Full fart fremover med Proplan på laget
Zaptec, norsk produsent av elbilladere, har valgt å outsource regnskap og lønn til Proplan.
Selskapet har vokst raskt som teknologibedrift og sier outsourcingen gir dem både tryggheten og fleksibiliteten de trenger – i tillegg til tung kompetanse på ERP-systemet Visma Net som sikrer at systemene deres brukes effektivt og riktig.
Zaptec
Norsk teknologiselskap etablert i 2012, med hovedkontor i Stavanger og rundt 200 ansatte. Selskapet utvikler og leverer smarte ladeløsninger og tilhørende programvare for elbiler, til både privat- og bedriftsmarkedet. Zaptec har en sterk posisjon i det norske markedet og vokser raskt internasjonalt, med virksomhet i flere europeiske land. Med fokus på innovasjon og bærekraft bidrar selskapet til overgangen til grønn mobilitet.
Økt kompleksitet – behov for trygghet og kompetanse
Zaptec utvikler og leverer smarte ladeløsninger og programvare for elbiler, og som børsnotert selskap med sterk vekst og virksomhet i flere europeiske markeder stilles det høye krav til økonomistyring og rapportering.
Bærekraftssjef Helga Sævereid, som har hatt ansvaret for økonomifunksjonen i Zaptec frem til nylig, har i sin tidligere rolle ledet både børsrapportering, årsregnskap og samarbeid med revisor.
– Vi har ekstremt mange prosjekter, timeføringer og intercompany-avtaler som krever nøyaktig bokføring. Med stramme tidsfrister og høy kompleksitet er det sårbart å ha alt internt. Hvis noen er borte, stopper det opp, sier Sævereid.
Løsningen ble å outsource både regnskap og lønn, og i mars 2024 gikk Zaptec over til Proplan etter å ha brukt en annen aktør. Ønsket var å samle både mennesker og systemkompetanse på ett sted – og få mer ut av investeringene i Visma-programvare.
Ett team – én plattform
Zaptec bruker både ERP-systemet Visma Net og lønnssystemet Payroll, og samarbeidet med Proplan innebærer daglig regnskapsføring, lønnskjøring og støtte i rapportering.
Regnskapsteamet i Proplan tar seg av alt fra kontering og prosjektaktivering til støtte for lagermodulen i Visma. I tillegg bidrar de med opplæring, systemforbedringer og integrasjoner.
– Vi merker veldig godt at regnskapskontroller Leila Incedurcun hos Proplan er sertifisert i Visma Net. Hun har en enorm kompetanse og kommer med råd vi ikke hadde fått internt.
Samspill og nærhet gir effekt
Proplan er ikke bare en leverandør, men en forlengelse av teamet til Zaptec. Et team på fem personer fra Proplan bistår dem innen både regnskap, lønn og system – og tre av dem, inkludert regnskapskontroller Leila Incedurcun, er fysisk til stede hos Zaptec én dag i uken. Denne nærheten gir bedre innsikt i kundens hverdag og behov, og styrker samarbeidet.
– Det er et stort og spennende selskap å jobbe med, og det er veldig positivt å være så tett på. Vi blir inkludert, har daglig dialog og kommer raskt i gang når noe haster. Det skaper trygghet begge veier.
Leila har jobbet med Visma Net i flere år og er sertifisert på løsningen – en sertifisering som må fornyes hele fire ganger i året gjennom obligatoriske oppgaver og tester. Hun trekker frem at det å være fysisk til stede hos kunden gir en helt annen forståelse for arbeidsflyt og utfordringer.
– Det er stor forskjell på å jobbe tett med kundene og virkelig forstå prosessene deres. Hos Zaptec får jeg brukt hele bredden av Visma Net – de har alt fra lagermodul til avansert konsernrapportering. Det er krevende og utviklende, sier hun.
Klare fordeler med outsourcing
Ved å outsource har Zaptec fått en fleksibel løsning som tåler vekst, endringer og fravær – uten at det stopper opp. Helga Sævereid trekker særlig frem to gevinster:
– For det første får vi tilgang til folk med sertifiseringer og tung kompetanse – det er krevende å bygge opp selv. For det andre frigjør det tid til å jobbe mer med analyse, controlling og det vi virkelig kan bidra med som økonomer.
Samarbeidet med Proplan har også gjort det enklere å rydde i leverandørbildet. Flere i samme hus gjør dialogen raskere og løsningene bedre.
– Det har vært noen små barnesykdommer som alltid i slike prosesser, men vi har hatt god dialog og fått nøstet opp i det underveis. Nå fungerer det kjempebra, sier Sævereid.
– Vi er et ledende byrå på Visma Net og er glade for at Zaptec har opplevd en tydelig nivåheving siden samarbeidet startet. Dette har vært en fantastisk match på alle plan – både faglig og relasjonelt. Zaptec er en av våre beste og mest spennende kunder, oppsummerer Kari Holm, daglig leder i Proplan Regnskap.