2023 er det siste leveåret til Huldt & Lillevik for regnskapsbyrå. Det betyr at mange er nødt til å si farvel til et mangeårig forhold til sitt kjente og kjære lønnssystem. For kompetansehuset, TMF Group har løsningen blitt det skybaserte lønns- og HR-systemet, Payroll. Nå er lønnsansvarlig Bjørg Marie Myrekrok lettet for at de valgte å bytte system i god tid før avviklingen, og anbefaler andre regnskapsbyråer som bruker Huldt & Lillevik å komme i gang med overgangen – jo tidligere, desto bedre.
– Ting tar mer tid enn man tror, og dagene er kortere enn man har lyst til, kan Bjørg Marie bekrefte.
Gradvis migrasjon med en klar plan
TMF Group valgte å migrere kundene til det nye lønnssystemet gradvis. De startet med de enkleste kundene, og fortsatte videre med de mer komplekse kundene etter hvert. Dette tillot dem å bli kjent med systemet, og de hadde tid til å lære og tilpasse seg, samtidig som de var godt i gang med migrasjon av flere kunder.
– For oss har det vært en fornuftig strategi å starte med de mindre og enklere kundene først. Vi valgte å vente med de mer komplekse kundene, for å gi oss selv muligheten til å bli kjent med systemet, i tillegg til at vi har hatt bedre tid til de kundene som er litt mer komplekse og derav tar lengre tid å migrere.
Totalt sett har TMF Group migrert kunder jevnt og trutt gjennom 5 måneder, og kan anbefale fremgangsmåten videre til andre som nå blir nødt til å finne et system som erstatter Huldt og Lillevik. Bjørg Marie har en tydelig oppfordring til andre regnskapsbyråer: Det er bare å hive seg ut i det, men gjør det med en tydelig plan.
– Ha en plan på hvem som skal flyttes når, og hvem som gjør hva. Verre er det ikke. Men det er essensielt å kartlegge behov og gjøre en grundig analyse i forkant. Så raskt det er avklart er det bare å sette i gang. Ikke vent for lenge – det skaper bare stress på slutten.
TMF Group er et nederlandsk multinasjonalt profesjonelt servicefirma med hovedkontor i Amsterdam i Nederland. Selskapet tilbyr administrative tjenester som stiftelse av selskaper og tilsyn med forvaltere, innlevering av regnskaps- og skattepapirer, personaladministrasjon og lønnsutbetalinger, slik at kundene kan drive juridiske enheter på en effektiv måte. Fra oktober 2023 har selskapet 125 kontorer, 86 jurisdiksjoner og sysselsetter 10 000 personer.
www.tmf-group.com
Lønnsansvarlig Bjørg Marie Myrekrok i TMF er lettet for at de valgte å bytte system i god tid før avviklingen av H&L.
Bjørg Marie er også fornøyd med migrasjonsverktøyet hos Visma Software, den såkalte Flyttefabrikken.
– Flyttefabrikken har vært super, og det har gått veldig fort. Vi hadde et rush hvor vi overførte så å si alle kunder, bortsett fra noen få som vi er nødt til å vente med på grunn av funksjonalitet. Etter kun et par dager fikk vi beskjed om at alt var klart og at vi bare kunne sette i gang. Noe smårusk må gjøres, men i det store og hele har det gått greit, forteller hun fornøyd.
Digital opplæring og veiledning
Et nytt system krever opplæring og Bjørg Marie legger ikke skjul på sin begeistring for at Visma Software tilbyr et læringsunivers med alt fra en nær inngang til support, til veiledning og kontaktpunkter direkte inne i systemet.
– Visma Learning Universe er fantastisk! Vi har tilgang til et stort utvalg av videoer som vi kan se for å lære oss Payroll. Vi kan også få guiding samtidig som vi sitter og jobber i systemet. Det bruker vi mye, og det er veldig bra, altså!
Bjørg Marie er selv en stødig Payroll-bruker, og er den som kjenner systemet best.
– Jeg har jobbet med Payroll i vel ett år, og kan det derfor ganske godt. Det var definitivt en fordel at vi var én som kunne systemet da vi skulle sette i gang med migrasjon av kunder, forteller hun en smule lettet.
Som alle andre tjenesteytende virksomheter er det ikke alle kunder som setter pris på endring, men det håndterer Bjørg Marie og teamet hennes på strak arm.
– Det er alltid noen kunder som ikke vil bytte lønnssystem, men de kan ikke velge. Vi bytter ikke bare for å bytte, for å si det sånn, understreker hun.
Alt i alt opplever Bjørg Marie at noe av det beste med Payroll er at det er såpass intuitivt at hun og de andre lønnsmedarbeiderne klarer å finne ut av det meste på egen hånd.
– Payroll er veldig intuitivt. Vi klarer det meste uten masse opplæring, selv om vi har alle muligheter tilgjengelig. Alt gjøres steg for steg, og hvis du gjør noe feil så får du opp en feilmelding og et varsel som gjør at du ikke kommer videre, før du har rettet opp feilen.
Levert av Proplan
Bjørg Marie og teamet har gjort jobben min enklere, sier lønnskonsulent i Proplan, Øystein Enger.
TMF Group har samarbeidet tett med oss her i Proplan ved implementeringen av Payroll.
– I starten av implementeringen var vi veldig avhengige av Proplan, og konsulenten vår, Øystein Enger. Både for hvordan vi skulle sette opp systemet og hvordan det fungerte i praksis. Vi fikk mye støtte i overføringen av de første kundene. Nå er det mest hvis vi støter på noen problemer. Da er det Øystein vi forholder oss til, forteller Bjørg Marie.
Opplevelsen er gjensidig. Øystein er også meget fornøyd med samarbeidet med TMF.
– Bjørg Marie og teamet har gjort jobben min enklere. Det at de som kunde stiller forberedt og har tatt forberedende kurs i Visma Learning Universe, skaper en tillit og et godt utgangspunkt for videre samarbeid, forteller Øystein.
En trygg og effektiv fremtid med Payroll
Bjørg Marie understreker at de har brukt det siste året på å flytte kundene sine over til et nytt system. Mulighetene som ligger i effektivisering av lønnsprosessene vil de trolig kjenne mer på og vurdere nærmere i året som kommer. Dette har også en tett sammenheng med at majoriteten av TMF sine kunder er globale, og er derfor ikke integrert med for eksempel norske banker.
– I år har vi fokusert på å flytte kundene. Når vi har alle kunder på plass så vil vi se at mange prosesser blir effektivisert etter hvert. Vi jobber med å importere fravær, variabler og sånne ting, og det vil effektivisere en god del på sikt, forteller Bjørg Marie.
Dog ble den umiddelbare forskjellen mellom Huldt & Lillevik avdekket raskt.
– Huldt & Lillevik er et gammelt system, og det er stor forskjell fra å gå til Payroll som et mer oppdatert og visuelt tiltalende verktøy.
Da TMF Group har mange globale kunder merker de at Payroll er et system som er utviklet for norske bedrifter, og norske regnskapsbyråer med norske klienter, men de stiller seg positive til at det er noe funksjonalitet som kommer på plass etter hvert, som gjør at systemet også passer for deres kunder.
– Hvis vi kunne bygd rapporter selv så kunne vi ha løst mye på egen hånd.
Arbeidsavgiveravgiften er et eksempel på avsetninger som ikke er synlig, og da ser vi heller ikke hvor mye arbeidsgiveravgift som er satt av per ansatt. Det krever våre globale kunder.
Payroll er et norsk lønnssystem og det er derfor et system som er tilpasset for norske bedrifter, men TMF Group har troen på at mer funksjonalitet vil komme på plass som også gjør det enklere for de som har kunder fra andre land.
– Det er mange lønnssystemer der ute og alle har sine fordeler og bakdeler, men det gjelder å ta et valg og vi er fornøyde med Payroll, avslutter Bjørg Marie.
