, per merkevare og salgskanal, på plass. Det samme er rapporter fra kunder på deres salg igjen, der Stig og hans kollegaer sparer masse tid. Ved hjelp av «drag and drop» av kunders datafiler kan de nemlig få nyttig innsikt på 5 minutter, der de tidligere kunne bruke opptil 1 time på samme rapport.
Overvåking av kampanjer er satt opp, som gir mulighet til tracke hvordan det går fra time til time, hvilke kunder som er med og ikke med, og det er mye lettere å følge opp.
Spesielt hyggelig er det at Skintific ikke bare har fått bedre kontroll, men også sett vekst på kampanjesalget!
Neste prosjekt som lanseres, er KPI-oversikter på skjermer i lokalet til Skintific på Skøyen. Der vil målinger fremstilles på en relevant måte som de ansatte kan følge med på, med oppdaterte tall hver time. Planen er at dette skal kjøres live allerede neste måned og vil gi bedriften en helt annen puls enn tidligere.
Tidligere jobbet vi reaktivt. Nå er vi proaktive og kan styre i sanntid. Det har endret måten vi jobber på, sier Stig. God innsikt og oversikt gir en helt annen puls i selskapet. Vi ser frem til å bruke Power BI til enda mer datadrevet styring.
Fordelene Stig og Skintific opplever med Power BI-løsningen:
- Tidsbesparelser: Rapporter som tok timer, oppdateres nå automatisk hver time
- Raskere beslutninger: Ledelsen får oversikt i sanntid og kan agere raskt som for eksempel ved avvik
- Engasjement: Ansatte ser tydelig hvordan selskapet presterer gjennom visuelle dashboards
Proplan innsikt webinar #4: Optimaliser driften av selskapet ditt med Power BI
Tips fra Stig til deg som vurderer Power BI
Sett av tid til implementering. En solid integrasjon gjør at du kan hente ut dataene du trenger på en enkel måte. For oss var det avgjørende for å lykkes, sier Stig.
I tillegg vil jeg anbefale Proplan og Anders. Før vi startet dette prosjektet trodde jeg det ville bli den visuelle fremstillingen som var utfordringen, men det stemte ikke. Anders har tatt seg tid til å bli godt kjent med oss, han er kreativ, kommersiell og har forretningsforståelse. Han forstår enkelt og greit hva jeg trenger.
Proplan som samarbeidspartner
Skintific valgte Proplan allerede i 2015 og har hatt et tett samarbeid siden. Med Proplans ekspertise har de fått en BI-løsning som gir bedre kontroll, innsikt og tidsbesparelser.
Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale om hvordan vi kan løfte din bedrift med Power BI.