Spir Oslo valgte Proplan Tiltak – for funksjonaliteten, fleksibiliteten og folka bak
Spir Oslo digitaliserte arbeidsinkluderingen med Proplan Tiltak – og fikk både et brukervennlig fagsystem og ekte bransjeforståelse på kjøpet.
Med visjonen «sammen om nye muligheter» er Spir Oslo en sentral aktør innen arbeidsinkludering i hovedstaden. Da behovet for et nytt digitalt fagsystem meldte seg, falt valget på Proplan Tiltak – ikke bare på grunn av funksjonaliteten, men fordi de opplevde å bli møtt av mennesker som forstod dem, og som hadde ekte innsikt i bransjen.
En kompleks hverdag krever mer enn bare teknologi
Spir Oslo har alt under samme tak: De jobber tverrfaglig med mennesker i ulike livssituasjoner, og er avhengige av digitale verktøy som støtter både samarbeid og individuell tilpasning.
– Fagsystemet er hjertet og lungene i organisasjonen. Uten det fungerer vi ikke. Det må være stabilt, intuitivt og gi oss innsikten vi trenger.
Behovet for et nytt system hadde modnet over tid, og da beslutningen skulle tas, etablerte Spir en bredt sammensatt faggruppe med representanter fra hele organisasjonen. Gruppen kartla behov og utfordringer, og inviterte aktuelle leverandører av fagsystem for arbeidsinkludering til å presentere sine løsninger.
– Vi brukte god tid. Det ble en grundig og forankret prosess, med tydelige krav til fleksibilitet, brukervennlighet og rapportering, forklarer Andreas.
Spir Oslo
Spir Oslo er en profesjonell, innovativ og inkluderende samfunnsaktør eid av Oslo kommune. De er en godkjent tiltaksleverandør for Nav og Oslo kommune som hjelper folk videre – og arbeidslivet å vokse.
Trygghet i møte med mennesker
Det var i møtene med Proplan at valget ble klart. Ikke bare ble Proplan Tiltak vist frem på en tydelig og konkret måte – Spir opplevde også å bli møtt med tilgjengelighet, forståelse og faglig tyngde.
– Det var ikke bare en demo – det var dialog. Vi fikk ærlige svar, mulighet til å teste, og folkene i Proplan forstod virkelig hva vi trengte.
Spir trekker særlig frem samarbeidet med produktleder Andreas Emberland, produkteier Sverre Kjetil Lima, og sikkerhetsansvarlig Erik Tveitstøl som en viktig suksessfaktor. De tok seg god tid til å forstå Spirs behov, og skapte tillit før kontrakten ble signert.
En overgang i flere trinn – med nyttig læring
Selve overgangen bød på enkelte utfordringer, blant annet knyttet til dataflyt og koordinering. I etterkant er Spir tydelige på hvor viktig det er med godt samarbeid mellom IT-ressurser på begge sider.
– Vi kunne nok forberedt oss enda bedre i forkant. Det var litt støy i starten, men vi fikk ryddet opp, forteller Andreas Karth Roald.
Han trekker samtidig frem produktleder Andreas Emberlands innsats:
– Andreas har vært helt enestående. Han har stått på, svart raskt og vært tett på hele veien. Den tilgjengeligheten betyr mye. Du kjøper ikke bare et system – du kjøper folkene som følger med.
To Teams-kanaler ble etablert parallelt – én mellom Proplan og SPIRs superbrukere, og én internt mellom superbrukere og veiledere. Dette ga nærmest umiddelbar støtte i oppstartsfasen.
– Vi ble overrasket over hvor lite motstand det var i organisasjonen. Mye av det skyldes innsatsen til faggruppa og superbrukerne. Vi la tid i opplæring, fulgte opp internt og utviklet egne verktøy.
Blant disse: Petra, Spirs egen interne GPT-assistent basert på brukerhåndboken.
– Det sier litt om hvor mye eierskap vi har tatt, smiler Andreas.
Hverdagen med Proplan Tiltak – og planene videre
I dag bruker Spir løsningen aktivt. De opplever stabilitet, mindre frustrasjon, og trekker frem SMS, drag and drop-funksjonene og oversiktsbildene som særlig nyttige.
– Det fungerer. Vi har fått et system som er tilpasset oss – og som faktisk hjelper oss i arbeidshverdagen.
Neste steg blir å ta i bruk Dialog og Veileder-appen etter sommeren:
– Vi gleder oss til å få deltakerne mer involvert i sin egen oppfølging. Det handler om eierskap – både hos oss og brukerne.
På sikt ønsker Spir også å koble på integrasjoner som Karriereverktøy og timeregistrering, og bidra aktivt i videreutviklingen av systemet.
Råd til andre som vurderer å bytte fagsystem
Spir har konkrete og erfaringsbaserte råd til andre virksomheter i samme situasjon:
- Bruk tid i forkant. Forankre behovet både i ledelse og blant ansatte.
- Involver ulike perspektiver. Ikke la én avdeling bestemme – tverrfaglighet gir bedre beslutninger.
- Opprett en faggruppe. Som følger prosessen både før og etter innføring.
- Vær tydelig mot leverandøren. Si hva dere trenger, og vær åpne om utfordringer.
- Planlegg for opplæring. Både i oppstart og etter noen ukers bruk.
- Tilrettelegg individuelt. Én-til-én-opplæring for ansatte som trenger mer tid.
Et godt system for oppfølging av Nav-tiltak og deltageroppfølging er viktig. Men det er menneskene – både hos oss og hos leverandøren – som avgjør om det faktisk fungerer. Vi er veldig fornøyde med å kunne bekrefte at ja – det fungerer, avslutter Andreas Karth Roald.
Spir Oslo stiller gjerne som referanse for bedrifter som vurderer å bytte fagsystem til Proplan Tiltak.