Da Gilje Tre skulle ta lønnssystemet opp i skyen til Payroll, dukket to viktige spørsmål opp: Hvordan oppbevarer vi personaldokumenter? Og er sletterutinene på plass slik GDPR krever? Da svaret var «i safe og på server» og «nei», ble grunnlaget for digitalisering av HR-arbeidet lagt.
Om du stikker innom hos Gilje Tre på Gilja, er det sjelden du finner HMS- og HR-sjef Henning Borgersen på kontoret. Han er nemlig mest opptatt av å være minst mulig på kontoret. Og mest mulig ute blant de 200 ansatte. Ingen fare for at kontorstolen hans blir utslitt med det første!
Og det kan han blant annet takke digitaliseringen av HR-arbeidet for.
Personaldokumentlagring, sa du?
Da Henning startet i Gilje Tre for litt over ett år siden, var Proplan HRM allerede på plass. Heldigvis, som han sier.
Den som imidlertid husker godt hvordan det var før, er Mona Espeland. Mona har jobbet i Gilje Tre siden midten av 80-tallet, og har de siste 20 årene hatt ansvaret for lønn og personal.
– Vi hadde snakket om at vi skulle hatt et HR-system lenge. Og i forbindelse med bytting av lønnssystem fra Huldt og Lillevik til Payroll, dukket temaet opp igjen.
Vi så jo at måten vi oppbevarte personaldokumenter på, og kravene i lovverket ikke stemte overens. I tillegg til at vi brukte altfor mye tid på leting. Vi trengte rett og slett en felles plattform, et grunnsystem, der alle kunne finne frem, og folk kunne sjekke informasjon selv.
Familiebedriften, 75-års jubilanten og samfunnsbyggeren Gilje Tre AS, holder til på Gilja i Rogaland. Der produserer de vindu, skyvedører og balkongdører. I tillegg har Gilje en fabrikk på Moi der de produserer dører.
Bedriften har vunnet priser for sitt LEAN-arbeid, og jobber kontinuerlig med forbedring. Ikke bare i produksjonen, men også i resten av bedriften.
Produkter fra Proplan: Payroll og Proplan HRM
Mona og Henning jobber tett sammen og benytter blant annet Payroll og Proplan HRM til å strømlinjeforme sine HR- og lønnsprosesser. Mens Proplan HRM fungerer som grunnsystem hvor ansatte registreres og HR-relaterte oppgaver administreres, tar Payroll seg av lønnsrelaterte forhold.
Har du penn? Trenger ikke, jeg signerer digitalt
Et av kravene Gilje Tre hadde til Proplan for å gå i gang med Proplan HRM, var muligheten for digital signering i systemet. Og Proplan snudde seg rundt, sammen med Posten Signering, og fikk dette på plass.
– Nyansettelsesprosessen har aldri vært enklere!
For ikke bare har Henning og Mona fått på plass en digital onboarding-prosess, som sørger for at nyansatte blir tatt imot på aller beste måte. Selve ansettelsesprosessen og signeringen av arbeidskontrakt går nå som en drøm. Med Posten Signering og BankId.
Tidligere var alt på papir
Personalkoordinator Mam Frafjord slipper nå å bruke tid på å hente inn signatur på arbeidskontrakter.
Alle måtte signere for hånd. Personalkoordinator Mam Frafjord var oppe på kontoret, hentet kontrakten, tok turen ned i produksjonen for signering, opp igjen til Mona, som scannet og arkiverte. Det gikk fort noen timer.
Nå er alt digitalt
Mona tar seg av forarbeidet; henter opp mal som fylles ut automatisk med informasjon fra ansattkortet i Proplan HRM, og sender til leder og ansatt for elektronisk signering. Kontrakten lagres automatisk på den ansatte. Går bare noen minutter. Og GDPR er ivaretatt.
– Det er det som ligger bak mye av tankesettet her hos oss. Det er at man alltid skal se etter løsninger for at ting skal gjøres enklere og bedre.
Ny daglig leder, Thor Eirik Gilje, jobber 2 dager i uken i produksjonen som en del av innfasingen.
Forbedring, forbedring, forbedring – i alle ledd
Og denne måten å videreutvikle og effektivisere bedriften på er svært viktig for Gilje Tre. LEAN-prisvinneren har nemlig enormt fokus på forbedring. Og de er knallgode på det!
– I produksjonen har vi for eksempel redusert produksjonstiden på et vindu fra 15 dager for 10 år siden, til 4 timer forrige uke.
Og denne måten å tenke på gjennomsyrer altså hele bedriften, fra produksjonen, helt ut til lønn og personal. Bedre og bedre, i alle ledd.
Satsing på de ansatte utenom det vanlige – #stoltgilje
Det Gilje Tre har fått til på Gilja, hadde ikke vært mulig uten de ansatte. Og det er ikke tilfeldig at Henning foretrekker å kalle seg «Kulturminister» fremfor HMS- og HR-sjef.
For det er det det handler om når det er menneskene som er i fokus. Kulturen hos Gilje Tre.
Med 200 dedikerte ansatte og en sterk lokal forankring, har de klart å bevare kontinuitet og verdiskapning i lokalsamfunnet. I tillegg til engasjementet for kvalitetsprodukter, har Gilje Tre også lagt stor vekt på bærekraft og samfunnsansvar. #stoltgilje.
Flere moduler i HRM skal på plass
Mona gleder seg til de får tatt i bruk enda flere funksjoner i HRM.
På Gilja bruker de i dag Proplan HRM som grunnsystem, og de har satt opp digitale prosesser for onboarding, offboarding, lærlingeadministrasjon og sykefravær. De har også oversikt over kompetansen til de ansatte i systemet, og blir varslet når de ansatte har bursdag.
Det syns Mam er viktig.
– Ingen skal komme på jobb uten å bli gratulert med dagen. Det er utrolig viktig for oss. Og genialt med et system som minner oss på det.
Mona gleder seg til å ta i bruk enda flere funksjoner i Proplan HRM.
– Vi har planer om å utnytte systemet enda bedre, og har som mål å blant annet øke brukernes deltagelse. Vise dem hvor mye de har mulighet for å gjøre selv.
Gilje Tre er et glimrende eksempel på hvordan kombinasjonen av digitalisering og et sterkt engasjement for bærekraft og samfunnsansvar kan hjelpe en bedrift til å blomstre i dagens konkurrerende landskap.
Deres historie er en inspirasjon for andre bedrifter som søker å effektivisere og forbedre sine HR- og lønnsprosesser.
Helt til slutt, Mona og Henning, har dere tips til de som ikke har et HRM-system i dag?
– Vi anbefaler absolutt å få på plass Proplan HRM, for de som ikke har et system fra før.
Det er utrolig greit å ha samme leverandør på HR og lønn, det var i hvert fall vi opptatt av. Samme sted å henvende seg om det skulle være noe.
Vi vil også anbefale å bli godt kjent med systemet, bruke kontaktpersonen hos Proplan aktivt, og utnytte alle mulighetene som ligger der.
Men viktigst av alt, selvsagt: Bruk systemet. Tidsbesparelsene er store!
Kunne du tenkt deg å følge Mona og Hennings råd?
Se for deg en verden der antall manuelle oppgaver er kraftig redusert, ansatte finner info i systemet og oppdaterer personalkortet sitt selv, ikke en eneste bursdag blir glemt og signeringen skjer digitalt.
Erstatter dere manuelle prosesser med digitale og automatiske slik som Gilje Tre, vil dere spare betraktelig med tid. Som dere heller kan bruke ute blant de ansatte, i stedet for å være på kontoret.
