Da vekstbedriften Kanmer AS skulle omstrukturere og bli konsern på tampen av 2022, var det naturlig å samtidig oppgradere lønnssystemet fra Visma Lønn til Payroll. Og det har de ikke angret på!
Trude Johansen er økonomi- og kvalitetssjef hos Kanmer, og sammen med lønns- og regnskapskonsulent Bente Mjærum, holder hun kontrollen på økonomien i selskapet. Som de fleste andre, grudde de seg til overgangen til nytt system, men opplever at det hele gikk ganske så greit.
– Da jeg begynte her for 4 år siden arvet jeg noen gamle løsninger som jeg nå er glad for å få erstattet med moderne og oppdaterte systemer. Det gjør arbeidshverdagen veldig mye lettere. Det første vi tok for oss var lønnssystemet, og etter hvert vil vi sammen med Proplan også finne gode løsninger for regnskapssystemet.
Vi er veldig fornøyde med Payroll
Trude forteller ivrig om den nye hverdagen i Payroll, og fordelene hun og Bente opplever.
– Payroll har et bra brukergrensesnitt, trinnvise guider som loser deg gjennom, og automatisering av prosesser vi tidligere utførte manuelt. Det sparer oss for mye tid. Vi er veldig fornøyde, og ble spesielt positivt overrasket da a-meldingen ikke feilet slik vi var forespeilet at den kunne gjøre på første lønnskjøring!
– Det er ikke til å stikke under en stol at Visma Lønn er utdatert, og at Payroll er et enklere system som gir oss mye bedre oversikt enn det vi har hatt tidligere.
Velg riktig Payroll-løsning og la de ansatte bidra
Kanmer Arbeidsinkludering AS er en vekstbedrift med arbeidstrening, tilrettelegging og produksjon som hovedområder.
I dette tilbyr de varig arbeid for yrkeshemmede med trygdeytelser, hospiterings- og praksisplasser for dem som er i en attførings- eller rehabiliteringsfase.
Kanmer Arbeidsinkludering AS er et datterselskap av Kanmer Eiendom AS.
Produkter fra Proplan: Payroll, Visma Global, Proplan Tiltak.
Trude Johansen, økonomi- og kvalitetssjef hos Kanmer
Payroll er også lagt opp til større involvering av de ansatte, og siden Kanmer har gått for Payroll Smart, pakken med mest funksjonalitet, kan ansatte både registrere fravær, fleksitid, og utlegg/reiseregning selv. Selvbetjeningen i appen som følger i denne pakken, er en stor fordel.
– Både de ansatte og vi er veldig fornøyde med appen, og vi sparer mye tid på at ansatte kan registrere mye selv. Appen oppleves forholdsvis intuitiv, og gir den enkelte, samt lederne, god og oppdatert oversikt over ferie, fleksisaldo og sykefravær. Innebygde regler hjelper oss også å holde god kontroll på f.eks. bruk av egenmeldinger.
– Nå ser vi frem til at Visma i samarbeid med Proplan får på plass en god løsning i Payroll som integrerer VTA-ansatte på en bedre måte.
Les også: Payroll – et skybasert og moderne system
Godt å ha Proplan på laget
Prosjektleder Adeel Yousaf Khan og lønnskonsulent Øystein Enger fra Proplan, var gode å ha i teamet både i forprosjektet, underveis og etter implementeringen, syns Trude.
– Vi har fått god hjelp hele veien, med jevnlige statusmøter slik at vi hele tiden visste hvor vi stod. Det var betryggende å ha Adeel og Øystein på laget, da de har god erfaring med andre kunder som allerede har foretatt samme reisen som oss. De var også flinke til å holde roen når vi begynte å stresse …
Øystein tipset Trude og Bente om hvilke instruksjonsvideoer de burde ta en titt på i opplæringsportalen til Visma, Learning Universe, og er opptatt av at kundene skal være mest mulig selvhjulpne.
– Jeg er spesielt opptatt av at kundene skal forstå systemet og kunne gjøre ting selv. Det har ingen hensikt at jeg gjør ting for dem, og at de blir avhengig av hjelp fra meg. Derfor støtter jeg dem så godt jeg kan når de trenger det, men oppfordrer til å hoppe litt ut i det, som det å på plass et nytt system innbyr til.
Tidsestimatet ble overholdt
Det at Proplan overholdt tidsestimatet som var oppgitt, satte Trude også veldig pris på. Og er noe Adeel er veldig opptatt av.
– En viktig del av forprosjektet er å sette opp et tidsestimat slik at kunden vet hva som kommer. Her i Proplan er vi opptatt av åpenhet og ærlighet, og at estimatene skal være så realistiske som mulig.
Adeel syns det var spennende å være reiseleder for Kanmer på deres skyreise, spesielt med tanke på den viktige rollen bedriften spiller som vekstbedrift med arbeidstrening, tilrettelegging og produksjon som hovedområder. Som du kanskje hører av bedriftsnavnet, er dette en bedrift med et viktig budskap: Vi viser at mennesker kan mer.
Helt til slutt, hvilke råd vil du gi andre som fremdeles bruker Visma Lønn og skal opp i skyen til Payroll, Trude?
– Jeg anbefaler å få på plass en prosjektleder, som Adeel, som loser deg gjennom og som sikrer at du får med deg alt. Og å ha en konsulent på laget som viser deg vei, men ikke gjør det for deg, slik Øystein gjorde. Det syns jeg var veldig nyttig. Jeg har tro på at det å gjøre selv, gir den beste systemforståelsen.
– Jeg vil også oppfordre til å rydde i grunndata når du først har muligheten. Litt som når man skal flytte fra et hus til et annet, benytt anledningen til å kvitte deg med det du ikke trenger videre.
Visma Lønn har fått «end-of-life»-dato fra Visma
Så lite som vi liker endringer, så er det ofte til det bedre. Og å migrere fra Visma Lønn til Payroll er nettopp det. Her vil du nemlig finne automatiske oppdateringer som bare skjer, mye bedre sikkerhet, automatiserte prosesser, pålogging fra hvor-som-helst, integrasjon med de andre programmene du bruker. Fordeler du etter hvert ikke kan skjønne at du klarte deg uten. Se en demo av Payroll her.
Det er godt å ha en erfaren reiseleder med på turen – du er trygg med oss
Adeel, Øystein og de andre Proplan-konsulentene har nemlig fulgt mange kunder opp i skyen. Så mange lønnskunder, blant annet, at vi ble kåret «Årets Partner Visma Payroll 2022» for innsatsen.
Og én av de vi fulgte opp dit i 2022 var Trude, Bente og Kanmer, som hadde en fin reise. Klikk her for å booke din.
Adeel Yousaf Khan er vår prosjektledelses-guru!
Han er magikeren som holder trådene samlet, og sørger for at alt går etter planen. Han er forresten også den som lager planen i utgangspunktet, og den som finner løsninger når det skulle oppstå utfordringer. Adeel har vært hos oss i over 8 år, og er en kunnskapsrik prosjektleder både kollegaer og kunder setter veldig stor pris på.
Hva er det du setter øverst på agendaen i møte med kunder på vei til skyen, Adeel?
– Et godt forarbeid og en dedikert prosjektleder med beslutningsmandat fra kundens side, er noen av forutsetningene for et godt prosjekt. Og at vi lever opp til våre verdier om åpenhet og ærlighet gjennom hele prosjektet. Fra vår side, men også fra kundens side.
I startfasen bruker Adeel tid til å bli kjent med kunden, forstå behovene og sette opp et realistisk prosjekt. En plan som også er gjennomførbar i forhold til bedriftens øvrige drift.
– For meg er det svært viktig å ta høyde for kundens daglige drift, som skal håndteres i tillegg til prosjektet. Vårt mål er jo at kunden lykkes og da må dette tas med i planleggingen.
Øystein Enger er vår lønnsekspert!
Han har spilt en aktiv rolle i våre kunders skyreise til Payroll helt siden starten, som var helt naturlig ettersom Øystein har jobbet med lønn i over 25 år. Først i eget firma, der han gjorde det meste, deretter i stillingen som seniorkonsulent her hos oss. Og her har han rukket å være i 10 år allerede.
Hva er fordelen med å treffe på deg, Øystein, når jeg som kunde skal legge ut på reisen til skyen og Payroll?
– Jeg har mange års erfaring med lønn og har veldig god innsikt i de systemene kunden har jobbet i tidligere. Det gjør at jeg lett kan følge opp kunden, se hvordan jeg skal legge opp opplæringen og overføre innsikt. Alt etter hva kunden trenger. Jeg kjører ikke fast opplæringsopplegg, men tilrettelegger for hver enkelt kunde.
Øystein er opptatt av å forklare deg som kunde forskjellene helt fra starten, ved å sammenligne systemene. Det gjør det enklere for deg å forstå hvordan det nye fungerer i forhold til det gamle. Han syns også det er superviktig å følge deg opp helt til det er ferdig. Til alt er på plass i regnskapet. Bokført. At du får se at ja, resultatet ble likt som i det gamle systemet.
– For meg er det viktig at vi ikke slipper kunden, men er med hele veien
